Cómo gestionar los riesgos de un proyecto

En la gestión de proyectos el Project Manager tiene bajo su responsabilidad la gestión de los posibles riesgos.  El concepto riesgo del proyecto se debe considerar desde el inicio y se debe hacer el seguimiento en todas las fases del proyecto. Hay que recordar que los riegos  aparecen en todos los procesos y fases y que en el momento que ocurren producirán un impacto, ya sea positivo o negativo. Se debe estar preparado para reaccionar y hacerles frente.

En el momento que tenemos entre manos un proyecto a realizar es imprescindible para desarrollar la gestión de riesgos, conocer a fondo el proyecto, y tener en cuenta que la planificación de los riesgos puede afectar  a la planificación del proyecto. Esto no debe ser un problema ya que la planificación de riesgos en gestión de proyectos se debe llevar de forma bien estructurada y con unas fases a tener en cuenta. ¡Fórmate ahora con un curso de gestión de proyectos!

Procesos clave para afrontar los riesgos en la gestión de proyectos

En primer lugar debemos hacer la planificación de los riesgos del proyecto, es decir, debemos plantear los riesgos e integrarlos en los diferentes procesos de la previa planificación del proyecto. En esta primera fase debemos tener en cuenta todos los aspectos. Entre muchos otros los roles, categorías de riegos, los documentos que se generarán, etc. Se recomienda que en esta primera etapa participen todas las personas con alguna responsabilidad directa o indirecta en la gestión del proyecto ya que pueden aportar inputs a considerar y que no deben pasar por alto.

Una vez se tiene clara la planificación, se el siguiente paso es la identificación de los riesgos. Los riesgos negativos pueden ser muy perjudiciales para nuestro proyecto y debemos hacer todo lo posible para reducir el impacto. Pero también se ha citado, los riegos no sólo pueden ser negativos. También pueden haber riesgos positivos que pueden transformarse en oportunidades para nuestro proyecto. En este caso se debe estar preparado para  saber aprovecharlos.

En conclusión, se deben considerar todo tipo de riesgos, tener claro y preparar el plan de acción para saber reaccionar de tal forma que no afecte en el proyecto o si bien aparece el caso,  tenga un impacto positivo.

El análisis cualitativo y cuantitativo de la gestión de proyectos

Ahora que ya se tienen clara la idea que todo riesgo es importante, y se ha hecho una identificación de todos ellos, se procede  a trabajar en hacer un análisis cualitativo y un análisis cuantitativo de los riesgos.

El análisis cualitativo se debe preparar basándose en la experiencia y criterio de todo el equipo junto al Project manager el cual debe liderar este análisis. En este momento es cuando introducimos la Matriz de Riegos o Matriz de impacto. Esta matriz, se suele hacer con una cuantificación en cada eje de 1 a 10 y por un lado incluye  la probabilidad de que ocurra un riesgo (se posiciona en el eje vertical) y por el otro el impacto que tendrá en el proyecto (se posiciona en el eje horizontal). De esta manera tendremos cada uno de los riesgos distribuidos con las dos variables i según la probabilidad y el impacto que tenga sobre el proyecto, nos permitirá trabajar por prioridades cada uno de los riegos y hacer un seguimiento y aplicar cambios en caso que sea necesario.

El análisis cuantitativo por su lado, tiene por objetivo calcular el impacto que cada uno de los riesgos puede tener sobre los objetivos marcados en nuestro proyecto,  sobretodo en los aspectos clave. Destacar como importantes, el aspecto económico que puede producir el riesgo así como posibles retrasos en la gestión de nuestro proyecto. Para realizar este análisis, mucho más exhaustivo que el anterior, se recomienda determinar unos márgenes para proteger el proyecto de los riesgos, en el caso de que ocurran.

A continuación debemos preparar la respuesta a los riesgos. Es decir, preparar el plan de respuesta o reacción delante de la aparición de los riesgos y teniendo en cuenta la información del análisis cuantitativo y cualitativo.

4 estrategias básicas en gestión de riesgos

Evitar: en esta posición se debe adoptar una postura de no realizar actividades que generen riesgos que provoquen afectación grave en alguna parte de la gestión del proyecto. Es decir, que pueda significar un freno en la ejecución o gestión de nuestro proyecto. Es una postura que se anticipa a posibles riesgos negativos

Reducir: También va destinada a los posibles riesgos negativos, pero en este caso se deben preparar acciones para reducir al máximo la probabilidad del riesgo o bien, en caso que no sea posible, intentar que el impacto sea el mínimo posible.

Compartir: Esta postura implica la gestión de riesgo compartido o delegado a terceros. Incluyen contratación de proveedores o colaboraciones con terceros que se ocupen de la cobertura de una parte de las operaciones que puedan suponer riesgos.

Aceptar: En este caso no hay ninguna acción que afecte a la probabilidad del impacto. Se asume que el riesgo no afecta de forma importante a la gestión del proyecto. También en esta estrategia pueden aparecer oportunidades y hay que saber sacar beneficio de este tipo de riesgo.

Para finalizar debemos monitorizar y controlar los riesgos. Este paso, aunque se indique como final, en realidad es una revisión o supervisión de todo lo anterior. Hay que tener el control de todos los procesos descritos y para hacerlo, se necesita un seguimiento. Los impactos pueden ir variando, pueden aparecer nuevos riesgos no detectados, Hay que tener la capacidad de identificarlos, integrarlos y tratarlos.

¿Como planeas la gestión de riesgos cuando empiezas un nuevo proyecto? ¿Crees que es útil la gestión de riesgos?