Guía para un protocolo de eventos: qué tener en cuenta

El protocolo de eventos es el conjunto de reglas consensuadas por norma o por tradición que establecen la forma de actuar en distintas situaciones humanas. Es una forma de comunicación y sistematización del orden de funcionamiento de las relaciones y los actos. Su uso correcto da a conocer, sin palabras, la posición, el prestigio o el respeto de una persona, empresa o institución. ¡Sigue leyendo para conocer su importancia y las fases imprescindibles a seguir en cualquier acto!

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La importancia del protocolo en un evento

El protocolo en eventos es clave para que cualquier encuentro se desenvuelva de forma exitosa. Y es que esta herramienta permite disponer a las personas asistentes de forma lógica, atendiendo a su cargo, lo que contribuye a la logística del acto. A su vez, también posibilita la organización de la estructura del evento. Por ejemplo, si hablamos de una entrega de premios, permitirá establecer el orden de intervención de las autoridades asistentes, así como de organizadores, patrocinadores y el resto de participantes.

Además, contar con un protocolo elevará la imagen del evento, que será percibido como un encuentro más profesional y serio, ofreciendo una mayor reputación a la persona o entidad organizadora. Por último, queremos destacar la importancia de esta herramienta de cara a ser una hoja de ruta en materia comunicativa, y un hilo conector que mejora las relaciones empresariales y diplomáticas entre las personas asistentes.

Así mismo, contar con un protocolo de eventos permitirá situar a todas las figuras en el encuentro y facilitará la gestión de medidas de evacuación en caso de que se produzca una situación emergencia.

Estas son las fases imprescindibles a seguir en un evento

El protocolo de eventos varía en función de si hablamos de un encuentro oficial (promovido por las instituciones públicas) o de carácter no oficial (actos de Estado, institucionales, académicos, culturales, empresariales, comerciales, sociales, familiares…). En función del tipo de acto que se organice y de quien lo promueva, las normas protocolarias a seguir serán unas u otras. Así pues, aunque existen numerosos tipos de protocolo (religioso, cultural, militar, empresarial o diplomático, entre otros), todos ellos cuentan con unas fases a seguir de cara a su organización durante la celebración del evento en cuestión.

En las siguientes líneas las desgranamos uno por uno los pasos para organizar un acto. ¡Toma nota!

1. Fase de tanteo: en la cual se valora la necesidad de organizar el evento o no, de acuerdo con los fines y objetivos marcados.
2. Fase de información: una vez se ha decidido que el evento sale adelante, es el momento de investigar experiencias similares y aunar toda la información que pueda ser necesaria para diseñar el acto.
3. Fase de anteproyecto: redacción de un borrador de programa general, sin muchos detalles, que incluye el cronograma, el croquis de los espacios, un primer listado de posibles invitados, el contexto general del acto… Es una fase muy creativa de diseño e innovación.
4. Fase de discusión o debate técnico: es el momento de discutir el borrador de anteproyecto con la organización y sus colaboradores. Es aconsejable hacer uso de medios informáticos para ilustrar la exposición. Se trata de una fase de discusión, preguntas y sugerencias.
5. Fase de proyecto y programación: redacción del programa oficial del acto, que debe incluir el cronograma detallado del evento, croquis que ayuden a visualizar cómo serán los espacios, libro de ruta (en el caso de que haya desplazamientos de uno o más invitados), diseños o grafismos (invitaciones, carteles, minutas, credenciales o diplomas), listado de invitados, presupuesto y anexos necesarios.
6. Fase de organización: planificación general de todo el evento, llevando a la práctica el programa oficial. Así pues, se creará la lista de invitados, cartas de invitación, carteles indicadores; montaje y adecuación de espacios; preparación del material de sonido e iluminación y elementos decorativos; comedores, adecuación de los servicios higiénicos, servicio de guardarropa; accesos a las instalaciones, control de invitaciones, zonas de aparcamiento; regalos, diplomas, medallas; guion de las intervenciones, elaboración de documentos necesarios; servicios de información y atención al público; y servicios de seguridad integral del acto.
7. Fase de taquilla: es la fase de control del listado de invitaciones y confirmación de asistencia. Comprende la elaboración de los listados de invitados, el envío de las invitaciones, el seguimiento de las mismas, el control de las confirmaciones, la atención a los invitados y la asignación de los asientos.
8. Fase de comunicación externa e interna: la comunicación interna es el guion técnico o escaleta que deben tener las personas que tienen que controlar que todo salga bien. Es la versión del programa en la que se incluyen las acciones que los diferentes organizadores tienen que realizar en cada momento. Este documento se entrega a los técnicos, auxiliares y colaboradores. En cuanto a la comunicación externa, hablamos del programa que se facilita a los invitados con el guion general del evento.
9. Fase de ensayos: es una prueba muy realista, un ensayo general del evento, que se realiza la víspera de la fecha programada. Tiene como objetivo la comprobación de que el montaje es correcto, y también una oportunidad para que todas las personas que intervendrán en el acto ensayen las acciones que les competen.
10. Fase de ejecución: es el evento en sí, el momento real en que se lleva a cabo. Es una fase en la que se tiene que mantener un alto nivel de control general de la situación, haciendo un seguimiento exhaustivo de que todo se desarrolla según lo programado y resolviendo todas las incidencias que puedan surgir.
11. Fase de valoración: una vez pasado el evento, es el momento de analizar lo que se ha programado y la forma como se ha ejecutado. Es importante estudiar los errores y los aciertos, para tenerlos en cuenta en futuros eventos. Se elaborará un informe de conclusiones con la valoración técnica de cada procedimiento.

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