¿Cómo debe de ser la comunicación escrita empresarial?

La comunicación escrita empresarial es una parte fundamental de la estrategia de marketing de toda compañía. Un método para transmitir con precisión los valores y las acciones que definen la marca y que permiten posicionarla en el mercado. 

Detectar las oportunidades que ofrece el campo de la comunicación para el crecimiento económico puede complicarse si no se cuenta con profesionales del sector. En Deusto Formación puedes especializarte con el Curso de Comunicación Corporativa y definir las plataformas en las que hablar y cómo hacerlo con éxito. 

¡Sigue leyendo para descubrir los criterios que debe seguir la comunicación escrita en las empresas!

Qué es la comunicación organizacional y por qué es importante

No cabe duda de que la comunicación organizacional es, hoy en día, vital para establecer una buena relación entre empresa y cliente, pero también para hacerlo entre trabajadores/as de diferentes departamentos. Por lo tanto, hablamos de una comunicación interna y externa que se realiza siguiendo un plan con el que configurar la imagen de marca y crear relaciones sólidas que faciliten la compra y venta de los productos o servicios de la compañía. 

Dentro de la comunicación empresarial, la escrita es clave para trasladar información de forma precisa mediante un ejercicio del que quedará constancia a lo largo del tiempo. Por este motivo, configurar un texto que sea claro, conciso y coherente es imprescindible para que el destinatario reciba el mensaje correctamente. 

La comunicación escrita empresarial deja constancia de lo que se ha comentado a lo largo del tiempo, por eso es muy importante cuidarla 

Una correcta comunicación escrita empresarial aporta numerosas ventajas como:

• Aumentar la credibilidad de la marca en cuestión.
• Mejorar su imagen y su capacidad de liderazgo.
• Incidir directamente en la mejora de los resultados.
• Facilitar el trabajo en equipo.
• Ayudar a incrementar la capacidad de gestión y las dotes de persuasión.

¿Cómo debe de ser la comunicación escrita empresarial para ser eficiente?

Aunque estamos en la era de las imágenes y los vídeos, también utilizamos permanentemente herramientas que nos obligan a comunicarnos por escrito: realizamos presupuestos, propuestas, escribimos en las redes sociales, hacemos entradas a un blog corporativo o enviamos correos electrónicos, entre otros.

Dado que la comunicación escrita en la empresa es algo vital, te proponemos unas cuantas recomendaciones para potenciarla. ¡Presta mucha atención!

Establecer unos objetivos, el primer paso

¿Cuál es la meta de la comunicación escrita empresarial en ese momento? Si sabemos cuál es el objeto de nuestro escrito, podremos crearlo con claridad, evitando ambigüedades y, así, posteriores confusiones. Por ejemplo, es recomendable concretar de manera directa, clara y precisa el tema en el asunto de un correo electrónico o poner un buen titular en una entrada de un blog.

Si puedes decirlo en tres palabras no lo digas en cien

Lo bueno, si breve, dos veces bueno. La comunicación escrita en las organizaciones debe huir de retóricas innecesarias. Ha de ser atractiva e interesante, pero también inteligible y concisa. Si es necesario, pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema tratado. Evita los escritos que sean escritos repetitivos. Para conseguirlo:

• Haz frases, párrafos y textos cortos en general. 
• Organiza las diferentes ideas en párrafos separados. 
• No utilices frases subordinadas en exceso.
• Usa palabras comunes y corrientes. 
• Suprime las palabras innecesarias.
• Evita la forma pasiva de los verbos.
• Prescinde de detalles excesivos.
• Emplea correctamente la ortografía, la gramática y los signos de puntuación.

Comunicación escrita en la empresa: cuida el tono

En las comunicaciones escritas empresariales no existe el lenguaje corporal, la comunicación no verbal y, por tanto, cómo decimos las cosas también es importante para no causar reacciones negativas en el/la interlocutor/a. Piensa en el lector cuando escribas el texto. Esta práctica te ayudará a escoger el registro adecuado en función del destinatario del mensaje.

Haz una segunda lectura

Las prisas no son buenas consejeras. Una vez escribas el texto, tómate tu tiempo para repasarlo. Ten en cuenta que las palabras escritas “no se las lleva el viento”, tienen más trascendencia que las orales por su naturaleza permanente.

Las funciones de un consultor de comunicación permiten poner en marcha todos estos aspectos para poder configurar una estrategia de marketing y de comunicación idónea para la reputación de la empresa y en beneficio de su economía. El Curso de Comunicación Corporativa de Deusto Formación te dotará de las capacidades para saber cómo elaborar un plan de comunicación paso a paso y renovar la imagen de las marcas. ¡Te esperamos!

En conclusión, una buena comunicación escrita empresarial necesita, primeramente, organizar los conceptos que quiere transmitir y sus objetivos. Después, la persona responsable necesitará preparar un borrador y revisarlo para realizar posibles correcciones para, ya por último, publicarlo. 

La comunicación escrita empresarial: los correos electrónicos

Son muchas las comunicaciones escritas de las empresas. Por citar solo unas cuantas, podemos hablar de: convocatorias, actas, informes, anuncios, cartas comerciales, circulares, memorándums, saludas, avisos, pedidos, albaranes, facturas.

Desde una perspectiva más moderna también tendríamos las entradas a blogs, textos para webs o aplicaciones móviles, tuits, post en Facebook, escritos para boletines o newsletters. 

Ahora bien, si hay una comunicación por escrito por excelencia actualmente, esta sería el correo electrónico. Además de las recomendaciones generales para los textos escritos, presta atención a las que queremos dejarte para cuando decidas transmitir algo a alguno de tus clientes. 

• Ten claro a quién va dirigido el correo (Para), a quién o quiénes envias copia (Cc) y qué es la copia oculta (Cco).
• Resume el contenido en el asunto.
• Envía un correo por idea que quieras transmitir. La brevedad es, en esta modalidad de comunicación escrita, muy importante.
• No utilices el correo electrónico como si fuera un chat.

El uso del correo electrónico se ha generalizado tanto que, incluso, en algunas organizaciones se vislumbra como enemigo de la productividad. Usar herramientas de gestión, no consultar de manera continua el e-mail o alternar con otras fórmulas de comunicación son algunas acciones a implantar para evitar que el correo electrónico sea un ladrón del tiempo.

¡Especialízate en Comunicación Corporativa!

Entra en el Curso de Comunicación Corporativa de Deusto Formación y sal de él con la preparación requerida para ocupar puestos en los que desarrolles planes de comunicación escrita empresarial. 

Los contenidos online de la formación cuentan con el aval de Vertice Comunicación, una agencia de referencia en el ámbito de la comunicación y la publicidad. Además, también contamos con el apoyo de la Universidad Internacional de Valencia. 

¡Apuesta por unos estudios flexible, a distancia y a tu medida!