Cómo llevar a cabo una buena gestión del tiempo de un proyecto

La gestión de proyectos supone el impulso, la planificación, la organización, el control y la evaluación de los recursos con el propósito de alcanzar un/os objetivo/s determinado/s. Aunque podemos tener proyectos de pequeña dimensión, la mayoría de los del ámbito profesional suelen tener siempre su complejidad. ¡Fórmate ahora con un curso de gestión de proyectos!

Recomendaciones para una buena gestión del tiempo

El éxito de los proyectos no sólo se circunscribe a la consecución de los objetivos sino también a que se alcancen éstos en los tiempos óptimos y con el nivel de recursos adecuados. Es decir, no sólo vale con conseguir resultados sino que debemos conseguirlos de la manera más eficiente posible. Y para ello, la gestión del tiempo es imprescindible. Veamos algunas recomendaciones para intentar gestionar el tiempo de forma eficaz y equilibrada.

En primer lugar, si nos circunscribimos a la gestión del tiempo en un proyecto deberemos de haber hecho el trabajo previo de haber:

• Identificado las actividades.
• Conocido las relaciones lógicas entre ellas, la secuencia entre ellas.
• Estimado los recursos que necesitamos para realizarlas y, sobre todo, la duración en su ejecución.
• Concretado un cronograma flexible que pueda retroalimentarse con las desviaciones que aparezcan y que sirva de herramienta de control continua.

Por lo tanto, la planificación es el primer pilar de la gestión del tiempo. Saber el objetivo del proyecto y planificar nuestras actividades, acciones y tareas para alcanzarlo es el ineludible primer paso.

En segundo lugar, aconsejaríamos haber realizado una buena priorización y organización de las tareas. A menudo se realizan las tareas según vayan llegando cuando lo óptimo es hacer las tareas que sean prioritarias, es decir, aquellas que aporten más valor en cada momento, aquellas que sean necesarias para seguir con el proyecto o, en todo caso, aquellas que sean más urgente. Importancia y urgencia no es lo mismo.

Decálogo de la buena gestión del tiempo de proyecto 

Una vez superados tenemos estos aspectos clave principales, os proponemos el siguiente decálogo a la hora de gestionar el tiempo.

1- Saber a qué destinas el tiempo

Una buena recomendación inicial es saber a qué destinas el tiempo llevando un diario durante unos cuantos días, por ejemplo una semana. Este inventario te ayudará a saber cuánto tiempo dedicas a cada tarea. Aunque existen muchas clasificaciones de tareas, una muy recomendable es la de Stephen Covey, que las repartía en función de su importancia y su urgencia. Está claro que, para una gestión del tiempo eficiente, hemos de focalizarnos en las importantes, en las que contribuyan a nuestros objetivos.

2- Estúdiate a ti mismo

Si tu hora más productiva es la mañana, entonces haz a primera hora las tareas más difíciles o las que menos te gusten. Defínelo como “tus horas fundamentales”, “tu momento zen” o como te guste más, pero ha de ser el intervalo de tiempo más productivo del día. Destina a este período los temas de estudio más complejos, por ejemplo. Algunas personas tienen un ritmo circadiano más diurno (gallinas) y otras, más nocturno (lechuzas). Lo importante es que te conozcas a ti mismo y sepas cómo es tu ritmo vital. Así, podrás adaptar a cada momento el tipo de tareas más conveniente.

3- Planifica tus tareas diariamente

Planifica las tareas a realizar cada día antes de empezar la jornada. Fijarse objetivos ayuda a la productividad. Al estudiar, es muy conveniente elaborar un planning que te sirva de guía y de estímulo.

4- Deja espacio a la improvisación

Déjate espacios para imprevistos y concreta los plazos de manera realista.

5- Fíjate tiempos para cada tarea

Si no lo haces corres el riesgo de dilatar demasiado en el tiempo la ejecución de dicha acción. Además, si prevés que una tarea la puedes realizar en menos de 2 o 3 minutos, ¡hazla ya! Así mismo, deja de buscar de manera permanente la perfección. Es preferible que lo hagas medianamente bien y que sea eficiente a que sea perfecto y te haya destrozado tu agenda al desplazar a muchas otras actividades.

6- Concéntrate en cada actividad al 100%

Para alcanzar un estado de concentración total en el que “se fluye”, desconecta o silencia el teléfono, no mires el email, aíslate en otro despacho y evita, sobre todo, los ladrones del tiempo. Piensa que el tiempo que requiere una tarea aumenta cuando la interrumpimos y la reanudamos.

7- Subdivide los proyectos

Ante proyectos muy grandes, subdivídelos en acciones, actividades y tareas. Descomponlo y abórdalo “a trocitos”. Poco a poco irás consiguiéndolo y superando metas.

8- Aprende a decir no

Practica la asertividad y no asumas compromisos que no podrás cumplir o que harán tambalearse a tu planificación.

9- Huye del perfeccionismo

A cada tarea hay que darle su tiempo adecuado.

10- Descansa

Tan importante como trabajar o estudiar es relajarse y desconectar para cargar las pilas.

Además de estas recomendaciones, huye de los ladrones del tiempo: teléfono, tecnología, redes sociales, visitas inesperadas…

¿Cuáles crees que son los peores ladrones del tiempo a la hora de gestionar un proyecto?