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26/08/2015

Las claves de una buena gestión de eventos

Gestión de Empresas

Los eventos a nivel corporativo son herramientas comerciales que se llevan a cabo para potenciar la relación con nuestros clientes y realizar acciones de comunicación concretas como por ejemplo apoyar el lanzamiento de un producto. En general, suelen ser acciones a las que se dedican muchos recursos y un presupuesto elevado, y es por ello que es importante saber cómo organizar un evento efectivo para poder conseguir los objetivos para el cual se ha creado. En el post de hoy queremos analizar los aspectos clave para realizar una buena gestión de eventos.

Fases clave de la organización y gestión de eventos

  • Definición del objetivo: Tener claro qué es lo que queremos lograr con el evento, a quién va dirigido, qué beneficios esperamos que nos genere es imprescindible para poder definir cómo será el evento, tomar decisiones y saber cuántos recursos vamos a destinar. Una vez se haya realizado el evento, la definición clara de objetivos nos permitirá realizar un balance para ver si hemos conseguido cumplirlos.
  • Planificación: Éste es el aspecto clave ya que para una organización de eventos la organización y la planificación es fundamental. Cuanto mejor lo tengamos organizado y no dejemos ningún cabo suelto, más garantías tenemos de que el evento salga tal y como lo hemos definido. Siempre pueden ocurrir imprevistos, especialmente porque hay muchas personas y proveedores que intervienen pero si tenemos todos los detalles organizados minimizaremos muchísimo los errores e incidencias de última hora. La clave es anticipar, organizar y prever cualquier imprevisto.
    Una vez definida la fecha del evento, es crítico definir todas las fases de la organización, ponderar su importancia y hacer un retro-timming, es decir, hacer una planificación hacia atrás para ver cuánto tiempo podemos dedicar a cada fase. Tendremos que jugar en cada una de ellas para asegurar que el día del evento todo estará listo. También hay que calcular cierto margen de seguridad en cada una de las fases para poder hacer frente a imprevistos.
  • Presupuesto: Dependiendo del tipo de organización, la fase de presupuesto se realizará junto con la definición de objetivos o en una fase posterior. Pero en cualquier caso éste también es un punto clave. Es necesario hacer una relación de todos los gastos que supondrá el evento así como tener claro cómo se va a financiar. En caso de contar con patrocinadores, tendremos que contactar con ellos e involucrarles en el proyecto. Una vez se pone en marcha la organización y ejecución del proyecto, hay que ir realizando un seguimiento e ir controlando cualquier desviación para asegurar que se está llevando a cabo de acuerdo con el presupuesto asignado y acordado.
  • Organización: Del mismo modo que la organización es clave, la organización también es una pieza fundamental. Hay que elaborar un listado con todas las acciones que hay que llevar a cabo y realizar un cronograma para asegurarnos que se cumplen todas las fechas límite. Por otro lado, también es importante definir las personas responsables de cada una de las acciones.
  • Seguimiento y coordinación: Realizar un buen control y supervisión es lo que nos ayudará a que las acciones se realicen tal y como se han definido, dentro de los plazos correctos y nos permitirá corregir a tiempo cualquier desviación. Es importante que todas las personas involucradas en el evento conozcan perfectamente el plan de acción y el cronograma. Para ello, es muy importante realizar una fase previa de formación, coordinación y motivación de todos los miembros. Hay que tener en cuenta que los eventos son uno de los máximos exponentes del trabajo en equipo y en estos casos la motivación, el sentimiento de pertenencia al grupo y la vinculación con el objetivo común son esenciales.

Tipos de eventos

En función del objetivo y de la naturaleza de la organización que hay detrás del evento, podemos definir varios tipos de eventos. Una de las áreas que más tipologías de eventos realiza es la de Comercial y Marketing. En estos casos, se persigue generar reconocimiento de marca, dar a conocer los productos y servicios de la empresa y establecer una relación más estrecha con sus clientes.

En esta área podemos definir eventos encaminados a la formación a través de la realización de cursos y seminarios. Otras de las fórmulas que utilizan las empresas son las exposiciones y ferias para que los clientes puedan ver y probar los productos así como tener contacto directo con la fuerza de ventas.

También destacan las presentaciones o lanzamientos de producto en los que se presentan, normalmente en primicia, las novedades. Se trata de actos dirigidos a un público concreto, clientes de alto valor para la compañía a los que se quiere cuidar y mantener informados. En este sentido, también se pueden realizar eventos en forma de viajes o incentivos para premiar la contribución de los clientes a la empresa.

¿Has organizado algún evento? ¿Quieres aprender más sobre cómo organizar uno?

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Máster en Marketing y Máster en Management con más de 7 años de experiencia en marketing y comunicación online y offline, publicidad y relaciones públicas en empresas multinacionales. Excelentes capacidades interpersonales, liderazgo, proactividad y entusiasmo.

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