¿Qué es un Smartsheet y para qué sirve?

¿Qué es un un Smartsheet?

Un Smartsheet es un gestor de proyectos y está considerado como herramienta de referencia en la gestión de proyectos. Surge como una evolución de la hoja de cálculo para la gestión de proyectos, pero como funcionalidad añadida permite su integración con herramientas externas y aplicaciones empresariales de las más utilizadas como Tableau, Access, SharePoint, Gsuite, SalesForce o Dropbox.

Es una herramienta online para gestionar y administrar proyectos y facilitar el trabajo en equipo, siendo la gestión de los proyectos una de las tareas más complicadas del trabajo en equipo, la falta de una adecuada organización en el trabajo que puede repercutir en equipos poco eficientes y eficaces.

Es una aplicación que permite optimizar los procesos, ofreciendo plantillas prediseñadas, cruce de datos entre las diferentes hojas de trabajo y asignación de roles a cada miembro del equipo. Nos ayuda a controlar y a optimizar las tareas.

Smartsheet tiene además utilidades como herramienta para la creación de listas de tareas, centralizar la información de los clientes, realizar formularios web, planificar eventos, controlar procesos de negocio en general, realizar reportes a través de diagramas de Gantt siendo estos gráficos la representación de la programación de las tareas de forma visual, especifica y sencilla.

Mientras que el resto de las herramientas de gestión de proyectos se centran en tiempos (horarios) y tareas Smartsheet se basa en la colaboración de todo el equipo para la consecución de los objetivos deseados, planificando, administrando, automatizando y elaborando informes sobre el trabajo de la empresa en general.

¿Cómo se usa un Smartsheet?

El funcionamiento de un Smartsheet es similar al de la hoja de cálculo de manera que facilita mucho el aprendizaje pero con muchas más funcionalidades que una simple hoja de cálculo sin perder la sencillez de esta.

Su funcionalidad se centra en la planificación, secuenciación e interrelación de tareas asignadas a cada uno de los integrantes del equipo del proyecto.

Tiene filas inteligentes, que nos permiten reducir o ampliar la información dependiendo del grado de detalle que necesitamos de una tarea. También la posibilidad de crear flujos de trabajo, incrustar archivos en la fila donde tenemos referenciada una tarea, copiar conversaciones o iniciar una discusión sobre un punto en una de ellas. Esto nos permite tener la información justo en el punto concreto donde la necesitamos.

Otra de las funcionalidades que ofrece es que podemos elegir entre diferentes tipos de vista como calendario o escala de tiempo además de la de hoja de cálculo, lo que nos permite controlar a la perfección la ejecución de los proyectos, así como tener una visión general del trabajo pendiente a largo plazo.

¿Cuánto cuesta un Smartsheet?

Disponer de la herramienta Smartsheet tiene un coste asociado, ya que no hay versión gratuita de la aplicación, pero si dispones de diferentes versiones con diferentes precios que vamos a ver a continuación.

La primera opción que tenemos es el Smartsheet Estándar que es un buen punto de partida para negocios que crecen, y para esta opción tenemos dos versiones:

• Smartsheet estándar individual: esta versión de Smartsheet estándar tiene un coste de 50 € por mes para una facturación anual y dispones de las funciones básicas para el funcionamiento del equipo.
• Smartsheet estándar comercial: la versión estándar comercial tiene un coste de 22 € al mes por usuario y con una facturación anual y para un mínimo de 3 licencias.Es la versión idónea para cuando en la gestión de un proyecto intervienen varios usuarios (3 o más usuarios) y necesitamos una licencia para cada uno de ellos. Esta versión tiene funcionalidades añadidas de la versión individual como son el análisis de datos, la gestión de informes, el seguimiento de progresos con registros de actividad, o la aplicación de marca personalizada.
• Smartsheet premium y empresarial: Smartsheet ofrece también planes más completos para empresas de mayor volumen de trabajo como son las versiones premium y empresarial.  Estas versiones incluyen automatización, controles de seguridad, paneles y características avanzadas para el plan de negocios. Sus precios dependerán de las necesidades del cliente.

¿Cómo hacer una diagrama de Gantt en un Smartsheet?

Un diagrama de Gantt es un gráfico para la representación de la programación de las tareas de forma visual, especifica y sencilla.

Los Smartsheet como software disponen de plantillas de diagramas de Gantt, que facilitan la organización de rutas y la calendarización de tareas.  Se puede partir de alguna de estas plantillas o diseñar el proyecto desde cero

Para hacer diagramas de Gantt desde plantilla previa en Smartsheet primero de todo tendremos que descargar la plantilla, una vez descargada la plantilla tendremos que enumerar las tareas en nuestra plantilla. Estas son la base del diagrama de Gantt. Que nos desglosa el proyecto en pequeños fragmentos o etapas, que serán las tareas del proyecto.

Las tareas deberán priorizarse en el orden en qué deben completarse así como añadir fechas de inicio y finalización para cada una de ellas a la línea de tiempo del proyecto y calcular la duración de cada una de ellas.

¿Te animas a crear un diagrama de Gantt de tu proyecto en Smartsheet?