No descuides las normas de protocolo en los negocios

Al igual que en las relaciones sociales y familiares en las que se siguen ciertos protocolos y se comparten unas normas de conducta y de saber estar, esto también es equiparable al mundo de la empresa y al mundo de los negocios. En cierto modo, las normas de protocolo en los negocios son todavía más importantes ya que las buenas maneras en la empresa nos pueden ayudar a mejorar en nuestra carrera, cerrar un negocio o conseguir un contrato que nos reporte grandes beneficios. Si bien muchas de las normas de protocolo en los negocios se basan en el sentido común y el saber estar, es importante tener presente la importancia del protocolo, prepararse de antemano en las situaciones que así lo requieran, e incluso documentarse cuando nos encontramos en casos en los que las diferencias culturales son muy grandes. Cuando hablamos de normas de protocolo en los negocios nos referimos a muchas áreas diferentes y muchos aspectos que abarcan desde nuestra persona, la cultura de la empresa, o incluso la relación que mantenemos con los demás. Por eso podemos establecer normas de protocolo para las siguientes situaciones: reuniones y negociaciones, visitas comerciales, almuerzos y cenas de empresa, participación en ferias, imagen profesional, relación con los medios, networking, viajes internacionales, etc.

Algunos ejemplos prácticos de normas de protocolo en los negocios

Imaginemos que organizamos una reunión formal con un potencial cliente en nuestras oficinas. Debemos establecer un protocolo para la recepción de dichas personas, establecer cómo se realizan las presentaciones. En estos casos, lo normal es presentar primero a la personas de menor a mayor rango. Lo recomendable es que el anfitrión inicie y lidere la conversación al principio sobre temas sencillos para romper el hielo y establecer un clima de armonía y de diálogo.

Otro aspecto que no hay que dejar al azar si se trata de una situación muy formal es cómo sentar a los participantes en la mesa. Una opción es sentar a las personas de más rango en el centro, de manera que el anfitrión tenga delante a la persona de más cargo de la otra empresa. O bien, sentar a las personas de más rango en los extremos más alejados de la mesa. Otra situación en la que también tenemos que considerar las normas de protocolo en los negocios es a la hora de organizar un almuerzo o cena de empresa. En el caso del almuerzo, se considera una prolongación de la reunión de trabajo y por lo tanto no es recomendable que se alargue más de 2 horas.

También es importante no improvisar con restaurantes que no se conocen ni realizar sugerencias excesivas o caer en el despilfarro. Si por el contrario organizamos una cena, se tiende a un carácter más social y no tan ejecutivo. Finalmente, es importante tener claro quién paga.  Si se trata de una invitación programada, el protocolo establece que paga el anfitrión. En el caso de que sea un almuerzo improvisado después de una reunión, lo recomendable es que pague la parte que ha convocado la reunión.