El SAP Controlling: Qué es y principales usos

Como bien sabréis, SAP es un ERP compuesto por diferentes módulos integrados entre sí y que comparten información entre ellos, mejorando así la eficiencia de las organizaciones en su gestión de las operaciones, y SAP Controlling es uno de estos módulos.

Primero explicaremos el módulo SAP Controlling y en detalle los submódulos que podemos encontrar dentro del módulo de Controlling así como las utilidades de cada uno de ellos y los principales usos que nos aporta el sistema para las empresas.

¿Quieres ser un experto? ¡Infórmate sobre el Curso de SAP de Deusto Formación!

¿Qué es el módulo SAP controlling-CO y como se origina?

El SAP Controlling es un módulo financiero del sistema SAP que se encarga de la gestión y del control de costes y de la planificación a nivel contable de la empresa que lo implementa.

El término SAP CO como denominación a este módulo del ERP proviene del término en inglés «Controlling», su traducción en español cuando nos referimos a este módulo sería el Módulo Control o Módulo de Contabilidad de Costos para ser más específicos y estar dentro de contexto.

CO o Controlling pertenece al sector de módulos financieros de SAP junto con los otros módulos Financieros más comúnmente utilizados de SAP son FI (Finanzas) y TR (Tesorería).

En un inicio el módulo de Controlling de SAP no era un módulo SAP por sí mismo sino que estaba integrado dentro del módulo de finanzas del ERP (FI), ambos módulos formaban un solo y único módulo llamado SAP FICO donde se englobaba toda la gestión de actividades financiera y de análisis de costes de las empresas.

Posteriormente, y al cabo del tiempo, cada una de estas áreas había crecido demasiado dentro de SAP ya que se le habían aplicado mejoras al sistema así como nuevas funcionalidades.  Fue entonces cuando ambas actividades se separaron en dos módulos diferentes y propios de SAP que son los dos módulos con los que contamos ahora, el módulo de finanzas (SAP FI) y el módulo de controlling (SAP CO).

Los submódulos de SAP controlling.

A continuación explicaremos los submódulos del SAP Controlling y la información que nos proporciona cada uno de ellos.

• Contabilidad de elementos de coste:

Este submódulo de SAP Controlling proporciona información sobre los costes y beneficios de la organización. De él obtendremos toda la información relacionada con costes y beneficios de toda la organización. Este módulo está completamente integrado con el módulo de finanzas de SAP (SAP FI), por lo que todos los asientos contables se actualizan automáticamente desde el módulo FI (Contabilidad Financiera) al módulo CO, sin necesidad de intervención manual, lo que representa una gran ventaja para las organizaciones.

Los elementos de coste son la base para la contabilidad de costes, ya que permiten al usuario ver los costes de cada cuenta asignada a un elemento de coste.

• Contabilidad de los centros de costes:

Proporciona información relacionada con los costes del negocio. Los centros de coste dentro de SAP son normalmente asignados a departamentos concretos o a managers responsables de ciertas áreas de la empresa. Algunas de estas áreas pueden ser marketing, compras, recursos humanos, finanzas, infraestructuras, sistemas informáticos, administración, legal o calidad y son normalmente departamentos gestionados con centros de coste. Además, se pueden crear centros de coste específicos para cada área funcional, proceso que es bastante habitual.

• Órdenes internas:

Este sub-módulo es usado como un método para agrupar costes y transacciones de negocio relacionados con una tarea específica. Es una herramienta de monitorización y seguimiento para ayudar a los mandos en el proceso de toma de decisiones.

• Cálculo de costes basado en actividades (ABC):

Este sub-módulo de SAP CO permite definir con mayor precisión el origen de los costes relacionados con un proceso particular.

• Control de costes de producto:

Nos permite analizar todos los costes relacionados con un determinado producto para poder decidir el mejor precio de mercado ateniendo a los costes que este conlleva.

Principales usos del módulo SAP controlling.

El módulo de SAP Controlling nos proporciona la información necesaria sobre costes para facilitar las decisiones de gestión en la empresa. Facilita la coordinación, el control y la optimización de todos los procesos en una empresa. Para facilitar esta coordinación y control de costes en una empresa a posteriori, implica que previamente se deberán registrar en el sistema tanto el consumo de los factores de fabricación como los servicios suministrados por una empresa y todos estos registros quedarán plasmados en el módulo de controlling.

La tarea principal del módulo de controlling es la planificación, además de documentar sucesos reales. Es gracias a esta planificación de costes a través de la cual puede determinar desviaciones mediante la comparación de datos reales con datos del plan. La determinación de estas desviaciones permite controlar los flujos empresariales.

Estos usos del módulo de SAP CO proporcionan información de apoyo a los mandos de la empresa con la finalidad de planificar, informar y monitorizar las operaciones del negocio lo que facilita el proceso de la toma de decisiones.

¿Tienes el control de costes y la planificación de costes de tu empresa integrados en SAP? ¿Te plantearías su implementación para detectar desvíos y fijar precios de venta de productos?