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Las parametrizaciones del ciclo de compras en SAP

Las parametrizaciones del ciclo de compras en SAP

El post de hoy de SAP trata sobre las parametrizaciones del ciclo de compras en SAP, explicaremos que entendemos por parametrización o customizing y donde se encuentra el ciclo de compras dentro de SAP, a cuál de sus módulos pertenece y qué actividades se gestionan desde el módulo en cuestión.

Primero de todo remarcar el ciclo de compras en SAP pertenece al módulo MM Materials Management o Gestión de Materiales.

El módulo MM Materials Management es el módulo del sistema SAP que nos permite gestionar todo lo relacionado con la adquisición de bienes y contratación de servicios que se realizan en una empresa. El módulo se conoce como MM cuyas provienen de las iniciales de Materials Management.

Con el uso de este módulo cualquier empresa u organización puede planificar, implementar de manera eficaz y eficiente y optimizar la gestión de todas las actividades que impliquen el uso de bienes materiales o servicios en diferentes departamentos. Este módulo permite también realizar una gestión integrada y una mejor planificación de todas las demandas internas de bienes que la empresa necesita consumir para su correcto funcionamiento.

Algunas de estas actividades que podemos optimizar con el módulo MM son las siguientes:

  • Procesar solicitudes de pedidos de compra
    • Recepción de pedidos de compra
    • Convertir las solicitudes de compra en órdenes de compra o pedidos a proveedores.
    • Registro de facturas de proveedores.

El módulo MM Gestión de Materiales se integra con el módulo SAP SD Sales and Distribution o Gestión de Ventas y a la vez con el módulo PP Production Planning o Planificación de la Producción, de esta forma ofrece a las empresas una solución completa e integrada para cubrir sus necesidades logísticas o de cadena de suministro.

El módulo MM también tiene integración y recibe comunicaciones e información continuamente del módulo SAP FI.

¿Qué entendemos por parametrización en SAP?

Veamos primero que entendemos por parametrización en el módulo MM. SAP entiende como parametrización todas aquellas actividades que se efectúan en SAP relacionadas con su configuración específica, no configuración general de SAP sino particularizada según las necesidades del cliente o usuario final, y con el objetivo de adaptar su funcionamiento a las particularidades de los procesos de negocio de cada compañía u organización.

Para poder acceder a la parametrización de SAP se ingresa por la transacción SPRO y en cada caso, se sigue el camino indicado para acceder a la opción correspondiente. Cuando accedemos a la transacción SPRO tenemos acceso a la totalidad de los recursos de parametrización de SAP, accedemos a una estructura en forma de árbol donde encontramos diversas funciones segmentadas, asociadas a actividades específicas de la compañía o funciones separadas según la correspondencia de módulos.

Es importante remarcar que no todos los usuarios de una compañía tendrán acceso a la transacción SPRO para realizar tareas de parametrización, generalmente son tareas que desarrolla un equipo de la compañía especializado en el tema.

Aunque es la transacción SPRO la que introduce a la configuración de SAP, en muchas ocasiones podemos acortar la ruta y podemos ingresar directamente mediante transacciones específicas para esta actividad como pueden ser OBYC, OMSK entre otras.

Parametrización de elementos del ciclo de compras

A continuación, explicaremos qué elementos se parametrizan del ciclo de compras, las opciones que tenemos y qué ruta debemos seguir.

  • Parametrización de objetos de la estructura de empresa: hace referencia a la definición de objetos que integran la estructura de la empresa, es decir, Centro, Organización de Compras y Grupo de Compras, aunque este último no pertenezca a la estructura de empresa. Para la creación de nuevos Centros lo realizaremos a través de la transacción SPRO y seguiremos la siguiente ruta:

SPRO / Estructura de Empresa / Definición / Logística General / Definir, copiar, borrar, verificar centro

  • Parametrización de tipos de documentos: la información que parametrizamos en este punto es clave para determinar el comportamiento del sistema al momento de la creación o modificación de una Solicitud de Pedido. Los factores que intervienen en la definición de tipo de documento son:
  • Rango de numeración interna: rango de numeración que adoptará un documento cada vez que se le asigne la Clase correspondiente. Generalmente empieza por 450*
  • Rango de numeración externa: muy similar al rango de numeración interna pero prácticamente no se usa.
  • Selección de campo: determinará el comportamiento de los campos durante la creación, modificación o visualización de los pedidos a los que se asigne determinada Clase de documento.
  • Liberación general de posiciones: una vez están aprobadas, es decir cuando se envía al proveedor.
  • Tipos de posiciones permitidas: las especificaciones de la Clase de documento incluyen la posibilidad de limitar los tipos de posiciones que puedan ser utilizadas.
  • Enlace con otros documentos: podremos configurar que una determinada Clase de Pedido sólo pueda ser referenciado a un tipo específico de Solicitud de Pedido o Contrato.

La ruta a seguir será: SPRO / Gestión de Materiales / Compras / Solicitudes de pedido

  • Asignación de tipos y numeración de documentos: permite aplicar un rango de numeración a cada uno de los Tipos de documentos generados, por un lado, el referido a la Factura Logística y por otro al Documento contable que impacta en el módulo FI. Gestionaremos los rangos de numeración aplicados a documentos contables por el registro de facturas logísticas través de SPRO:

SPRO / Gestión de Materiales / Verificación de facturas logísticas / Factura recibida / Asignación de números

¿Podrías parametrizar todo lo relativo a documentos de compra de tu organización?

Curso relacionado: Curso Superior de SAP

Thaís Balagueró

Titulada en Ingeniería de Edificación e Ingeniería en Organización Industrial por la Universidad Politécnica de Cataluña y curso en Project Management. Experiencia en el área de Supply Chain y Logística en diferentes compañías así como delineante y técnica de proyectos.