¿Cómo llevar la gestión de personal en SAP?

La gestión de personal en una empresa en una de las actividades imprescindibles y más importantes, ya que sin una gestión de estos recursos la actividad empresarial no tendría lugar. Los recursos humanos, los empleados, son considerados como el activo más potente de una empresa u organización.  Normalmente, para las empresas, los costes de personal supone una de las partidas de mayor cantidad de su presupuesto por eso el motivo de su importancia.

Antes de nada definiremos que es la gestión de personal en una empresa y que actividades comprende, para posteriormente, ver como lo gestionamos en SAP.

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¿Qué es la gestión de personal en una empresa?

La gestión de personal comprende todas las tareas administrativas del departamento de recursos humanos y abarca desde el proceso de contratación de cada empleado hasta su cese. Para su correcta gestión tendremos que tener presentes los aspectos legales, los acuerdos de la empresa y los contratos con los trabajadores.

La gestión de personal es conocida también conocida como administración de personal o gestión de recursos humanos, es una forma de gestión que se encarga de las relaciones de los empleados con la empresa. Realizan también otras actividades que incumben a terceros como, por ejemplo, la afiliación de los trabajadores a un régimen de la seguridad social.

El objetivo principal de la gestión de personal es organizar y simplificar todos los procesos en torno a los empleados en una empresa.

La gestión de personal abarca unas tareas o actividades básicas que son las siguientes:

• Registrar la contratación, el cese y los cambios de personal.
• Elaborar contratos laborales
• Supervisar la entrada y el cese del empleado en la empresa.
• Procesar el absentismo de los empleados.
• Encargarse de los pagos de salarios.
• Registrar los horarios de trabajo.
• Reconocer las necesidades de los empleados, recopilar y evaluar la información al respecto e identificar las tendencias.
• Crear, gestionar y llevar los diferentes expedientes de los empleados.
• Procesar las solicitudes de los empleados en lo que respecta a las vacaciones o a cursos de formación.
• Gestionar el contacto con las autoridades competentes, oficinas, compañías de seguros, empresas de contabilidad, seguros sanitarios u otros socios contractuales.

Disponer de tecnologías que facilitan todas estas actividades que engloba la gestión de personal y hacen posible su digitalización ayudan a simplificar todos estos procesos que llevan a cabo los departamentos de recursos humanos. El uso de software para realizar estas tareas se está convirtiendo en una idea cada vez más atractiva y entre las múltiples funcionalidades de las que dispone SAP tiene un módulo para la gestión de personal que es el módulo de SAP HR.

Como llevar la gestión de personal en SAP

Entre los módulos que tiene SAP encontramos el módulo de gestión de Recursos Humanos SAP HCM que es uno de los módulos más extensos de SAP ERP.

El módulo HCM SAP permite una gestión eficiente de la información y procesos del personal de una empresa, integrando toda esta información y procesos tanto con los demás módulos de SAP como puede ser SAP FI o SAP CO como con posibles aplicaciones externas. Como sistema nos garantiza la consistencia y fiabilidad de los datos u procesos dentro de la organización.

Algunos de los procesos más importantes que están dentro de la gestión de personal y que podemos integrar en SAP son los siguientes:

• Administración de Personal (PA):

Es un submódulo que ayuda a los responsables de recursos humanos y a los empleadores a realizar seguimientos de los datos maestros, funciones, salario y bonos. En él podemos dar de alta empleados o modificar sus datos a través de diferentes transacciones como PA30 o PA40.

• Desarrollo de Personal (PD):

Es un submódulo se centra en las cualidades y tareas de cada empleado, cualificaciones y plan de carrera.

• Evaluación de Tiempos (PT):

Procesa fichajes, absentismos, etc. y su impacto en el salario bruto y los cálculos de impuestos relacionados.

• Nómina (PY):

Para el pago a empleados y colaboradores freelance relacionados

SAP HCM tiene otros submódulos que permiten integrar en el sistema actividades secundarias del departamento de gestión de personal:

• Gestión del Talento.
• E-Recruiting.
• Compensación de beneficios sociales en la nómina
• Higiene y Seguridad del Entorno de Trabajo

Acorde con el principio de integración de todas las actividades de una organización en un solo sistema de SAP, el módulo de SAP HCM comparte información con los módulos de Finanzas (FI), Controlling (CO), Planificación de la Producción (PP) y Flujos de Trabajo (workflow).

Los procesos de nómina utilizan funciones de las Cuentas de Acreedores para emitir cheques, gestionar información de pagos y bancos, y procesar pagos a Hacienda. Los resultados de la nómina también se reflejan en las cuentas de Libro Mayor para su uso en la emisión de informes periódicos de ingresos y gastos.

La información relacionada con los costes de personal se puede transferir a Centros de Coste, conocidos como CeCo’s, y que son parte del módulo de CO.

¿Optimizarías las actividades de gestión de personal de tu organización integrando estas actividades en SAP HCM?