Entender como funciona un ERP o Entreprise Resource Planning

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un software de gestión empresarial compuesto por varios módulos que gestionan cada área de un negocio y automatizan sus procesos internos. Es un conjunto de sistemas de información que permite la integración de las operaciones de una empresa, especialmente las empresas que engloban en su proceso de negocio tareas relacionadas con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad. Los datos que se generan se comparten con todos los departamentos, dando lugar a un sistema unificado y que funciona como un sistema integrado.

Cuando hablamos de un sistema ERP, nos referimos a un software estructural diseñado y programado para regular la correcta administración de cualquier tipo de compañía.

fUn ERP dispone de menús modulares específicos para cada una de las áreas del proceso de negocio, pero todos integrados en un mismo solo sistema. Es decir, es un único programa con acceso a una base de datos centralizada donde hay información de todos los procesos de negocio integrados en el sistema.

Función principal de un ERP y tipos

La función principal de un sistema ERP es la de integrar todos los departamentos, donde antes había un sistema de información especializado para cada área de la empresa.

Tiene como objetivo automatizar todos los aspectos operativos y productivos de la empresa, produciendo así ahorros en tiempo y costes, aparte de responder a los objetivos de garantizar la eficiencia y optimizar todos los recursos disponibles dando tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, y gestionando de una forma más eficiente la información a fin de facilitar la toma de decisiones y minimizar los costes.

Los ERPs pueden ser aplicables a todo tipo de empresas de cualquier sector, pero según el tamaño de la empresa, tipo, procesos que realiza o recursos disponibles tenemos dos tipos de solución de ERP en el mercado y obviamente seleccionaremos la que mejor se ajuste a las necesidades de la empresa:

• El primer tipo de solución de software para los ERP son los ERPs verticales, un software especiales para determinada industria y que da respuesta a necesidades puntuales.
• El segundo tipo de solución son los ERPs horizontales, adecuado para la administración de cualquier empresa y con posibilidades de configuración que permite personalizar y customizar la solución para unas determinadas necesidades o demanda.

¿Cómo funciona un ERP?

Como cualquier software, un ERP, funciona basándose en una plataforma de programación que hace una gestión conjunta con las bases de datos correspondiente a los diferentes departamentos y módulos que se quieran integrar en el sistema. El número de bases de datos que gestiona un ERP es bastante elevado y por ello es una de las partes más sensibles del sistema.

Los sistemas ERP están organizados por un conjunto de módulos integrados entre sí que se conectan a distintas bases de datos, según lo que se requiera para cada departamento.

Según la programación de los ERPs podemos diferenciar entre dos tipos que son los de código abierto y los de propietario. En el caso de los ERPs de código abierto, son realizados por comunidades de programadores que distribuyen los ERPs en muchos casos sin coste sin costo alguno, aunque esto no significa que sea del todo gratuito, ya que la implementación de estos sistemas siempre generará costes.

Tenemos también los ERPs de propietario realizados por empresas con ánimos de lucro que venden el software y lo implementan a las empresas que lo soliciten pero un coste importante. Para el uso de estos ERPs, será necesario la obtención de licencias y un equipo de consultores funcionales y programadores que sepa “ajustar” el ERP a las necesidades de la empresa.  Este sería el caso de SAP donde se tendrán que pagar las licencias y su implantación generaría unos costes del equipo de consultores aunque hay muchas consultorías que especializadas que saben programas y customizar el sistema. En este sentido SAP es un ERP altamente recomendable.

El trabajo más duro de un ERP es el desarrollo del mismo, aunque un mismo ERP sea compartido por diferentes empresas no significa que hagan las mismas funciones. Cada empresa es diferente y tendrá unas necesidades a cubrir por lo que es posible que decida implantar solo algunos módulos del ERP y no todos. Necesitará que una parte del software sea ajustable y aquí es donde empieza todo el proceso de customización del sistema y mejoras del estándar.

La práctica más común para muchas empresas que deciden implantar un ERP es empezar con la integración de algunos de los módulos y cuando el proyecto ha sido completado y el sistema es estable plantear la implantación de otros módulos e incluso hacer desarrollos en los módulos existentes.

¿Crees que es importante disponer de una herramienta única que integre todos los procesos de negocio de una empresa de forma centralizada?