gestión administrativa
01/02/2021

Qué es la gestión administrativa

Gestión de Empresas

La gestión administrativa es el área de la empresa que se encarga de emplear los recursos de la empresa de la forma más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos que se ha planteado la dirección de la empresa. 

Me gustaría resaltar también la importancia que tiene la gestión administrativa en una empresa y cómo una mala gestión puede suponer elevados costes para la empresa, así como una buena gestión reducir los costes y agilizar los procesos. Hay procesos administrativos en empresas que son una auténtica pesadilla para sus empleados y proveedores. Pongamos como ejemplo el tema de la facturación, respecto al cual hay empresas que tienen procesos de gestión de cobros y pagos tremendamente complicados, burocratizados, lentos e ineficientes. Lo mismo cabe decir con el tema del tratamiento de datos de la empresa y de la gestión de la documentación, temas que se pueden llevar de forma muy ágil y eficiente o bien hacerlos muy difíciles y lentos. 

¿Cuál es la función de la gestión administrativa? 

Las funciones primordiales de la gestión administrativa en una empresa son las de planificar y organizar el trabajo del factor humano que la compone, así como gestionar el tiempo que dedica su factor humano de forma eficiente mediante la digitalización, la gestión de los horarios de las jornadas de trabajo, así como de las vacaciones y días de descanso de los trabajadores, y, por último, la de asegurar procesos de comunicación adecuados entre todos los miembros de la empresa.  

¿Cómo hacer una buena gestión administrativa? 

Una buena forma de realizar una gestión administrativa eficiente es empezar por identificar todos los procesos que se realizan dentro de la empresa, cuáles son los departamentos y personas que están involucrados, así como mapearlos y mejorarlos constantemente. 

¿Cuáles son los elementos o las funciones de la gestión administrativa? 

La gestión administrativa es un proceso que contempla cuatro elementos o funciones principales: 

  • Planificación: Consiste en diseñar metas y objetivos, así como establecer los recursos necesarios y las actividades que se tienen que realizar en un determinado período de tiempo.  

 

  • Organización: Consiste en diseñar una estructura que se encargue de distribuir los recursos humanos y económicos de los que dispone la empresa para ordenar y desarrollar su trabajo y alcanzar los objetivos planificados. Para esto se tiene que determinar las áreas dentro de la organización, agruparse las tareas según los puestos de trabajo y seleccionar a los trabajadores mejores para el puesto. 

 

  • Dirección: Consiste en incentivar a los empleados, mantener una comunicación fluida y eficaz con todas las áreas de la organización y establecer mecanismos de evaluación constante, entre otros ejemplos. 

 

  • Control: Consiste en verificar que las tareas diarias avanzan de forma adecuada, a fin de optimizar la toma de decisiones, reorientar algunas actividades, corregir problemas o evaluar resultados, entre otros.  

La medición de los resultados obtenidos en comparación con los resultados planificados va a ser lo que nos va a permitir encaminar los mecanismos de control para una mejora continua. 

¿Qué se hace en la parte administrativa de una empresa? 

Las tareas del personal administrativo de una empresa son muy variadas y van desde redactar y revisar documentos hasta archivar recibos, albaranes, informes y hojas de cálculo, así como gestionar la comunicación de la empresa con proveedores y clientes. 

En el caso de administrativos de un departamento concreto, su trabajo puede ir desde la recepción de llamadas al control de la agenda, pasando por la gestión de archivos y de documentos, la recepción y atención al cliente o la actualización de las bases de datos. 

¿Qué tipo de administrativos buscan hoy en día las empresas? 

Los administrativos de hoy en día se han adaptado a la transformación digital y al uso de herramientas informáticas, programas de gestión, internet y redes sociales. Un administrativo a la antigua usanza ya no aporta ningún valor hoy en día a una empresa, pues un administrativo tiene que estar implicado en la digitalización de la empresa, su buen uso de las redes sociales para crear marca y reputación online y el cuidado de la marca y de la cultura empresarial. 

Además, la especialización se ha generalizado para estos profesionales y, de esta forma, en áreas muy concretas como el departamento de Recursos Humanos, departamento financiero o de marketing, el personal administrativo debe poseer ciertos conocimientos específicos relativos al área sobre la que versa este departamento. Un requisito para estos profesionales puede ser saber idiomas y en el caso por ejemplo de los administrativos que trabajan en el departamento financiero, el manejo avanzado de herramientas específicas de contabilidad. 

¿Cómo de importante piensas que es la gestión administrativa en una empresa? Comparte con nosotros tus opiniones al respecto y estaremos encantados de leer tus comentarios.  

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Directora de Mindtraining. Abogada, coach co-activa certificada profesional (PCC) y profesora invitada de la Universidad de Barcelona, Pompeu Fabra y UDIMA.

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