¿Cómo debe ser la comunicación escrita en la empresa?

¿Cómo debe ser la comunicación escrita en la empresa?

La importancia de la comunicación organizacional está fuera de toda duda. Sin una comunicación mínimamente eficaz, las corporaciones no podrían operar en el mercado por muchos motivos (falta de transmisión de objetivos, mal clima laboral, ausencia de orientación al cliente externo o interno, etc.). Hoy nos ocuparemos de uno de los dos tipos principales de comunicación: la escrita. La comunicación escrita en la empresa es, sin duda, una competencia imprescindible en las organizaciones actuales. Dominarla es crucial.

¿Qué nos aporta una correcta y eficiente comunicación escrita en la empresa?

Son múltiples sus ventajas:

  • Aumenta nuestra credibilidad
  • Mejora nuestra imagen y nuestra capacidad de liderazgo
  • Incide directamente en la mejora de los resultados
  • Facilita el trabajo en equipo
  • Ayuda a incrementar nuestra capacidad de gestión y nuestras dotes de persuasión

Aunque estamos en la era de las imágenes, permanentemente usamos herramientas que nos obligan a comunicarnos por escrito: realizamos presupuestos, propuestas, escribimos en las redes sociales, hacemos entradas a nuestro blog corporativo o enviamos correos electrónicos, entre otros.

¿Cómo debe ser la comunicación escrita en la empresa?

Así, dado que la comunicación escrita en la empresa no es algo sólo habitual sino vital, a continuación os proponemos unas cuantas recomendaciones para trabajarla mejor y potenciarla más:

  • En primer lugar, debemos saber qué queremos comunicar. ¿Cuál es el objetivo de nuestra comunicación escrita empresarial en ese momento? Si sabemos bien cuál es el objeto de nuestro escrito podremos escribir con claridad, evitando ambigüedades y, así, posteriores confusiones. Por ejemplo, es recomendable concretar de manera directa, clara y precisa el tema en el asunto de un correo electrónico o poner un buen titular en una entrada de un blog.
  • “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”. La comunicación escrita en las organizaciones debe huir de retóricas innecesarias. Ha de ser atractiva e interesante, pero también inteligible y concisa. Aunque si es necesario pueden aportarse detalles o datos que ilustren el tema tratado, hemos de evitar, en todo momento, que sean escritos repetitivos. Para ello, algunos consejos serían:
    • Haga frases, párrafos y textos cortos en general. Organice las diferentes ideas en párrafos separados. No utilice en exceso frases subordinadas.
    • Use palabras comunes y corrientes. Suprima las palabras innecesarias.
    • Evite la forma pasiva de los verbos, abuse de la forma activa.
    • Prescinda de detalles excesivos.
    • Utilice correctamente la ortografía, la gramática y los signos de puntuación.
  • Cuide el tono del mensaje. En las comunicaciones escritas no existe el lenguaje corporal, la comunicación no verbal, y por tanto, cómo decimos las cosas también es importante para no causar reacciones negativa en el/la interlocutor/a.
  • Piense en el lector cuando escriba el texto. Utilice el registro adecuado en función del destinatario del mensaje.
  • Repase el texto y reescriba. Las palabras escritas “no se las lleva el viento”. Las comunicaciones escritas tienen más trascendencia que las orales por su naturaleza permanente.
  • Tenga en cuenta que el momento entre la creación del mensaje y la lectura del mismo son diferentes en el tiempo

La comunicación escrita en la empresa que se utiliza actualmente

Son muchas las comunicaciones escritas de las empresas. Por citar sólo unas cuantas hablaríamos de: convocatorias, actas, informes, anuncios, cartas comerciales, circulares, memorándums, saludas, avisos, pedidos, albaranes, facturas, etc. Y desde una perspectiva más moderna tendríamos: entradas a blogs, textos para webs o app’s corporativas, tuits, entradas a Facebook, escritos para boletines o newsletters, etc. Ahora bien, si hay una comunicación por escrito por excelencia actualmente, ésta sería el correo electrónico. Además de las recomendaciones generales para los textos escritos, cuatro consejos más serían:

  • Tenga claro a quién va dirigido el correo (Para), a quién o quiénes enviamos copia (Cc) y qué es la copia oculta (Cco)
  • Resuma el contenido en el asunto
  • Envíe un correo por idea que quiera transmitir. La brevedad es, en esta modalidad de comunicación escrita, muy importante
  • No utilice el correo electrónico como si fuera un chat

El uso del correo electrónico se ha generalizado tanto que, incluso, en algunas organizaciones se vislumbra como enemigo de la productividad. Utilizar herramientas de gestión, no consultar de manera continua el e-mail o alternar con otras fórmulas de comunicación son algunas acciones a implantar para evitar que el correo electrónico sea un ladrón del tiempo.

Y recuerde que, aunque la comunicación escrita es fundamental en nuestras organizaciones, no es siempre la mejor vía. En muchas situaciones será preferible usar la comunicación oral. En situaciones delicadas, para atajar la “rumorología” que suele surgir cuando la organización se siente desinformada o informada a destiempo, cuando ante esa comunicación puedan surgir muchas dudas… en esos casos es preferible echar mano de la comunicación oral. Así, en algunas situaciones es preferible realizar una entrevista, una reunión, un debate… en lugar de utilizar el correo electrónico, un memorándum o un informe.