Ventajas de organizar un evento en formato online

La tecnología y la digitalización ayudan a generar nuevos modelos de negocios y a generar soluciones disruptivas en muchos sectores. La tendencia a la digitalización es algo que ya hace años que se ha iniciado en muchas compañías y sectores, pero la crisis sanitaria a raíz de la Covid-19 que estamos viviendo claramente ha hecho que muchos sectores pisen el acelerador. El sector de los eventos es uno de los que más rápido se ha transformado y reinventado. Ventajas de organizar un evento online. 

Los diferentes confinamientos decretados en gran parte de los países del mundo así como las restricciones a la movilidad han impactado mucho en sectores que se basan en la presencialidad como son los eventos. Al mismo tiempo, ha ocurrido otro cambio social que ha contribuido, como efecto colateral, a la digitalización de los eventos. Nos referimos al teletrabajo. El hecho de realizar reuniones a través de plataformas online, comunicarnos de forma ágil a través de varias plataformas y trabajar de forma colaborativa en formato digital, ha ayudado sin duda a la digitalización de los eventos.  

Ventajas de organizar un evento online

• Mayor participación

El hecho de que el evento sea online nos permite salvar barreras de espacio que pueden ocurrir cuando el evento es físico y hay limitaciones de espacio. Al hacer el evento online, las limitaciones de espacio prácticamente desaparecen.

• Mayor interacción

Las plataformas online a través de las que se realizan los eventos online facilitan interacciones entre los participantes (empresas, asistentes, ponentes, sponsors, etc.). La mayoría parte de plataformas permiten funcionalidades como realizar diferentes salas virtuales para hacer dinámicas de grupo, sistema de mensajería para realizar preguntas y comentarios, sistemas de interacción entre los participantes para poder realizar networking, entre otras muchas opciones. 

• Reducción de costes logísticos y de desplazamiento

Esto aplica tanto a la logística del evento en sí (transporte de materiales, creación y decoración de espacios, construcción de stands, etc.). 

También aplica a la logística de los asistentes, ya que no tienen que desplazarse de su casa con lo que desaparecen las barreras geográficas podemos asistir a eventos en cualquier parte del mundo de forma muy fácil. 

• Imagen de marca

Esta reducción de costes sitúa a las empresas participantes en un nivel más homogéneo facilitando que las empresas menores y con menos recursos puedan participar con una presencia e imagen de marca muy profesional sin necesidad de grandes inversiones. 

• Flexibilidad

Los eventos online permiten asistir y participar en directo, pero también en diferido, ya que quedan grabados. Ello añade un valor añadido y hace que el evento se pueda alargar en el tiempo y llegar a audiencias mayores. 

Principales retos en la organización de un evento online

Como acabamos de ver, los eventos online generan un amplio conjunto de ventajas. Siempre teniendo en cuenta que, no por ser online, requieren menos planificación y menos complejidad. La máxima de que para que un evento sea un éxito requiere una planificación minuciosa, aplica también a los eventos online. No tenemos que subestimarlos en cuanto a organización, ya que son también eventos complejos. 

Más allá de la planificación, hay ciertos retos a los que los eventos online tienen que hacer frente. Algunos de ellos, en muchos casos ya han sido superados y se están incluso superando las expectativas. En otros casos, otros están aún pendientes de resolver. De hecho, se empieza a hablar de los eventos híbridos que se empezarán a organizar tan pronto la situación sanitaria lo permita, ya que el objetivo será aunar lo mejor de las dos modalidades: lo digital y lo presencial.  

A continuación detallamos los principales retos actuales: 

• Elección de la plataforma adecuada

Hay muchas opciones tecnológicas disponibles y es importante conocerlas para poder elegir la que más se adecua a nuestro evento. Tenemos que asemejar la selección de la plataforma a la elección del espacio físico en el caso de los eventos presenciales. 

• Controlar la tecnología

Del mismo modo que elegimos la plataforma adecuada, tenemos que conocer todas las funcionalidades así como dominar todas las aplicaciones tecnológicas que vamos a usar. En un evento online, los momentos se concentran mucho más y los usuarios se conectan, en la mayor parte de los casos, al mismo tiempo. En estos momentos tan importantes, no podemos permitir que la tecnología nos juegue una mala pasada. Tendremos que haber hecho muchas pruebas y tener planes B y personas con conocimientos tecnológicos para que ayuden en caso que algo no funcione. 

• Generar una experiencia memorable

Los eventos también tienen un componente social, relacional y de experiencia. El principal reto de los eventos online es cómo trasladamos esto a través de una plataforma digital. Por ello, la creatividad y la innovación son esenciales. 

Diríamos que este es el punto que más está costando actualmente.  

¿Has organizado algún evento online con alguna de estas plataformas? ¿Cuál recomendarías?