evento digital
13/07/2020

¿Tienen futuro los eventos en formato digital?

Blog de Empresa y Nuevas Tecnologías

La transformación digital es una tendencia imparable y estamos asistiendo a la digitalización de muchos modelos de negocio y procesos que antes eran presenciales y físicos. Estos cambios están ocurriendo en muchos sectores de actividad y algunos de ellos se han visto acelerados a causa de la Covid-19. El sector de los eventos sin duda es uno de ellos, ya que ha visto interrumpida su actividad de forma repentina y que ha tenido que adaptarse de forma rapidísima para reaccionar ante esta nueva realidad.  

¿Qué son los eventos en formato digital?

La disrupción a nivel tecnológico hace que modelos de negocio cambien, se modifiquen procesos y se generen nuevas formas de consumo y hábitos para los que tenemos que estar preparados, como empresa y como profesionales que desarrollamos nuestra actividad en uno de estos sectores. En estos meses que hemos vivido y estamos viviendo a causa de la Covid-19, todos hemos vivido, por un lado el confinamiento para hacer frente a la emergencia sanitaria, y por el otro, hemos asistido a muchas videoconferencias tanto a nivel personal como profesional.

Los eventos, no son una excepción a la situación que estamos viviendo. Tal y cómo los conocíamos no se pueden llevar a cabo por el conjunto de restricciones ahora mismo necesarias para evitar los contagios. Es por ello, que el proceso de digitalización se ha acelerado de forma que nunca antes hubiéramos imaginado. Además, todo tipo de eventos se han digitalizado: desde eventos personales para celebrar cumpleaños, a eventos de teambuilding entre compañeros, a reuniones de trabajo, a juntas de accionistas, eventos culturales, etc. Realmente, hay ciertas limitaciones a la hora de digitalizar eventos pero la creatividad y las ganas de innovar claramente pueden hacer superar estas barreras. 

De este modo, podemos afirmar que un evento digital es cualquier evento a través del cual, sirviéndonos de la tecnología, conseguimos juntar un grupo de personas con un objetivo común que puede estar relacionado con la empresa, el networking, la cultura, el ocio, etc. Para ello, son necesarias plataformas a través de las cuales nos facilita la conexión entre los asistentes así como llevar a cabo la actividad esencial del evento en sí.  

Cómo podemos digitalizar un evento 

En el mundo de los eventos, la digitalización ya había hecho sus pinitos con sistemas de networking online o retransmitiendo ponencias en streaming, pero realmente ha sido la situación que hemos vivido estos meses la que ha sido realmente un detonante. Esta digitalización ya no tiene vuelta atrás y si duda, los eventos digitales van a quedarse. Ya se están empezando a realizar eventos híbridos, en los que se combinan las principales ventajas de los eventos presenciales así como lo mejor que nos aporta la digitalización. 

Para digitalizar eventos, lo primero que tenemos que tener en mente es tener claro cuál es el objetivo del evento y que este objetivo lo pongamos en el centro de nuestro plan, a pesar de que lo hagamos de forma digital. ¿Qué queremos conseguir con el evento? Transmitir conocimiento, generar interacción entre los asistentes, celebrar, divertir, workshop de ideas, generar negocio, realizar una asamblea, etc. Sea cual sea el objetivo, con ciertos ajustes, podemos realizarlo a través de una plataforma online. Es muy importante tener clara la misión del evento para que, independientemente de la tecnología que realmente es un medio, consigamos dicha misión. 

Hay todo un ecosistema de plataformas que podemos utilizar para digitalizar nuestro evento. Será importante conocerlas para utilizar la que se ajuste mejor a nuestro objetivo. Si se trata de un evento complejo o de cierta duración, también podemos optar por un mix de plataformas, siempre y cuando no compliquemos mucho la experiencia de los usuarios. Estas son las principales plataformas que podemos considerar: 

  • Zoom:

Una de las más populares estos meses y que permite una gran versatilidad en cuanto a número de asistentes, personalización, funcionalidades, definición tanto de imagen como de sonido, etc. Hay diferentes planes desde uso gratuito a diferentes planes de pago. Para organizar eventos profesionales es muy probable que tengamos que ir a un modo de pago. 

  • GoToMeeting:

Es una de las que ofrecen una experiencia más profesional. Se puede hacer control del los dispositivos de los asistentes para que no haya interrupciones, permite compartir documentos en tiempo real. Permite un gran número de asistentes aunque menos que Zoom. 

  • Hangouts / Google Meet:

Solución de Google y muy cómo, ya que forma parte de su ecosistema por lo que se sincroniza perfectamente con GMail, Google Calendar, etc. Podemos usarlo de forma gratuita con una limitación de asistentes a 25 personas y si no podemos pasar un plan Enterprise. 

  • Skype:

Una de las más conocidas antes de la crisis de la Covid-19 pero que ha ido perdiendo terreno con la popularización de otras similares. También ofrece servicios gratuitos así como un plan Skype for Business. 

¿Has asistido a eventos digitales? ¿Cuáles crees que son las principales ventajas?

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Máster en Marketing y Máster en Management con más de 7 años de experiencia en marketing y comunicación online y offline, publicidad y relaciones públicas en empresas multinacionales. Excelentes capacidades interpersonales, liderazgo, proactividad y entusiasmo.

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