Cómo organizar la gestión de stocks en SAP

En el post de hoy explicaremos qué requisitos son necesarios para una correcta gestión de stocks, lograr una buena organización y qué posibilidades ofrece SAP.

SAP es una herramienta muy útil en este sentido, ya que puede ayudarte a optimizar esta gestión realmente compleja. Una buena gestión de stocks bajo unos objetivos coherentes, unos procedimientos claros y unas herramientas suficientes puede aportar beneficios considerables a las compañías.

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¿Qué es la gestión de stocks?

La gestión de stocks forma parte de los procesos de la cadena de suministro de una empresa, concretamente es una parte de la logística de distribución que consiste en llevar un control de todas las existencias presentes en una empresa.

La gestión de stocks con SAP

A continuación explicamos qué posibilidades ofrece el ERP SAP para la gestión de stocks, así como los niveles de registro y sus funcionalidades.

SAP es un software ERP o herramienta informática que permite a las empresas llevar un control en la gestión de sus recursos. Es un sistema que se utiliza mucho y para muchas posiciones de personal administrativo de almacén uno de los requisitos más frecuentes es el manejo de SAP. Puedes administrar recursos humanos, logísticos, financieros, productivos y muchos otros.

Como herramienta contribuye a la gestión del stock desde que se solicita el pedido hasta que se genera la factura, incluyendo la gestión de stocks que tenemos en almacén.

Es un Sistema de Planificación que presenta una estructura a base de módulos independientes que dan soporte a diferentes áreas de la empresa y que están interconectados entre ellos facilitando el intercambio de datos. Pues bien, uno de estos módulos es el Módulo de Gestión de Materiales – MM – que es el utilizado para la gestión de los stocks.

Nos permite controlar cualquier tipo de stock, tanto el correspondiente al material de un proceso de compra como la situación del stock que representa en qué parte del proceso productivo se encuentran los materiales en lo que a almacenamiento se refiere.

La estructura del registro maestro de materiales permite gestionar stocks de un material por valor a nivel de planta o centro y por cantidad hasta nivel de almacén. En determinadas condiciones, puede ser necesario realizar más subdivisiones en un material y gestionar lotes. Es decir es una herramienta ágil y precisa para realizar inventarios parciales.

Requisitos para una buena gestión de stocks

Ahora que ya hemos explicado las posibilidades de SAP y su estructura vamos a ver los requisitos que debe cumplir cualquier herramienta informática para garantizar una buena gestión de stocks y si SAP ofrece esta posibilidad.

• Herramienta informática adecuada: toda empresa que opere con stocks necesita algún soporte informático que le permita realizar un registro de todas las operaciones de mercancías, un seguimiento y consulta. Debe ser un sistema ágil, que requiera el menor tiempo posible para registrar una operación o consultar un dato y riguroso, que no dé lugar a dudas. Debemos asegurar que la herramienta informática da soporte a todos los procesos relacionados con el stock, que sea lo más cómoda y ágil posible, intuitiva y que el registro de los movimientos de stock pueda efectuarse en paralelo a los movimientos reales de los materiales.
  Antes de escoger una herramienta informática es necesario asegurarse de revisar todos los procedimientos de manipulación de mercancía y verificar que su registro se puede hacer de manera adecuada en la herramienta de soporte para la gestión de stock, es este caso SAP.
  Algunos ejemplos de estos procesos son el traslado de mercancías entre almacenes de un mismo centro o devoluciones de mercancía de clientes, en estos casos debemos asegurar poder realizar correctamente su registro y entrada de stock en nuestro almacén. La herramienta debe dar soporte para cubrir todos los tipos de movimientos de stock que se realizan a diario y crear un registro.
• Inventario: dentro de las operaciones necesarias del control de stock en las compañías se encuentra el inventario, comprobación o recuento físico de los bienes de las empresas.  La realización de inventario es una de las actividades detestadas por las empresas ya que es una tarea difícil de coordinar, sin embargo es un punto clave para la gestión de stocks. Disponer de una herramienta de control que permita asegurar unos registros adecuados y datos fiables de todos los movimientos de stocks facilita mucho esta tarea.
  SAP es una herramienta que realiza los procesos de inventario a través de un conjunto de transacciones que, modifica el stock en caso de variación y actualiza la información contable. Permite realizar inventarios parciales o segmentados. Con el soporte de esta herramienta es posible establecer inventarios frecuentes de la mercancía que posee mayor valor económico para la empresa, ya sea por cantidad o por valor del producto, y que causa más problemas. Para la mercancía de menor valor o impacto para la compañía pueden realizarse inventarios con mayor espacio de tiempo.
• Control de costes: la gestión de stocks no implica solamente un control de cantidades sino que también es fundamental un control de costes.
  Una gestión de stocks es asegurar que todos los movimientos de mercancías quedan registrados en unidades y a la vez reflejar cualquier incremento o reducción en los costes. Un ejemplo son los costes de transporte que implica el movimiento de material entre almacenes, pues bien en SAP puedes reflejarlo en el mismo pedido de traslado.

Como podéis ver la estructura de SAP hace posible que se cubran muchos de los requisitos para realizar una correcta gestión de stocks y sea posible su optimización.

¿Te has planteado cómo sería realizar un inventario del stock que hay en tu supermercado habitual sin ningún tipo de herramienta informática específica? ¿O realizar un registro de movimientos de todos los productos que venden? ¿Cuánto tiempo crees que necesitarían y cuánto tiempo crees que ahorrarían en la realización de inventarios y registros en SAP?