Cómo elaborar un plan de comunicación paso a paso

La comunicación es el conjunto de mensajes que una marca proyecta de forma interna y externa. Es esencial determinar la imagen e identidad de la empresa para que los mensajes sean siempre los mismos. Para ello es fundamental definir previamente la misión, visión y valores de una empresa y tienen que ser inherentes a su identidad e imagen. La estrategia de comunicación debe por lo tanto, formar parte de la estrategia general de la empresa y se debe trabajar de forma transversal con todos los departamentos que la forman.

Tipologías de planes de comunicación 

Antes de explicar el plan de comunicación debemos tener en cuenta los distintos planes de comunicación que deberían existir en toda empresa:

Manual de comunicación corporativa es el documento donde se deben plasmar la visión, misión y valores de nuestra empresa. Definirá los mensajes con los que nos proyectaremos como empresa tanto a nivel externo como interno de la empresa. 

Plan de comunicación externa específica la comunicación de la empresa hacia el exterior. Nos ayudará a mantener relaciones y promover productos y servicios. Va dirigido tanto a público final, como a proveedores, administraciones, prensa y con cualquiera con el que mantengamos relación.

Plan de comunicación interna destinado a todo el equipo humano de la empresa. El mensaje lanzado por cualquier miembro que forme parte de la empresa debe ser el mismo y se debe basar en este documento. Trabajar la comunicación interna es esencial ya que las trabajadores de una empresa son su carta de presentación y pueden llegar a ser los mayores embajadores de ella.

Manual de comunicación de crisis es un documento esencial que nos ayudará a afrontar situaciones en que la reputación de la empresa se pueda ver afectada. Para este tipo de  situaciones complejas  y complicadas de gestionar ya que hay que tomar decisiones arriesgadas rápidamente se recomienda disponer de este tipo de documento para prevenir posibles situaciones ya que es preventivo y ayudará a salir airosos y no dañar la imagen de empresa.

Plan de relaciones públicas destinado al ámbito de las relaciones con los medios, eventos, protocolos, patrocinios y relaciones institucionales. Suele destinarse un plan especial al trato con estos segmentos por las especificidades que requieren.

Programa de RSC aunque es de carácter voluntario, está cogiendo importancia en las marcas ya que aportan valor añadido por ser de impacto positivo a la sociedad. Destinado a tratar temas colaborativos con causas sociales, económicas o medioambientales de interés general. Mejoran la reputación de la empresa

Los planes explicados se pueden trabajar de forma independiente, aunque se recomienda elaborar un  plan estratégico de comunicación integral (PECI), que incorpore todos los aspectos y manuales citados.

El plan estratégico de comunicación integral (PECI)

El plan estratégico de comunicación debe ser el elemento referencial para todos los departamentos de la empresa, ya que  toda actuación de la empresa comunica.

Resumen ejecutivo

El resumen ejecutivo debe ser un breve extracto del plan de comunicación donde se explica en forma de síntesis. Debe servir para hacerse una idea general del plan.

Definiciones clave

Una introducción del plan de comunicación con datos clave de la empresa, definición de la visión, misión y valores y lo que se quiere conseguir de forma general con el plan de comunicación nos ayudará a poner a cualquier persona que consulte el plan a ponerlo en situación.

Estudio entorno

Se debe hacer un estudio interno y  externo a  la empresa en relación a la situación actual en el campo de su comunicación. La herramienta DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) , donde delimitamos los factores internos y externos, positivos y negativos de la empresa es una herramienta muy útil ya que rápidamente nos da una visión general de la situación.

Objetivos

Se debe especificar los objetivos del  plan de comunicación en este apartado. Los objetivos deben poder ser cuantificables con las KPI’s que se establezcan (Definimos las KPI’s en el apartado seguimiento y control del plan). También definimos la finalidad del plan de comunicación.       

Público objetivo y mensaje

Como hemos visto en las tipologías de planes de comunicación, los mensajes que una empresa lanza puede ir dirigidos a diferentes colectivos. Aunque el mensaje debe ser siempre el mismo, se debe tratar de diferente forma según a quién va dirigido y según el canal en el que se lanza.

Delimitar las diferentes audiencias a las que se llega o quiere llegar y realizar acciones concretas para cada una de ellas verse plasmado en plan de comunicación.                      

Estrategia

Las estrategias viene a ser las líneas en las que se trabajarán para llegar a los objetivos marcados y según las audiencias a las que se quieren llegar. Se trata diseñar las bases del modo en que se va a desarrollar el plan de comunicación.      

Acciones      

Las acciones son las operaciones o plan de trabajo que implementaremos  en base a las estrategias marcadas. Debemos ser realistas y tener muy claro los recursos que tenemos a nuestro alcance

Calendario

Será necesario hacer un cronograma del desarrollo del plan de comunicación.. Habrá campañas, eventos y otras acciones a desarrollar en momentos puntuales y otros que necesitarán de un desarrollo a largo plazo. La planificación es esencial pera garantizar que se realizarán las acciones y más teniendo en cuenta que en ocasiones se trabaja con otros departamentos de forma transversal.

Presupuesto

Normalmente se trabaja con un presupuesto cerrado para desarrollar el plan de comunicación, por lo tanto se deberá realizar el cálculo con los gastos de diseño y desarrollo.

Control y seguimiento       

En primer lugar debemos tener una KPI’s  o indicadores clave de rendimiento generales de comunicación. Estas KPI’s debe ir alineadas con los objetivos del plan. En comunicación las KPI’s deben ir relacionadas con tres aspectos clave:

• Por un lado las acciones realizada, es decir mensajes emitidos. Entran en este punto todo tipo de menajes, medios, formatos, etc..
• Las reacciones generadas en los mensajes
• Los impactos  de campañas que nos dan información de cómo nos proyectamos y como nos está viendo público objetivo

Las KPI’s serán básicas para poder calcular el ROI o retorno de la inversión del plan de comunicación.

Para llegar a las KPI’s será necesario hacer un seguimiento de métricas específicas para cada canal y formato. Recordar que habrá diferentes métricas tanto para los medios online como offline. Hay mucho a analizar, por lo tanto será clave centrarse en las métricas necesarias para llegar a las KPI’s.

¿Crees que es interesante desarrollar un plan estratégico de comunicación integral?

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