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Los documentos mercantiles más utilizados en contabilidad financiera

Los documentos mercantiles más utilizados en contabilidad financiera

Escrito por Xavi Navarro

En el post de hoy vamos a hablar de los documentos mercantiles más utilizados en contabilidad financiera. También trataremos la forma en la que se usan y describiremos sus principales características. Estamos ante un área muy interesante dentro del ámbito económico, que podrás conocer en profundidad con nuestro Curso de Contabilidad Financiera

¿Qué son los documentos mercantiles?

Todo tipo de transacción económica necesita de documentación que la deje registrada y que la respalde en todo momento. Así pues, los documentos mercantiles son archivos como facturas, recibos, títulos, efectos, albaranes o cualquier otro tipo de escrito que se emplea para justificar operaciones de carácter mercantil. 

Se trata de archivos contables que quedarán reflejados mismos en los libros-registros para que el balance económico que toda empresa hace a fin de año. Estos documentos son de vital importancia para establecer las bases de una operación y administrar la contabilidad de cualquier organismo.

Los documentos mercantiles son archivos contables que sirven para justificar una transacción y son prueba jurídica de que esta acción se ha llevado a cabo

Además, también sirven a modo de prueba jurídica de que la acción se llevó a cabo, por si en algún caso fuese necesaria esa evidencia de esa transacción.

Tipos de documentos mercantiles

Ahora que ya hemos definido el concepto de documento mercantil, ¡vamos al lío! En las siguientes líneas te hablamos de los diferentes tipos de archivos para que puedas profundizar más en la materia y empezar a adentrarte en el mundo de la contabilidad financiera que, si has llegado hasta aquí, tanto te interesa. ¡Seguimos!

Documentos mercantiles negociables

Los documentos mercantiles negociables son aquellos que son fácilmente convertibles en dinero en efectivo. Existen tres tipos. A continuación explicamos los tres ejemplos más destacados:

1. Letras de cambio

Mediante la letra de cambio se ordena el pago de una cantidad de dinero antes de una fecha de vencimiento. ¿Qué partes intervienen en esta herramienta financiera?

  • El librador: es la persona que debe pagar la letra de cambio en el momento que llegue la fecha de vencimiento.
  • El tomador: el tomador es aquella persona que recibe la letra y que puede exigir su pago.
  • El avalista: en algunos casos en la letra de cambio existe la figura del avalista, que garantizará, junto al librado, el pago de esta.

Con el cobro de la letra de cambio quedará extinguida la obligación con el acreedor, una manera de realizar un pago sin ser con dinero en efectivo.

2. El pagaré

Con el pagaré también se realiza la promesa de un pago. A diferencia de la letra de cambio que tiene un vencimiento más amplio, mediante el pagaré se acota el día en el que la persona beneficiaria va a cobrar.

En este debe figurar, además de la fecha y el lugar de pago, un tomador, es decir, el nombre de la persona o empresa que va a proceder al cobro del mismo. Con ello se evita que cualquier individuo que se encuentre con el pagaré pueda cobrarlo. Además, en el documento debe constar la firma de la persona o el sello de la entidad que ha efectuado el pago y la cuantía exacta.

Así mismo, en el pagaré también figurará una especie de identificador que permite realizar el pago a por vía telemática.

3. El cheque: el cheque es el último documento mercantil negociable que vamos a explicaros. Se trata de otra forma de pago sin efectivo. De la misma manera que en la letra de cambio intervienen fundamentalmente tres partes:

  • El librador: es la persona o empresa que emite el cheque a favor de otro individuo o de una institución.
  • El librado: es la entidad bancaria donde deberá acudirse para proceder al pago del cheque.
  • El beneficiario: es la persona que puede cobrar el cheque en la entidad bancaria. De la misma manera que la letra de cambio, también puede existir un avalista en caso de impago por parte del librador.

Documentos mercantiles no negociables 

Los documentos mercantiles no negociables son aquellos que sirven a la empresa para demostrar la realidad de una operación mercantil frente a terceros, ya que son registrados en la contabilidad de la empresa. Existen varios tipos de documentos no negociables, aquí algunos ejemplos:

  1. El recibo: el recibo es un documento mercantil no negociable mediante el cual un tercero reconoce haber recibido una cantidad de dinero o una prestación de un servicio. En el recibo deben constar:
    • Fecha y lugar de realización del servicio
    • Nombre de la empresa, y datos CIF, dirección, etc.
    • Cantidad de dinero pagada o recibida
    • Firma o sello de quien emite el recibo.
  2. La factura: mediante la factura se emite un justificante de la compra o la venta que acabamos de hacer a un tercero. La factura debe contener:
    • Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.
    • Fecha y lugar de realización de la operación
    • Impuestos: IVA, retenciones a cuenta del IRPF.
    • Sello o firma.

Como veis existen varios tipos de documentos mercantiles entre los cuales están los que os hemos explicado en el post de hoy. Recordar que entre ellos se encuentran los de carácter negociable, fácilmente convertibles en dinero, y los no negociables, justificantes de las operaciones mercantiles realizadas.

Las empresas deben tener estos documentos muy bien ordenados en el área de contabilidad para cualquier problema que pueda surgir en esta área o con Hacienda.

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