Herramientas de comunicación interna para las empresas

La comunicación corporativa es la comunicación que las empresas realizan con todos los grupos con los que se relaciona, también denominados los grupos de interés. Uno de los principales colectivos con los que las empresas se comunican es con sus empleados y es entonces cuando hablamos de comunicación interna. Muchas veces cuando hablamos de comunicación corporativa no pensamos en la comunicación interna sino que siempre nos viene a la cabeza la comunicación con los clientes. Es cierto que la comunicación para vender es muy importante pero la comunicación interna es también fundamental.

En el post de hoy te detallamos todas las herramientas que tienes que conocer para realizar un buen plan de comunicación interna.   

Qué es la comunicación interna

La comunicación interna es la comunicación que se realiza dentro de una compañía de cara a los empleados que se centra en varios objetivos como informar, motivar, convencer así como integrar y hacer sentir parte de un grupo.

Cuando una empresa sistematiza y asigna una importancia destacada a la comunicación interna es porque apuesta por valores como la transparencia y la participación. Hay varios motivos por los cuales las empresas apuestan por este tipo de comunicación y a pesar de que a menudo se percibe como un elemento poco estratégico, nada más alejado de la realidad. Veamos algunos objetivos estratégicos que se persiguen a través de la comunicación interna:

• Consecución de objetivos: para que los empleados trabajen como un equipo y sean partícipes de los objetivos generales de la empresa tienen que conocerlos y sentírselos como suyos. Para ello, la comunicación es fundamental.

• Gestión de conocimientos: a través de varias herramientas de comunicación interna podemos canalizar y formar a empleados para que los empleados puedan acceder a conocimientos específicos y por lo tanto tengamos una plantilla con mayores competencias y conocimientos.

• Gestión del cambio: el éxito o fracaso de muchos proyectos depende en gran parte de la capacidad de gestionar el impacto que el cambio genera en la organización. A través de la comunicación conseguimos informar, involucrar y motivar al equipo para que vean el cambio como una oportunidad y una mejora.

• Genera equipo: las empresas en las que hay una falta de comunicación interna suelen trabajar como si los diferentes departamentos fueran silos de forma que les falta la visión de un equipo único que rema hacia una misma dirección. A través de la comunicación horizontal, transversal a través de los diferentes departamentos, se fomenta el sentimiento de formar parte de un gran equipo.        

Herramientas para el plan de comunicación interna

Para conseguir todos los objetivos que acabamos de mencionar hay un conjunto de herramientas que podemos implementar. Veámoslas a continuación:

1. Manual del empleado: está relacionado con el plan de acogida de nuevos empleados y recoge la información esencial de la compañía en cuanto a misión, visión, valores, estructura, organigrada, normas básicas, procedimientos, etc.  

2. Newsletters vía e-mailing: son comunicaciones periódicas que se realizan normalmente de forma transversal en la compañía con la voluntad de que los empleados estén informados de los datos más recientes de la empresa. Es una de las herramientas clave que hacen que los empleados se sientan parte del equipo.
   Actualmente, en la mayoría de empresas se realiza de forma digital pero en función de las características de la compañía puede hacerse en papel u otro formato más adecuado.

3. Tablón de anuncios: esta herramienta es complementaria a las newsletters ya que se suelen comunicar aspectos muy destacados que la empresa quiere comunicar a sus empleados. Normalmente no es una primera fuente de comunicación en si misma sino que es más bien un repositorio de información relevante.   

4. Reuniones presenciales o videoconferencias: en función del tamaño de la empresa, de si está presente en varias localizaciones, se optará por una fórmula presencial o a distancia. Acostumbran a ser comunicaciones realizadas por parte de personal directivo y que se realiza de forma asidua pero no muy frecuente, por ejemplo de forma trimestral o incluso anual.    

5. Portal del empleado: es la evolución del tablón de anuncios, manual del empleado, newsletters, etc. ya que suele actuar como un repositorio digital de toda esta información e incluso información ampliada como nóminas, documentos fiscales, etc.
   La ventaja es que los empleados pueden acceder a él siempre que lo necesiten.   

6. Buzón de sugerencias: cuando pensamos en comunicación corporativa pensamos habitualmente en la comunicación de la empresa hacía los empleados pero también es muy recomendable dar voz a los empleados y que se puedan expresar. Los buzones de sugerencias suelen ser buenas herramientas pero cualquier otra que se nos ocurra que permita a los empleados comunicarse con la empresa será también efectiva.  

7. Eventos: suelen ser actos que se organizan con el fin de motivar al equipo o celebrar un hecho destacable, por ejemplo. Estos actos son momentos muy adecuados para fomentar la comunicación.    

¿En tu compañía hay una política de comunicación interna? ¿Qué herramienta crees que es más efectiva?