07/07/2015

¿Has oído hablar de la factura electrónica?

Gestión de Empresas

Una factura electrónica es una factura que se expide y se recibe en formato electrónico. La factura electrónica, regulada por diferentes normativas, tiene plena validez jurídica y fiscal desde el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido. La factura electrónica ha de contener los mismos datos que la factura en papel pero se emite y se envía telemáticamente. Puede tener varios formatos (pdf, xml, html, jpeg, etc.).

¿Cuáles son las ventajas de la factura electrónica?

  • Al tener un formato electrónico siempre estará disponible. Hace que el proceso sea más seguro (no se pierden las facturas) y más estable (podemos consultarlas siempre que lo necesitemos y de manera inmediata).
  • Permite la integración total entre el sistema administrativo y el contable.
  • Se reducen los costes respecto a la facturación tradicional en papel: se eliminan procesos como la impresión, el plegado, ensobrado, sellado, archivo físico, etc. Desde la generación de la factura sólo hay que firmarlo electrónicamente con algún certificado electrónico y enviarlo.

factura electrónica  

Algunas cuestiones a tener en cuenta con la factura electrónica

  • La cuestión más resaltable es que, para poder utilizar la factura electrónica, tanto emisor como receptor de la misma han de consensuar que usarán esta vía y cuál será el formato a utilizar. Los más usuales son el pdf y el formato facturae (xml). En el caso de usar el formato xml se recomienda contar con un programa que nos permita su transformación a un modo más amigable.
  • Se han de confeccionar con alguna plataforma o software de factura electrónica. Más adelante veremos algunas opciones de plataformas y programas.
  • Deben firmarse con un certificado digital aceptado. Uno de los más conocidos es el que puede obtenerse a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
  • La firma con certificado digital es muy frecuente pero también existen otras opciones, como la firma delegada – un tercero firma la factura, a menudo es el propio programa informático quien te da esta opción – o la autofactura.

¿Por qué usar la factura electrónica?

Además de las ventajas vistas en el apartado anterior, asociadas a la reducción de costes y a la simplificación y agilización de los procesos, existen otras razones de tipo comercial y legal:

  • Actualmente muchas grandes empresas, que reciben un importante volumen de facturas, están obligando a sus proveedores, sean del tamaño que sea, a facturarles electrónicamente. Si tu cliente más grande y que supone el % de tu facturación más significativo te exige que le factures de esta manera, es conveniente hacerlo. Además, existen estudios de costes que demuestran que el ahorro de costes de eliminar el sistema en papel es mayor al coste de implantación y aprendizaje del nuevo método administrativo de facturación.
  • Además, la ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, obliga a que, por importes superiores a 5.000 euros sea obligatorio facturar electrónicamente.

Por lo tanto, si tienes clientes grandes o vendes a la Administración Pública actualmente o bien entra en tus planes ser proveedor de este tipo y tamaño de organizaciones, está claro que debes empezar a implantar la factura electrónica en tu empresa por motivos comerciales, legales y de imagen de modernidad de tu propio negocio.

Algunos programas y plataformas de ayuda para facturar electrónicamente

Existen multitud de programas y plataformas que dan soporte para realizar este proceso. Algunos son gratuitos siempre y otros sólo en su versión básica, que suele ser suficiente si tu volumen es pequeño y no necesitas muchos complementos (suelen tener versiones denominadas como Premium más sofisticadas y de pago). Algunos de estos programas son:

  • PimecFactura. Depende de la patronal Pimec y permite realizar facturas de manera ilimitada, también dar de alta clientes de manera ilimitada y envía las facturas con firma delegada.
  • Hazteunafacturae. Tiene versión Premium, es sencillo y funciona con firma delegada o propia.
  • B2BRouter. Es un software en la nube que permite elaborar facturas en diferentes formatos y enviarla a través de distintas vías.
  • Facturae, el programa de la Agencia Tributaria que es, quizá, el software gratuito más completo, aunque también uno de los más complejos. Es el recomendado por la mayoría de las administraciones públicas. Realizado por los Ministerios de Hacienda y Administraciones Públicas así como por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo contiene su página web un gran volumen de información relevante sobre la factura electrónica que os recomendamos que consultéis en el siguiente link.

¿Qué pasos crees que tendrías que dar para implantar la factura electrónica en la organización para la que trabajas o en la que te gustaría trabajar?

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Licenciada en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universitat Pompeu Fabra. Posgrado en Fiscalidad y Tributación. Dedicada al mundo de la asesoría externa, asesorando los emprendedores.

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