Cómo trabajar por proyectos

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Trabajar por proyectos supone que:

• Fijamos unos objetivos determinados.
• Impulsamos un proyecto para alcanzar dichas metas.
• Y, para desarrollar el proyecto, planificamos, organizamos, ejecutamos, controlamos y evaluamos el trabajo a realizar para llevar a buen puerto dicho proyecto.

La importancia del trabajo por proyectos

Aunque queda fuera de toda duda la importancia de la dirección general y estratégica de las instituciones, la gestión de proyectos es el core business y el día a día de las empresas. Así, gestionar con destreza y con eficiencia los proyectos son cuestiones básicas para la supervivencia y competitividad de nuestras organizaciones. Además, podríamos trasladarlo también a nuestra vida personal, donde una gestión diestra de nuestros proyectos vitales contribuye de manera directa a nuestro bienestar personal.

La gestión del proyecto y el proyecto en sí mismos han de estar alineados con la misión, la visión y los objetivos de la organización. Si existen disfunciones es posible que el proyecto no cumpla con sus metas o que la propia gestión se vea alterada, ralentizada o, en general, obstaculizada por la no coincidencia de objetivos. Imagínate qué pasaría si intentaras gestionar el proyecto de exportar el producto “x” en tu organización pero la dirección general no pusiera medios a tu alcance para hacerlo (personal con conocimientos en comercio exterior, presupuesto suficiente para la prospección de mercados, etc.).

10 recomendaciones para gestionar de manera efectiva un proyecto

1. El proyecto tiene que nacer para cumplir con un objetivo o meta. Y, por lo tanto, previamente a su nacimiento, ha de haber existido un proceso de planificación estratégica en la organización.
2. Una vez fijada la meta y los objetivos operativos, así como el output que se persigue (productos a obtener), empieza la fase de diseño del proyecto.
3. A continuación, ya empezamos a bajar a la planificación de las acciones, actividades, indicadores, presupuesto, etc. del proyecto.
4. Conocimientos para dominar su metodología (por ejemplo, si implica hacer un estudio de mercado, dominar técnicas de investigación de mercadotecnia, estadística, etc.).
5. Fijación del equipo y de los recursos necesarios, así como del timing y de los elementos comunicativos del proyecto.
6. Control de su presupuesto, punto débil de muchas gestiones de proyectos; algunas por su insuficiencia, otras por la falta de habilidades del gestor o del equipo en asuntos económicos, etc.
7. Capacidad para haber desglosado, más allá de la primera planificación, las actividades, acciones y tareas del proyecto. Además, debemos ser capaces de ordenar su ejecución y de realizar su seguimiento y control.
8. Concreción y valoración, en distintos momentos del tiempo, de los indicadores de gestión y de impacto del proyecto. Sin evaluación no puede existir una gestión de proyectos eficiente.
9. Capacidad de haber reorientado acciones y actividades si, del análisis anterior, hubiéramos detectado desviaciones no convenientes.
10. Y, por último, fruto de las anteriores etapas, ser capaz de retroalimentar todo el sistema introduciendo mejoras, corrigiendo desviaciones, errores, etc. para próximos proyectos similares o con conexiones. Es básico que se gestione el conocimiento de esas fases de experiencia, innovación, etc.

Herramientas imprescindibles para la gestión de proyectos

Las herramientas para gestionar proyectos han de contribuir a:

• Obtener información en todo momento del proyecto y de su evolución.
• Conocer su trazabilidad: todos los pasos e hitos desde su inicio; así como los recursos utilizados y los productos generados.
• Si se trata de gestionar un proyecto de manera colaborativa, deben permitir compartir información, documentos y la comunicación multidireccional.
• Y, además, deben facilitarnos el trabajo haciéndolo más ágil y eficiente.

Instrumentos clásicos de gestión de proyectos

• Los flujogramas o diagramas de flujos, que son representaciones gráficas de los pasos de un proceso, con símbolos concretos que permiten indicar si ese paso genera un documento, si hay que tomar una decisión, si es una actividad, un conector del proceso, etc.
• El diagrama de Gantt. Nos ayuda a exponer el tiempo dedicado a cada tarea o actividad.
• El diagrama de Pert. Es un instrumento gráfico que nos permite ver las relaciones entre las tareas de un proyecto y calcular los tiempos del mismo.
• El mapa de procesos, como inventario gráfico de los procesos por ejemplo del proyecto.

Actualmente, además, contamos con herramientas de gestión de proyectos individuales o colaborativas muy potentes a nivel informático. Algunos ejemplos son Project, TeamLab, Evernote, TodoIst, etc. Estas herramientas nos ayudan a recopilar y analizar datos, a que todo el equipo visualice la evolución del proyecto y a poder gestionarlo de manera eficiente tanto a nivel individual como grupal. ¡Fórmate ahora con un curso de gestión de proyectos!

A trabajar por proyectos también se aprende, así que, si te ha gustado el post, infórmate de cómo poder formarte al respecto.