La importancia de gestionar proyectos con destreza

La gestión de proyectos supone el impulso, la planificación, la organización, el control y la evaluación de los recursos con el propósito de alcanzar un/os objetivo/s determinado/s.

Aunque queda fuera de toda duda la importancia de la dirección general y estratégica de las instituciones, la gestión de proyectos es el core business y el día a día de las empresas. Así, gestionar con destreza y con eficiencia los proyectos es requisito imprescindible para la supervivencia y competitividad de nuestras organizaciones. Además, podríamos trasladarlo también a nuestra vida personal, donde una gestión diestra de nuestros proyectos vitales contribuye de manera directa a nuestro bienestar personal.

La figura del gestor de proyectos es la de una persona ordenada, sistemática y, a la vez, flexible y con capacidad de negociación, entre otras habilidades. En próximos posts ahondaremos más en las competencias y el perfil de este/a profesional. ¡Fórmate ahora con un curso de gestión de proyectos!

¿Cómo gestionar los proyectos con destreza?

La gestión del proyecto y el proyecto en sí mismos han de estar alineados con la misión, la visión y los objetivos de la organización. Si existen disfunciones es posible que el proyecto no cumpla con sus metas o que la propia gestión se vea alterada, ralentizada o, en general, obstaculizada por la no coincidencia de objetivos. Imagínate qué pasaría si intentaras gestionar el proyecto de exportar el producto “x” en tu organización pero la dirección general no pusiera medios a tu alcance para hacerlo (personal con conocimientos en comercio exterior, presupuesto suficiente para la prospección de mercados, etc.).

6 tips para gestionar de manera efectiva un proyecto 

1. Capacidad para haberlo diseñado y planificado previamente.
2. Conocimientos para dominar su metodología (por ejemplo, si implica hacer un estudio de mercado, dominar técnicas de investigación de mercadotecnia, estadística, etc.).
3. Control de su presupuesto, punto débil de muchas gestiones de proyectos; algunas por su insuficiencia, otras por la falta de habilidades del gestor o del equipo en asuntos económicos, etc.
4. Capacidad para haber desglosado, más allá de la primera planificación, las actividades, acciones y tareas del proyecto. Además, debemos ser capaces de ordenar su ejecución y de realizar su seguimiento y control.
5. Concreción y valoración, en distintos momentos del tiempo, de los indicadores de gestión y de impacto del proyecto. Sin evaluación no puede existir una gestión de proyectos eficiente.
6. Y, por último, fruto de las anteriores etapas, ser capaz de retroalimentar todo el sistema introduciendo mejoras, corrigiendo desviaciones, errores, etc.

Además, para gestionar correctamente un proyecto ha de tenerse en cuenta:

• Qué productos conseguiremos.
• Qué elementos de comunicación utilizaremos.
• Cuál es el calendario o cronograma.
• Cómo será nuestro equipo humano y con qué recursos contamos.

Herramientas imprescindible para la gestión de proyectos 

Las herramientas para gestionar proyectos han de contribuir a:

• Obtener información en todo momento del proyecto y de su evolución.
• Conocer su trazabilidad: todos los pasos e hitos desde su inicio; así como los recursos utilizados y los productos generados.
• Si se trata de gestionar un proyecto de manera colaborativa, deben permitir compartir información, documentos y la comunicación multidireccional.
• Y, además, deben facilitarnos el trabajo haciéndolo más ágil y eficiente.

Instrumentos clásicos de gestión de proyectos

• Los flujogramas o diagramas de flujos, que son representaciones gráficas de los pasos de un proceso, con símbolos concretos que permiten indicar si ese paso genera un documento, si hay que tomar una decisión, si es una actividad, un conector del proceso, etc.
• El diagrama de Gantt. Nos ayuda a exponer el tiempo dedicado a cada tarea o actividad.
• El diagrama de Pert. Es un instrumento gráfico que nos permite ver las relaciones entre las tareas de un proyecto y calcular los tiempos del mismo.
• El mapa de procesos, como inventario gráfico de los procesos por ejemplo del proyecto.

Herramientas de gestión de proyectos

a) PROJECT. Un programa clásico de la firma Microsoft. Nos permite planificar, controlar y representar gráficamente la información del proyecto, permitiendo una comunicación a terceros muy visual.
b) TEAMLAB. Es una plataforma de gestión gratuita para las pimes que nos permite tener una especie de red social en la empresa y que, por tanto, puede ser útil como forma de comunicación y motivación del equipo gestor implicado.
c) TEAMBOX. Es una herramienta colaborativa que ayuda a gestionar las tareas y su priorización. Nos permite conocer la actualización del estado del proyecto de manera casi instantánea.
d) EVERNOTE, que sin ser un gestor de proyectos estrictamente sí que nos sirve para una ordenadísima gestión de tareas, con facilidad para su priorización. Concebido como un espacio de trabajo, nos permite el registro de ideas en notas, notas que luego puedes agrupar en libretas. Así mismo, te permite llevar este escritorio de trabajo digital sincronizado en todos tus dispositivos.

¿Has usado alguna vez alguna de estas herramientas? ¿Conoces alguna otra?