El ciclo de ventas en SAP

En el post de hoy vamos a hablar sobre el ciclo de ventas en SAP, para qué sirve, sus principales actividades y tareas que engloba.

El ciclo de ventas se engloba en el módulo SD, “Sales and Distribution”, de SAP que es el módulo de Ventas y Distribución. Este módulo facilita una gestión eficaz de todo lo que está relacionado con la venta y distribución de productos y servicios de una empresa o compañía a sus clientes que pueden ser otras empresas o compañías.

A través de este módulo puede realizarse una planificación e implementación eficaz y eficiente de todas las acciones y tareas de la operativa diaria vinculadas al ciclo de ventas de cualquier empresa, como puede ser realizar ofertas a clientes, procesar los pedidos efectuados por estos, gestionar los traslados, contratos, entrega de producto o emisión de facturas a cliente.

Toda la gestión documental de las actividades anteriormente descritas forman parte de la ejecución del ciclo de ventas, donde cada documento se basa en el anterior y la información que este contiene, para mejorar la eficiencia del área de relaciones con los clientes, tanto para facilitar la comunicación con los clientes y evitar errores como para posteriormente tener toda la información necesaria relacionada con las ventas que faciliten la toma de decisiones.

Debemos remarcar que el módulo Ventas y Distribución SD está integrado y a la vez se comunica con otros módulos del sistema para intercambiar información acerca de precios, disponibilidad de stock o estado de la cuenta del cliente. Por este motivo el módulo SAP SD comunica con los módulos SAP FI-CO o MM.

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¿En qué consiste el ciclo de ventas en SAP?

El ciclo de ventas está formado por cada cada uno de los procesos y documentos que constituyen el proceso de venta en SAP.

A continuación se nombran cada uno de los procesos que integran el ciclo de ventas:

• Actividades de pre-venta
• Procesado de órdenes de venta
• Tramitación de envíos y expediciones
• Facturación

El ciclo de ventas comienza con las actividades de pre-venta que es la oferta que realizamos a cliente de una serie de materiales o servicios. Posteriormente, y una vez el cliente ha confirmado que acepta la oferta, se crea el documento de ventas donde se concreta la venta en SAP, se genera la entrega y se establece el documento mercantil.

Una vez se ha confirmado el pedido en sistema y hay stock o el servicio está disponible en la fecha solicitada se genera la entrega y la documentación de expedición, generalmente una vez confirmada la salida de mercancías o la expedición del servicio, se genera automáticamente la factura de venta que se envía a cliente en un plazo de 1 o 2 días.

Como hemos comentado anteriormente cada una de las actividades del ciclo de ventas del módulo SD está conectada con otros módulos de SAP para el intercambio de información. Estos módulos son especialmente MM para la actualización de stock tras la salida de mercancías y con FI para la generación de facturas y asientos contables.

Actividades del ciclo de ventas

A continuación vamos a describir un proceso de ventas en SAP, las actividades que lo componen y cómo estas se integran en el módulo de Ventas y Distribución:

• Actividades de preventa: la preventa comienza cuando un cliente pide información acerca de un producto o servicio ofrecido por la compañía. Esta petición es procesada a través de SAP, dando lugar a la creación de la oferta de ventas que es el documento creado en SAP para enviar al cliente con los precios de los materiales solicitados. En la oferta puede especificarse la cantidad del material, fecha de entrega y destino.
• Procesado de órdenes de venta: el siguiente paso tras la creación de la oferta es la confirmación de esta con el pedido de ventas. En este paso se envía al cliente el documento de petición creado anteriormente para que este pueda hacer efectivo su procedimiento de compra. Este documento puede ser creado manualmente o a partir de la oferta anteriormente mencionada.
• Tramitación de envíos y expediciones: cuando el producto que hemos vendido se encuentra disponible en almacén, podemos proceder a la creación de la entrega o delivery order para bloquear el stock para el pedido de ventas en concreto. Esta entrega puede ser creada tomando como referencia la orden de venta anterior.

Una vez el producto está listo para ser enviado se hace la salida de mercancías y automáticamente se ajustan los niveles de stock en almacén, restando del stock aquellos materiales que están en la orden de venta a cliente.

• Facturación: la generación de la factura a cliente es el proceso final del ciclo de ventas en SAP una vez ya se ha confirmado la salida de mercancías y expedición del material. En este documento se le solicita al cliente que pague por los materiales o servicios enviados con las condiciones de venta especificadas en la orden.

¿Serias capaz de representar gráficamente mediante un esquema el flujo del ciclo de ventas en SAP?