Bases de protocolo para un evento de empresa o marca

El protocolo es el conjunto de normas consensuadas, ajustadas al derecho, la tradición y el sentido común que permiten otorgar a cada persona el lugar que le corresponde y garantizan el orden en toda actividad humana. Es también una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y actos. Su uso correcto da a conocer sin palabras la posición, el prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución. Por ello, es una gran herramienta de comunicación no verbal.

La importancia de cuidar el protocolo

En una empresa, el protocolo no es un lujo, sino una necesidad. Por ello es conveniente que las empresas incorporen y destinen, independientemente de su tamaño, parte de sus recursos a cuidar su imagen y a estudiar como transmitir sus valores para conseguir sus objetivos, que van desde alcanzar el éxito y la notoriedad, hasta ser económicamente más rentables. Es importante confiar en la organización de actos como una herramienta de comunicación y relaciones públicas, porqué, aun sin pensarlo, las empresas siempre comunican. Así, el protocolo empresarial es un elemento dinamizador que ayuda a maximizar el potencial comercial de una empresa.

El protocolo aporta a la empresa valores fundamentales como:

• Imagen: el protocolo de empresa ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y apariciones públicas.
• Proyección: ayuda a la proyección social de la empresa, ya que contribuye a mejorar las relaciones con el público.
• Comunicación: el protocolo comunica los mensajes de la empresa de modo eficaz.
• Procedimiento: establece unas normas y unas técnicas de organización, es decir, establece unos procedimientos de actuación que aportan calidad a los actos y a las relaciones.
• Rentabilidad: es una herramienta que consigue incrementar los beneficios de la empresa, optimizando el resultado de cada acto.
• Prestigio: ayuda a conseguir una imagen favorable de la empresa como consecuencia de una actuación excelente.

El protocolo en la empresa

Hoy en día, en que el mundo está saturado de productos y servicios, el éxito de una empresa radica en ser diferente de las demás. Esta diferenciación se consigue estableciendo y manteniendo unas buenas relaciones, y proyectando una buena imagen que consiga la tan valorada fidelidad y lealtad de los clientes. Por esto, para las empresas, es cada vez más importante ofrecer una buena imagen de sus actos y de sus apariciones externas. Por ello, cada vez se considera más necesario el dominio de las técnicas de protocolo.

Es necesario tener especialistas que conformen un departamento de protocolo que sea capaz de diseñar, gestionar, controlar y difundir los mensajes mediante la organización de los actos, y de regular y prevenir las distintas formas de actuar en el día a día.

El protocolo en la empresa se ocupará, pues, de organizar los actos que promocione la empresa, ordenar las actuaciones del día a día y, también, y sobretodo, se encargará de transmitir los valores de la entidad de acuerdo con su política global, para conseguir una cuenta de resultados mejor en términos de rentabilidad.

La organización de un evento

Son muchas las preguntas que nos tenemos que formular a nosotros mismos y a nuestros clientes para poder tener claro lo que queremos, cómo lo queremos y cual es la mejor forma de hacerlo:

• Cuál es el objetivo del evento.
• Cuál es el mensaje que se desea transmitir.
• Cómo vamos a identificar y definir el público objetivo al que nos dirigimos.
• En qué espacio vamos a desarrollar la actividad.
• Dónde se sitúa la presidencia, y qué tipo de visibilidad y proyección debe tener.
• Dónde se sitúan los invitados y como los vamos a recibir.
• Cuál debe ser la estructura del acto, qué orden debe seguir.
• Qué tipo de soporte audiovisual necesito.
• Cómo debe ser la decoración del espacio para condicionar la imagen que quiero transmitir.

Cada una de las decisiones que vayamos tomando, configuraran una realidad que es la que el público objetivo va a percibir y recordar. Y, en función de ello, generaremos una imagen, una sensación y una experiencia que en lo sucesivo quedarán íntimamente ligadas al valor de la marca.

Fases y aspectos clave

Aunque cada acto varía según su naturaleza, por lo general la estructura debe cumplir siempre con las tres fases principales:

Fase de planificación: Es decir, antes de que pase el evento se deben tener en cuenta todos los aspectos relacionados con el evento

Fase de ejecución: Momento en que se realiza el evento y que sigue lo definido en la fase de planificación

Fase de valoración: Posterior al evento es imprescindible sacar conclusiones de cómo se ha desarrollado el evento.

En cuanto a los aspectos clave del evento a tener en cuenta son:

• Tener claramente definidos el anfitrión y invitado de honor
• Haber planificado un buen recibimiento de los invitados
• Papel central del anfitrión en el recibimiento, despedida de los invitados y en los parlamentos durante el evento
• Ordenación de los asistentes
• Encuentro de anfitrión e invitados

En definitiva, la organización de eventos es una de las herramientas de comunicación más útiles para las empresas, pues resulta un buen instrumento para optimizar sus beneficios. Así que para poder organizar eventos de forma exitosa, debemos conocer, en primer lugar, qué objetivos persigue la empresa y, a partir de estos, diseñar eventos teniendo siempre en cuenta el público objetivo al que nos dirigimos. Para ello, es necesario tener un buen plan de protocolo, para diseñar el evento de la forma más precisa y adecuada.

¿Tu empresa tiene definido un protocolo de actuación para eventos? ¿Cuáles son los aspectos clave?

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