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¿Cuál es la estructura de un evento? La desgranamos

¿Cuál es la estructura de un evento? La desgranamos

Escrito por Clara Carreira Salgueiros

Conferencias, seminarios, talleres, ferias, exposiciones, actividades culturales, institucionales… Detrás de cada evento se encuentra un equipo multidisciplinar que lo hace posible. Si estás leyendo este blog ahora mismo, es porque tú también quieres formar parte de este conjunto de profesionales. En las siguientes líneas te desgranamos con detalle la estructura de un evento. ¡Sigue leyendo!

Todo acto tiene una espina dorsal que lo sostiene. En el Curso de Gestión y Organización de Eventos de Deusto Formación aprenderás a definir la estructura base sobre la que trabajar. Ponemos a tu disposición los mejores recursos académicos a través de nuestro campus online, al que podrás acceder las 24 horas del día. Empápate de los conocimientos de un completo temario, avalado por Unit Elements, profesionales del área. ¡Rellena el formulario y empecemos!

Así se estructura un evento: las partes

Cada evento es un mundo en sí mismo. Y es que no es lo mismo encargarse de organizar una boda que una feria de empleo. ¡Salta a la vista! Teniendo en cuenta esto, la estructura de un evento tiende a ser parecida independientemente del área en la que se enmarque. Y es que, todos y cada uno de ellos cuentan con:

  • Un acto de recepción, es decir, una presentación de lo que viene.
  • Una fase de desarrollo, en la que se ejecutan las principales actividades.
  • Un momento de networking, en el caso de que hablemos de encuentros de tipo profesional.
  • Una clausura.

Veamos todas estas fases al detalle, ¡vamos allá!

Acto de recepción

Después de unos meses de organización, ha llegado por fin el esperado momento: la celebración del encuentro. La estructura de un evento comienza por la recepción de las personas asistentes. Aunque esta puede variar atendiendo al acto del que estemos hablando, por norma general, la bienvenida a las personas participantes en la actividad es el punto de partida. Esta fase incluye cuestiones como:

  • Saludo inicial de la organización del encuentro y agradecimiento a aquellas personas que se han acercado al mismo.
  • Explicación de los objetivos del evento y su desarrollo.
  • Pequeña guía en el caso de que haya que inscribirse para poder participar en las diferentes actividades que se realicen.
  • Reparto de merchandising o materiales informativos.

Fase de desarrollo

La estructura de un evento tiene, por supuesto, una fase de desarrollo que, dependiendo del área en la que se enmarque, tomará un rumbo u otro. Así pues, si por ejemplo estamos hablando de una jornada de conferencias acerca del medioambiente, te encontrarás con diferentes ponencias a lo largo del encuentro, así como mesas redondas en las que se debatirán los principales retos a los que le hace frente la sociedad.

Si, por el contrario, hablamos de una feria de empleo, podrás encontrarte con charlas informativas acerca de cuestiones como pueden ser la Garantía Juvenil, así como talleres para mejorar habilidades o encuentros con empresas para empezar a tejer tu red de contactos profesional.

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Descansos, parte de la estructura de un evento

Descansar también forma parte de la estructura de un evento, ¿lo sabías? Y es que las pausas también están planificadas y son, en muchas ocasiones, una excelente oportunidad para compartir un momento distendido con el resto de las personas presentes en el encuentro. Una forma de intercambiar opiniones y conocer a aquellos y aquellas interesadas en las mismas materias que captan tu atención.

En encuentros como las ferias de empleo, los descansos son una oportunidad perfecta para hacer networking y abrirte a nuevos proyectos.

Además de para este tipo de cuestiones, los descansos también son el momento idóneo para ir a por un refrigerio o comer, a la espera de que comience la siguiente sesión.

Cierre del encuentro, el punto final

Dentro de la estructura de un evento no podíamos obviar el cierre. Aunque como hemos remarcado a lo largo de este blog, esta despedida del público asistente puede variar dependiendo del tipo de encuentro al que estemos haciendo referencia, suele contar con un discurso de los organizadores y patrocinadores, que hacen un pequeño balance del acto.

A este acto de cierre puede estar conducido por presentadores, y a él asisten tanto organizadores, como patrocinadores y asistentes. Un buen momento para sacar conclusiones, recopilar los comentarios de las personas asistentes y agradecer de nuevo, a todas aquellas que hayan participado en el evento, su presencia en este.

Como puedes observar, aunque la estructura de un evento puede variar en función de su naturaleza, todos y cada uno de ellos suelen contar con una hoja de ruta básica como la que hemos compartido en este blog.

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