Como elaborar estructuras organizativas en SAP HR

Una de las primeras cuestiones que a todos nos surge a la hora de conocer una nueva empresa es saber cómo se organiza para entender su funcionamiento. Es importante saber, tanto a nivel de negocio como de personal, la organización de cualquier empresa o compañía. El elemento que nos ayuda a entender su organización de una manera estructurada es su organigrama u Estructura Organizativa, que es la denominación que recibe en SAP HR.

¿Quieres hacerte experto? ¡No te pierdas nuestro Curso de SAP!

La Estructura Organizativa se encuentra dentro del módulo SAP HR / HCM, a continuación explicaremos con más detalle sus elementos pero primero debemos situarnos en el entorno SAP.

Como bien ya sabéis SAP es un ERP, un tipo de sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo en una empresa a través de módulos.

Estos módulos que componen SAP permiten el control y registro de las operaciones de que se llevan a cabo en cualquier empresa. Uno de estos módulos es denominado SAP HCM / HR y es el que permite realizar la gestión de recursos humanos de la empresa.

¿Para qué sirve el módulo HR en SAP?

El módulo HR en SAP permite realizar una gestión de la información y procesos del personal en una empresa u organización e integra y comparte esta información con los demás módulos, por ejemplo SAP FI o SAP CO (Finanzas y Controlling) para facilitar todo el proceso de nóminas.

La tarea básica de la Gestión de Recursos Humanos SAP HR es reproducir las jerarquías organizacionales de la organización, las relaciones entre empleados y permitir un almacenamiento efectivo y una correcta administración de los datos de los empleados de la compañía.

Una de las ventajas de SAP es que las compañías pueden modelar su estructura organizacional del negocio, las relaciones de los empleados con una o varias unidades de negocio y la estructura y flujo de la información entre los empleados.

¿Qué entendemos por estructura organizativa? 

Una estructura organizativa en SAP HCM / HR es el conjunto de objetos que componen la compañía, podríamos decir que es la representación estructural u organigrama de la compañía.

Tener una estructura clara es la base fundamental para toda la planificación y desarrollo de personal de la compañía, y adquiere más importancia cuanto más grande y compleja es la compañía. Cada posición y función tienen requisitos y tareas que las describen.

Elementos de una estructura organizativa 

Dentro del módulo de SAP HR podemos encontrar varios tipos de estructura y una de ellas es la Estructura Organizativa. A continuación vamos a explicar cada uno de los elementos que componen una estructura organizativa:

• Unidad organizativa. Una unidad organizativa describe las diferentes unidades de negocio dentro de una compañía. Es una herramienta de gran utilidad ya que a través del organigrama de una empresa podemos obtener de una manera gráfica, clara y muy visual los diferentes departamentos de componen una empresa, las diferentes posiciones en cada departamento y las personas que ocupan cada cargo.
• Función. La función es el conjunto de tareas que engloban un puesto de trabajo, clasificaciones generales de un cargo. Se utilizan para describir un trabajo que aplica a varios cargos con tareas similares.
• Posición.  Representa los cargos de la compañía. Las posiciones está siempre asociadas a las unidades organizativas y ocupadas por un empleado. Es una representación más concreta y específica de una función. Las posiciones se crean sobre la base de las funciones, y por lo tanto la posición adquiere automáticamente las características asignadas a la función.
• Centro de coste. Es un elemento de Control / Finanzas que representa el origen de los costes. Estos centros de coste pueden relacionarse con las unidades de negocio o las posiciones, según como se quiera parametrizar el sistema.

El centro de coste suele definirse para una unidad organizativa, es decir se aplica el mismo centro de coste para toda la unidad.

Cada uno de estos elementos que componen una estructura organizativa recibe un nombre específico, es decir una codificación para el campo que ocupan. A estos campos se les debe asignar un valor a fin de que estos valores aparezcan en los infotipos correspondientes.

¿Cómo crearemos la estructura organizativa?

Para crear una estructura organizativa en SAP deberemos acceder desde la barra de menús al módulo de Recursos Humanos. Una vez dentro del módulo de Recursos Humanos seguiremos la siguiente ruta:

Gestión de Organizaciones / Plan de Organizaciones / Organización y Ocupación

Una vez llegados a este punto podremos escoger entre la opción de crear, modificar o visualizar, nosotros escogeremos la opción Crear ya que queremos crear una nueva

También se puede acceder llamando a la transacción PPOCE para crear o PPOME para modificar en caso que ya tengamos una estructura creada.

Es importante saber que, como en el resto de módulos de SAP, podemos visualizar individualmente cada uno de los elementos que componen la estructura organizativa a través de su transacción. A continuación os dejo algunas de las transacciones que os pueden ser útiles:

PO10.Unidad organizativa

PO03. Función

PO13. Posición

PO01. Puesto de trabajo

PA20. Consultar la ficha de un trabajador

En caso de querer extraer toda la información masivamente en lugar de visualizarla individualmente para cada uno de los elementos, podemos recurrir a las tablas, igual que el resto de módulos. Para este caso recurriríamos a las tablas HRP10*, hay varias tablas disponibles pero la denominación de todas empieza igual.

¿Te animas a crear una estructura organizativa que represente a tu compañía?