Qué es el Módulo MM aprovisionamiento en SAP

El módulo MM aprovisionamiento o Gestión de Materiales (Material Management) es uno de los muchos módulos de SAP y uno de los más extensos. Este módulo nos permite gestionar todo lo relativo a los procesos de compras e inventarios de las organizaciones, gestión de mercancías, entradas de materiales, la adquisición de o servicios, gestión de datos maestros de materiales, gestión de lotes o verificación de facturas.

¡Impulsa tu formación y vida laboral con un Curso Superior de SAP!

Una de las características y ventajas del ERP SAP es que hay comunicación e integración entre sus diferentes módulos lo que permite el intercambio de información, pues bien, el módulo MM está integrado con los módulos de SD Ventas y Distribución, PP Planificación de la Producción, WM Gestión de Almacenes, QM Control de la Calidad, FI Finanzas y CO Controlling. Esta comunicación con el resto de módulos permite que se cubran todas las tareas relacionadas con la logística y cadena de suministro (supply chain), ofreciendo una solución a cada una de las diferentes etapas.

Al incluir una parte de gestión del inventario y almacenes y organización y control del stock, tiene datos suficientes para realizar la gestión del ciclo de aprovisionamiento y, que este empiece de nuevo cuando el sistema detecta que hay una falta de stock. Este módulo soporta envíos Just in Time y Kanban electrónico, que son modelos de aprovisionamiento basados en una política de mantener los inventarios al mínimo.

A continuación, vamos a ver algunos de los componentes del módulo de Material Management MM.

Componentes de SAP MM

• Planificación según consumos: se encarga del aprovisionamiento y reposición de stock cuando se requiere. Para la reposición del stock se utiliza la funcionalidad de MRP Material Resource Planning (Planificación de los Recursos Materiales), se utiliza para la gestión de la producción y determinación de la cantidad de producto a fabricar o aprovisionar realizando previsiones en base a algoritmos técnicos y considerando el stock actual.
• Compras: el área de compras de MM es utilizada para determinar las posibles fuentes de aprovisionamiento de servicios y materiales, gestionar la compra de los materiales o servicios, la realización de un posterior seguimiento de los pedidos desde que salen de proveedor hasta que son entregados a nuestro almacén o planta,peticiones de cuotas, precios y condiciones y emisión de órdenes de compra a proveedores para posteriormente poder generar una orden de pago.
• Gestión de inventarios: los componentes de la gestión de inventarios son los que disponen de los datos maestros de los materiales y controlan y rastrean todos los movimientos de stock, entradas, salidas, devoluciones, traspasos entre almacenes, bloqueo de stock y gestión de lotes. Este sub-módulo contiene la información de costes de los diferentes materiales para poder calcular los costes de producción, el importe de material que tenemos en inventario o su devaluación.
• Facturación: da soporte a la gestión de la facturación con la verificación de facturas, realizando análisis de cambio de precios, cambios de facturas a créditos, impuestos, descuentos en efectivo, comprobación de recibos, costes de envío, y determinación de variaciones de facturación.
• Gestión de Servicios Externos: da soporte al proceso de aprovisionamiento de servicios externos desde gestión de proveedores, invitaciones a concursos, órdenes de pedidos, aceptación de servicios. También se usa para definir especificaciones de servicios, registrar los servicios realizados, confirmar dichos servicios y posteriormente validar la facturación de servicios.

Flujo de procesos en MM 

El flujo de procesos en el módulo MM engloba todo el ciclo que debe seguir cualquier compra desde el instante en que se registra en sistema hasta el momento de su entrega o finalización del servicio y que la transacción se ha completado. Cada proceso del ciclo de compras o aprovisionamiento se corresponde a uno de los componentes de este módulo MM. Durante este proceso de compra tienen lugar siete fases esenciales que detallamos:

• Determinación de requerimientos: a través de la planificación de materiales MRP Material Resource Planning o CBP Consumption Based Planning (Planificación Basada en el Consumo) podemos realizar una previsión de las necesidades de material que tenemos y determinar las cantidades a adquirir.
• Determinación de la fuente de aprovisionamiento: se realizan acuerdos de compra a largo plazo con proveedores existentes en función del tipo de suministro que se requiera. Esta información se debe introduce en sistema para que se generen las solicitudes de cotización (RFQ Request for Quotation) y la empresa sea pueda tomar una decisión sobre sus necesidades de suministro.
• Selección de proveedores y comparación de cotizaciones: es una función en el módulo MM que realiza una comparación de las cotizaciones recibidas por diferentes proveedores y que hayan introducido en sistema. El usuario puede seleccionar y rechazar las cotizaciones basadas en criterios y necesidades específicas, permite también simular escenarios de precios y, elegir los mejores precios en función de los datos de entrada.
• Procesamiento de pedidos de compra: una vez comparadas todas las ofertas o cotizaciones por el sistema y se ha seleccionado la más beneficiosa, el siguiente paso es crear la orden de compra mediante el uso de la solicitud de compra que ya está en sistema. La orden de compra arrastrará la información de la solicitud y realizará el envío de esta orden al proveedor automáticamente. Existe también la opción de crear esta orden de compra manualmente.
• Seguimiento a la orden de compra: los pedidos de compras que se han enviado a proveedores se pueden controlar automáticamente por recordatorios que el usuario puede parametrizar de las órdenes de compra.
• Recepción de productos y gestión de inventarios: el proveedor debe subministrar el stock o servicios según lo acordado en la orden de compra. Estos bienes pueden ser controlados a través de los parámetros establecidos en el sistema y se puede confirmar su recepción basándose en el número de la orden de compra.
• Verificación de facturas: el importe y cantidad de la orden de compra debe coincidir con el importe y cantidad de la factura generada para evitar desviaciones en cantidades y costes. Antes de realizar la transacción la información es verificada en sistema y se pasa a los usuarios encargados de ejecutar la transacción.