Como hacer informes y planificación en SAP

Hoy veremos dos utilidades de SAP. Cómo nos ayuda SAP a la hora de planificar en nuestra organización y cómo nos ayudan sus informes.

En posts anteriores, vimos qué era SAP y sus utilidades. SAP es un software ERP (Enterprise Resource Planning), que permite planificar y gestionar los recursos de todas las áreas de la empresa: desde logística a contabilidad, pasando por el departamento comercial y de márketing, finanzas, producción, gestión de proyectos, de la calidad, mantenimiento o dirección y administración general.

Como software no sólo se queda en su vertiente informática, sino que es tan potente que podríamos decir que es un sistema, una tecnología para gestionar los recursos de la empresa al más alto nivel. Su utilidad radica en que permite recopilar todo tipo de datos de la empresa y procesarlos para proporcionar a las diferentes áreas de la organización, información útil para tomar decisiones. Su sistema modular facilita que pueda llegar a actuar en un departamento muy concreto de la empresa o bien a nivel global y estratégico si se le suman más módulos al software.

Planificación en SAP 

SAP no sólo ayuda en la gestión sino en la planificación. Planificar es construir un mapa para ejecutar, posteriormente, los programas, acciones y actividades que han de llevarnos, respetando nuestros valores y cultura como empresa, a la consecución de los objetivos que nos hemos propuesto. Y SAP puede facilitarnos esta tarea, ¿cómo?

• En primer lugar, SAP es un software potentísimo para ordenar y gestionar la información. La planificación exige de datos para poder trazar los mapas adecuadamente. Fijarnos en qué ha pasado en los últimos ejercicios, de cuántos recursos contamos, cuántos clientes, dónde están, etc. son datos básicos para dibujar los caminos previos a la ejecución de los proyectos.
• De manera concreta, además, SAP nos ayuda, entre otros, con:
  • Un módulo de planificación de necesidades de material, que nos ayuda en la planificación de fabricación, de compras o aprovisionamientos, combinando datos sobre inventarios de productos, demandas previstas, tiempos de entrega, etc.
  • Un módulo de control y planificación de la producción, pensado sobre todo para empresas productivas. El objetivo de este módulo es el de asegurarse que la producción se lleva a cabo de forma efectiva y de manera alineada con otras áreas de la empresa, como la comercial sobre todo.

A pesar de que SAP es muy potente en esta área de producción, ayuda a la planificación del resto de áreas con los otros módulos. En concreto, SAP cubre: gestión de activos, comercio, finanzas, recursos humanos, fabricación, márketing, I+D / ingeniería, ventas, servicio, abastecimiento y compras, cadena de suministro y sustentabilidad.

Informes en SAP

Los informes en SAP son su punto fuerte. Por tres motivos principales:

• Su estructura modular permite trabajar por áreas organizacionales, pero también interactuar entre ellas. La información se comparte entre áreas. Por lo tanto, SAP sirve para obtener información de la manera más eficiente posible.
• De hecho, es en la información que SAP tiene su punto fuerte porque nos ayuda a la Business Intelligence. Es decir, nos ayuda a transformar los datos en información y la información en conocimiento. Y el conocimiento es básico para maximizar el acierto en las decisiones empresariales, sean operativas o estratégicas. Veamos algunos ejemplos: fíjate en que no es lo mismo tener datos sueltos de ventas y publicidad que información sobre los hitos comerciales de los últimos meses o que ir más allá y cruzar los datos de las ventas con los de la inversión publicitaria para decidir si una estrategia de publicidad es o no eficiente y debe conservarse, eliminarse o potenciarse. Fíjate en otro ejemplo: no es lo mismo recoger los datos de los clientes que saber cuál es el perfil de los clientes que tener claro dónde están, quiénes son, qué perfil tienen y cómo se comporta el 20% de los clientes que nos suponen el 80% de nuestra facturación (ley de Pareto).
• Además, permite tener la información en tiempo real por lo que sus usuarios pueden usar dicha información para tomas decisiones estratégicas a tiempo o, incluso, anticipándose a los cambios, lo cual siempre reporta ventajas competitivas en el mercado.

SAP permite, además, generar informes personalizados. Estos informes a medida y adaptados a las necesidades de la empresa son una de las funciones del consultor SAP que ayuda a la organización a programar cómo extraer dichos informes del software. Y su utilidad es obvia: permite a los directivos y a los trabajadores tener información a tiempo real, de manera autónoma, de cualquier aspecto que se haya prefijado como relevante. Y, además, pueden acceder con multi-plataforma: desde su pc o portátil pero también desde una Tablet o Smartphone.

A cualquier hora, en cualquier espacio, con todo tipo de soportes y sin depender de nadie. En definitiva, la información como elemento de diferenciación competitivo en el mercado.

¡Anímate a usar SAP pero fórmate antes!