Como organizar un evento sin morir en el intento

En la actualidad los eventos son muy utilizados en el sector empresarial como herramienta de marketing para llegar a varios objetivos como pueden ser la promoción o impulsión de nuevos productos o servicios, para fidelizar sus clientes, o para mejorar la relación de equipo. Las empresas han encontrado en los  eventos una formula fresca y muy eficaz para fortalecer relaciones a medio y largo con sus clientes y que además ayuda a mejoran la imagen que proyectan al exterior. También es muy utilizado en la comunicación interna, ya que ayuda a mejorar el concepto team-building.

Aunque parece tarea fácil no se debe subestimar. A nivel empresarial se recomienda una figura profesional que se encargue de la planificación y organización de eventos, no solo para conseguir que sea un éxito y que transmita los valores de empresa, sino porqué significa un ahorro de tiempo y dinero. A continuación os damos algunos aspectos  importantes a tener en cuenta a la hora de organizar un evento.

Pasos a seguir a la hora de organizar un evento

1- Define los objetivos , el segmento y la finalidad del evento

No debes olvidar la finalidad principal de un evento. Se pretende transmitir un mensaje concreto a un nicho específico y para provocar una respuesta.  Piensa en lo que te interesa que ocurra como resultado. Es decir, pregúntate que es lo que esperamos conseguir, con qué medios contamos e identificar a quién  dirigimos la convocatoria de tu evento. En caso contrario, posiblemente pasará por alto.

En este punto debes tener claro también que tipo de evento vas a organizar. Existen los eventos internos dirigidos principalmente a empleados o proveedores como talleres, celebraciones de empresa o reuniones de trabajo;  Y los eventos externos dirigidos a cliente, consumidores potenciales o medios de comunicación como por ejemplo jornadas de puestas abiertas, congresos o ruedas de prensa.

2- Planifícate bien

Elabora un calendario o cronograma con fechas límite y respétalos. Ten en cuenta que todas las fases y aspectos son importantes. Determina todas las  necesidades que deben cubrirse y marca prioridades.

Elegir el sitio, el día del evento, si necesitarás ayuda exterior, los invitados o material gráfico son algunos de los puntos a determinar. También es importante hacer listado de posibles imprevistos.

3- Ten claro el presupuesto

A veces se comete el error de no desarrollar un buen presupuesto con todos los gastos que vamos a tener en nuestro evento. Es imprescindible saber de cuantos recursos económicos disponemos y repartir una la parte necesaria a cada partida o aspecto. Debes ser realista, y en caso necesario también un poco creativo para reducir algunos costes.

4- Ten muy en cuenta los protocolos

Los protocolos son aquellas normas escritas o costumbres que se deben considerar a la hora de organizar un evento. Un evento será tendrá más éxito para la empresa cuanta mayor impresión proyecte.

Para conseguirlo, se deben practicar una serie de técnicas con protocolarias con las que mejoraremos la imagen de la empresa que queremos proyectar y que los asistentes van a percibir. Aunque hoy en día las técnicas protocolarias son mucho más flexibles y modernas, y varían según la interpretación personal de los organizadores, hay unos campos imprescindibles y que se deben tener en cuenta siempre. Algunos ejemplos pueden ser el tratamiento de invitados, la figura del anfitrión, la estructuración de presidencias o la cesión de cortesía.

5- Producción

Entramos en la actividad previas al evento. Son muchas los puntos a tener en cuenta y de ahí la necesidad del punto 2 de ‘planificación’. Se deben tratar un amplio y variado número de aspectos y sin una organización previa es bastante probable que no llegues a todo, o bien que se te escape alguno. Ejemplos de producción pueden ser logística, la necesidad o no de recursos humanos, material gráfico, invitaciones, catering. Se recomienda también en esta fase un ensayo general previo al evento.

6- Difusión del evento

Es importante de que manera vas a dar a conocer el evento a tu segmento objetivo. Un plan de comunicación y marketing específico para el evento te ayudará. Y no olvides todas tus herramientas que on y offline de las que dispones. La publicidad ha de ser creativa para llamar la atención del público al que va destinado

7- Ejecución del evento

En este momento es cuando se desarrolla tu evento. Todo lo previamente organizado debe ponerse en marcha tal y como lo has planeado. Siempre aparecen imprevistos que deberás solucionar.

8- ROI y análisis de resultado

Posteriormente  al evento, se debe hacer un análisis de resultados y conocer el ROI, es decir, el retorno de la inversión. En eventos es difícil cuantificarlo económicamente y normalmente se usan variables medibles  que nos ayuden a conocer si realmente hemos cumplido los objetivos marcados.

Por ejemplo, la visibilidad que ha tenido tu evento entre los asistentes antes o medios de comunicación antes, durante y después del evento; en congresos se puede cuantificar según el número de asistentes  cuales han sido las ponencias o seminarios que más interés han despertado; puedes hacer un seguimiento  de la satisfacción de los asistentes. Lo importante es encontrar fórmulas para después del evento sacar conclusiones que sean de tu interés.

Para finalizar recordar siempre que se debe captar la atención del asistente. Nuestra recomendación es que se debe ser creativo, innovador y original.

¿Cómo organizarías un evento para dar a conocer tu empresa? 

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