Cómo hacer una factura electrónica

Cómo hacer una factura electrónica

Hace unas semanas vimos en un post previo que una factura electrónica era un documento contable y tributario generado, enviado y recibido por medios electrónicos y telemáticos y que tenía plena validez jurídica y fiscal. Veíamos cómo la factura electrónica sustituía a la clásica en papel y que tenía múltiples ventajas, asociadas con la seguridad, con la disponibilidad (posibilidad de ser consultada siempre que se necesite y de manera inmediata), con la integración del sistema contable y fiscal y que, además, suponía un ahorro claro en costes administrativos respecto a los procesos de facturación tradicionales.

¿Cómo hacemos una factura electrónica?

Cómo hacer una factura electrónica

1- Plasmar los mismos datos que la factura en papel 

Lo primero que hemos de tener en cuenta es que la factura electrónica ha de contener los mismos datos que la factura en papel. Su diferencia radica, como hemos visto, en su formato y vía de entrega y recepción (electrónica y telemática). Una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Está regulada por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, normativa que legisla las obligaciones de facturación.

2- Obtener la conformidad del receptor para utilizar la vía de factura electrónica 

En segundo lugar, debemos saber que el emisor necesita el consentimiento del receptor para poder utilizar la vía de la factura electrónica. Entre ambos, deberán consensuar el formato y el medio de envío.

Asimismo, debemos confeccionarlas con alguna plataforma o software especializado en generar facturas electrónicas.

3- Utilizar un certificado digital aceptado 

Deben firmarse con un certificado digital aceptado. Uno de los más conocidos es el que puede obtenerse a través de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta firma puede ser:

– Del emisor.
– Firma delegada. En este caso se utiliza el certificado digital de un tercero, siendo la responsabilidad del emisor de la factura y nunca de quien ha generado la firma.
– Del receptor cuando se trate de una autofactura, en el caso que el propio destinatario expida la factura.

Formatos y ejemplos de facturas electrónicas 

La factura electrónica puede tener varios formatos (pdf, xml, html, jpeg, etc.) aunque los formatos más habituales son el pdf y el xml. Para visualizar una factura en xml se recomienda contar con una plantilla de transformación que nos la permita visualizarla de manera más amigable.

Un ejemplo de proceso tipo

Para realizar una factura electrónica ya hemos comentado que necesitaremos un software o plataforma de facturación electrónica. Hay versiones gratuitas de muchas de estas plataformas y otras versiones Premium con servicios más avanzados.

Algunos de estos programas son:

– PimecFactura. Depende de la patronal Pimec y permite realizar facturas de manera ilimitada, también dar de alta clientes de manera ilimitada y envía las facturas con firma delegada.
– Hazteunafacturae. Tiene versión Premium, es sencillo y funciona con firma delegada o propia
– B2BRouter. Es un software en la nube que permite elaborar facturas en diferentes formatos y enviarlas a través de distintas vías.
– Facturae, el programa de la Agencia Tributaria que es, quizá, el software gratuito más completo, aunque también uno de los más complejos. Es el recomendado por la mayoría de las administraciones públicas. Realizado por los Ministerios de Hacienda y Administraciones Públicas así como por el Ministerio de Industria, Energía y Turismo contiene su página web un gran volumen de información relevante sobre la factura electrónica que os recomendamos que consultéis en el siguiente link.

En estas plataformas, normalmente debes registrarte, confirmar tu identidad por e-mail, configurar tu cuenta (con tus datos) y generar la factura. Cuando configures tus datos no sólo introducirás los fiscales (NIF, dirección fiscal, etc.) sino que también podrás introducir tu casuística particular; como introducir los distintos tipos de IVA, si eres un profesional programar la retención del IRPF y cualquier otra situación especial (desde exenciones de IVA a auto-facturas, exportaciones, etc.). Al acabar la factura, la firmarás o bien ordenarás una firma delegada y la enviarás al receptor.

Si te diriges a algún tipo de organismo público podrás enviar la factura a un buzón de facturas electrónicas. El punto general de entrada de facturas de la Administración General del Estado lo encontrarás en este link. También hay puntos de entrada en las Comunidades Autónomas. La Generalitat de Cataluña tiene el punto EFACT por ejemplo.

Si facturamos electrónicamente también tenemos la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, al igual que las facturas en papel. Deben conservarse de manera que garanticen la legibilidad, su autenticidad y su integridad (una vía que garantiza estos dos últimos atributos es, precisamente, la firma electrónica). Además, ante la Administración tributaria, en el caso de las facturas electrónicas, deberemos garantizar el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de esta administración.

¿Crees que las pymes están preparadas para dar el salto a la factura electrónica?