Guía básica de protocolo en un evento

La organización de un evento es una herramienta de comunicación bàsica para una empresa, ya que puede ser un importante aliado a la hora de lograr nuestros objetivos.

Pasos para organizar un evento con éxito

– Los objetivos: ¿qué se quiere conseguir y qué se quiere comunicar con el evento? ¿Qué mensajes, imágenes y valores se quieren transmitir? ¿Se pretende, por ejemplo, un crecimiento de las ventas, potenciar la marca, hacer un cambio de rumbo de la empresa,…?

– El público objetivo: ¿a quien se dirige la acción de comunicación? El publico objetivo serán los invitados que participaran en el evento. En función de las características de este público (clientes, proveedores, accionistas…), se iran determinando elementos como el lugar dónde se celebrará el evento, la fecha, el tipo de acto, la duración, etc. Cada público objetivo precisa de un tipo de evento concreto con unas características adaptadas a sus necesidades.

– El tipo de evento: existen eventos de caràcter oficial (promovidos por las instituciones públicas) o de carácter no oficial; actos de Estado, institucionales, académicos, culturales, empresariales, comerciales, sociales, familiares… I se pueden concretar en: inauguraciones, conferencias, conmemoraciones, entregas de premios, efeméridas, recepciones, homenajes, conciertos, exposiciones, etc. En función del tipo de evento que se organize y de quien lo promueva, las normas de protocolo a seguir seran unas u otras.

El protocolo a seguir en la organización de un evento

El protocolo es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por tradicion que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y los actos. Su uso correcto da a conocer sin palabras la posición, el prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución.

Existen diferentes tipos de protocolo: empresarial, religioso, cultural, militar, diplomático… El protocolo empresarial, que es el que nos ocupa a nosotros, se ha convertido en un elemento básico en toda organización, ya que cuidar la imagen y los valores que se quieren transmitir es esencial para maximizar el potencial comercial de la empresa y para diferenciarse de la competencia.

A la hora de organizar un evento empresarial, el protocolo a seguir se define en las siguientes fases:

1. Fase de tanteo: en la cual se valora la necesidad de organizar el evento o no, de acuerdo con los fines y objetivos marcados.
2. Fase de información: una vez decidio que se tira adelante el evento, es el momento de investigar experiencias similares y juntar toda la información que puede ser necesaria para diseñar el acto.
3. Fase de recopilación: momento en el que literalmente se recopila toda la información y material necesarios para la planificación del evento.
4. Fase de anteproyecto: redacción de un borrador de programa general, sin muchos detalles, que incluye el cornograma, el croquis de los espacios, un primer listado de posibles invitados, el contexto general del acto… Es una fase muy creativa de diseño y innovación.
5. Fase de discusión o debate técnico: es el momento de discutir el borrador de anteproyecto con la organización y sus colaboradores. Es aconsejable hacer uso de medios informáticos para ilustrar la exposición. Es una fase de discusión, de preguntas, de sugerencias.
6. Fase de proyecto y programación: redacción del programa oficial del acto que debe incluir el cronograma detallado del evento, los croquis (que permitan interpretar el programa y ayuden a visualizar cómo serán los espacios, los movimientos previstos, los recorridos, el protocolo para los asistentes…), el libro de ruta (en el caso que haya desplazamientos de uno o mas invitados), los diseños o grafismos (invitaciones, carteles, minutas, credenciales, diplomas, etc), el listado de invitados, el presupuesto y los anexos necesarios.
7. Fase de organización: planificación general de todo el evento, llevando a la práctica el programa oficial elaborado: elaboración del listado de invitados, cartas de invitación, carteles indicadores; montaje y adecuación de los espacios, preparación del material de sonido e iluminación, pantallas y proyectores, elementos decorativos; montaje de comedores, adecuación de los servicios higiénicos, servicio de guardarropia; accesos a las instalaciones, control de invitaciones, zonas de aparcamiento; regalos, diplomas, medallas; guión de las intervenciones, elaboración de documentos necesarios; servicios de información y atención al publico, servicos de seguridad integral del acto, etc.
8. Fase de taquilla: es la fase de control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia. Comprende la elaboración de los listados de invitados, el envio de las invitaciones, el seguimiento de las mismas, el control de las confirmaciones, la atención a los invitados y la asignación de los asientos.
9. Fase de comunicación externa e interna: la comunicación interna es el guion técnico o escaleta que deben tener las personas que tienen que velar para que todo salga bien. Es la versión del programa en la que se incluyen las acciones que los diferentes organizadores tienen que realizar en cada momento; se entrega a los técnicos, auxiliares y colaboradores. La comunicación externa es el programa que se facilita a los invitados con el guión general del evento.
10. Fase de ensayos: es una prueba muy realista, un ensayo general del evento, que se realiza la víspera de la fecha programada. Tiene como objetivo la comprovacion de que el montaje es correcto, y también que todas las personas que intervendrán en el acto ensayen las acciones que les competen.
11. Fase de ejecución: es el evento en sí, el momento real en que se lleva a cabo. Es una fase en la que se tiene que mantener un alto nivel de control general de la situación, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo programado y resoliendo todas las incidencias que puedan surgir.
12. Fase de valoración: una vez pasado el evento, es el momento de analizar lo que se ha programado y la forma como se ha ejecutado. Es importante estudiar los errores y los aciertos, para tenerlos en cuenta en futuros eventos. Se elaborará un informe de conclusiones con la valoración técnica de cada procedimiento.

Estos son los pasos a seguir a la hora de organizar un evento. Seguirlos es básico para evitar olvidos y tenerlo todo bajo control; no se puede dejar ningún aspecto a la improvisación si lo que se quiere es lograr con éxito los objetivos marcados.

¿Cuál es el próximo evento que tienes previsto organizar?

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