Práctica contable: los documentos mercantiles más utilizados

Práctica contable: los documentos mercantiles más utilizados

En el post de hoy vamos a hablar de los documentos mercantiles más utilizados por las empresas para registrar en sus libros contables, como se utilizan y que características tienen.

¿Qué son los documentos mercantiles?

Los documentos mercantiles son aquellos títulos, efectos, facturas, etc. que utilizan las empresas para realizar transacciones en sus operaciones mercantiles. Se trata de documentos contables ya que, se deberá dejar constancia de los mismos en los libros-registros, para que a final de año no nos descuadre el balance.

Documentos mercantiles negociables

Los documentos mercantiles negociables son aquellos que son fácilmente convertibles en dinero en efectivo. Existen tres tipos de documentos mercantiles negociables más importantes, que vamos a explicaros a continuación:

1. Letras de cambio: mediante la letra de cambio se ordena el pago de una cantidad de dinero en una efectiva fecha de vencimiento. ¿Pero qué partes intervienen en una letra de cambio?

  • El librado: es la persona que debe pagar la letra de cambio en el momento que llegue la fecha de vencimiento.
  • El tomador: el tomador es aquella persona que recibe la letra de cambio y que puede exigir su pago.
  • El avalista: en algunos casos en la letra de cambio existe la figura del avalista, que avalará al deudor en el pago de la letra en caso de impago de este último.

Con el cobro de la letra de cambio quedará extinguida la obligación para con el acreedor, es una manera de realizar un pago que no sea directamente mediante dinero en efectivo.

2. El pagaré: mediante un pagaré también se realiza la promesa de pago convertible en dinero, pero en una fecha determinada, pudiéndose cobrar solamente en el día indicado. A diferencia de la letra de cambio que tiene un vencimiento más amplio, mediante el pagaré se acota el día en el que vamos a cobrar. En el pagaré debe figurar además de la fecha y el lugar de pago, un tomador, es decir, el nombre de la persona o empresa que va a realizar el cobro del mismo. Con ello se evita, que cualquier persona que se encuentre con el pagaré lo encuentre y pueda cobrarlo sin ser el tomador. Además, debe constar la firma de la persona o el sello de la entidad que nos ha realizado el pago, ya que no pueda emitirse cualquier persona un pagaré falso.

3. El cheque: el cheque es el último documento mercantil negociable que vamos a explicaros, se trata de un documento mediante el cual se ordena el pago de una cantidad de dinero. De la misma manera que en la letra de cambio intervienen fundamentalmente tres partes:

  • El librador: es la persona o empresa que emite el cheque a favor de otra persona.
  • El librado: es la entidad bancaria donde deberá acudirse para realizar el pago del cheque.
  • El tenedor: es la persona que puede cobrar el cheque en la entidad bancaria. De la misma manera que la letra de cambio también puede existir un avalista en caso de impago por parte del librador

Documentos mercantiles no negociables 

Los documentos mercantiles no negociables son aquellos que sirven a la empresa para demostrar la realidad de una operación mercantil frente a terceros, ya que permiten ser registrados en la contabilidad de la empresa. Existen varios tipos de documentos no negociables:

  1. El recibo: el recibo es un documento mercantil no negociable mediante el cual un tercero reconoce haber recibido por nuestra parte una cantidad de dinero o una prestación de un servicio, e igual a la inversa. En el recibo deben constar:
    • Fecha y lugar de realización del servicio
    • Nombre de la empresa, y datos CIF, dirección, etc.
    • Cantidad de dinero pagada o recibida
    • Firma o sello de quien emite el recibo.
  2. La factura: mediante la factura se emite un justificante de la compra que acabamos de hacer o de la venta que hemos realizado a un tercero. La factura debe contener de manera muy similar al recibi:
    • Nombre y domicilio del comprador y del vendedor.
    • Fecha y lugar de realización de la operación
    • Impuestos: IVA, retenciones a cuenta del IRPF.
    • Sello o firma.

Como veis existen varios tipos de documentos mercantiles entre los cuales están los que os hemos explicado en el post de hoy, entre ellos están recordad los negociables que son fácilmente convertibles en dinero, y nos los no negociables que nos dan eficacia frente a terceros con las operaciones mercantiles realizadas. Es muy importante tener estos documentos bien ordenados en nuestra contabilidad para cualquier problema que pueda surgirnos en la contabilidad o con Hacienda.

Como siempre nos interesa mucho conocer la opinión de los que nos leéis, así pues, una vez os hemos explicado los documentos mercantiles más comunes, ¿conocías su utilidad? ¿sabéis de algún otro documento mercantil que no hayamos expuesto en el post de hoy?

Curso relacionado: Curso Superior de Contabilidad Financiera