Guía de SAP: cómo enviar facturas diariamente

En este post explicaremos como hacer posible que SAP envíe facturas diariamente por email ya que es algo muy demandado por las empresas y por los clientes.

El envío de facturas por mail es una variante de la impresión de documentos comerciales que se realiza a través del módulo SD Ventas y distribución. Para que esto sea posible debes parametrizar el mensaje de impresión adecuado de manera que automáticamente se genere un documento con la factura y se envíe a una dirección de correo electrónico del cliente.

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A continuación, explicamos cómo realizar esta parametrización de mensajes.

Parametrización de mensajes con SAP

Para explicar la parametrización de mensajes, que es el primer paso que deberemos realizar, pondremos un ejemplo práctico de generación y envío de factura comercial a partir de un pedido de ventas de cliente.

Debemos ir al apartado customizing “Control de mensajes” para comercial donde revisaremos las tablas con todas las condiciones, esta tabla que se encuentra en la ruta siguiente:

Herramienta IMG € Comercial€Funciones básicas € Control de mensajes

La tabla de condiciones es donde se guardarán todos los datos que configurarán los mensajes de impresión de los documentos. En este caso seleccionaremos una tabla donde podamos introducir criterios como la organización de ventas o la clase de pedido, pero hay diferentes tipos de tablas como organización de ventas y cliente o por tipo de pedido. Para acceder a estas tablas, partiremos de la ruta anterior y seleccionaremos:

Determinación de mensaje€Determinación de mensaje vía técnica de condiciones € Actualizar determinación de mensajes para doc. de ventas€ Actualizar tablas de condiciones

Una vez en este punto deberemos actualizar la secuencia de acceso, es decir, en base a las tablas de condiciones indicaremos que criterios queremos seguir o nos conviene más a la hora de definir la impresión de los documentos comerciales. Esto será en “Actualizar Secuencia de acceso”

Posterior a este paso buscaremos la clase de mensaje que queremos asociaremos a nuestros pedidos de ventas.

Como rutina del proceso definiremos el programa de la impresión y el formulario donde se registrará y almacenará la información de formato e información del documento. Tenemos la opción de definir un programa y formulario propio o utilizar el que SAP nos proporciona por defecto. La opción que más empresas escogen es la primera ya que hay clientes que requieren un formulario específico y van solicitando modificaciones (añadir o quitar datos, indicar su referencia, etc.), y es algo que no es viable si se opta por el que SAP no proporciona. En este caso la entrada que crearemos será del tipo envío externo.

Tenemos la opción de incluir título y texto en el mensaje que se envía en el mensaje que se envía automáticamente, si queremos, e indicar el asunto del correo para que el cliente sepa de qué se trata. Si queremos que aparezca un texto variable en el asunto del mail deberemos proporcionarle el valor de esta variable a SAP.

Volvemos a la factura de SAP e indicaremos qué mensaje de impresión de los que hemos creado asignaremos.

Una vez tenemos el mensaje creado y asociado a nuestro documento SAP es cuando seleccionaremos la impresora y el nombre de mensaje creado anteriormente.

Envío de facturas por email con SAP

SAP permite también, a través de la transacción SCOT, monitorizar todos los correos que están en la cola para iniciar el proceso de envío, para que esto sea automático se programa un Job de envío automático de correos para que se ejecute con la periodicidad fijada en el sistema, en este caso cada 24h, y que los correos vayan saliendo cada día de la cola interna del servidor de correo para su envío al cliente.

La transacción SOST permite hacer una monitorización del envío de correos externos, gestionar los correos que están en la cola, visualizar mensajes, ver los correos que están pendientes o los que ya están enviados, etc.

Este proceso funciona de forma muy parecida para otros documentos que forman parte del proceso y del mismo módulo como entregas, facturas o documentos de transporte.

Para llevar a cabo esta última parte del deberemos asegurarnos que nuestro cliente tiene una dirección de correo electrónico válida en el maestro de clientes. Una vez verificado es el momento de crear la factura, para ello iremos a la transacción VF01 Crear Factura y una vez creada le incluiremos el mensaje de impresión que hemos generado anteriormente y nos aseguraremos que como medio tiene seleccionada la opción “Envío Externo”.

Ahora que ya tenemos el mensaje de impresión parametrizado en nuestro documento de facturación es cuando le daremos salida como si fuéramos a imprimir, es en este momento donde la transacción SCOT activará el Job programado para que la factura se envíe a la dirección de correo indicada en Master Data cliente.