evento online
23/11/2020

Cómo organizar un evento online

Marketing Digital

La digitalización de muchos sectores y modelos de negocio es una tendencia que ya muchas compañías han empezado a experimentar. Pero a raíz de la crisis sanitaria que estamos viviendo y las consecuencias económicas que está generando, son muchos los sectores que están reconvirtiéndose y buscando nuevas formas de ingresos. 

Claves para organizar un evento online 

Si no hubieran preguntado hace un año ¿cómo ves el futuro de los eventos online? Seguro que hubiéramos respondido con frases del tipo “un evento que no sea presencial, no es un evento” o “¿cómo vamos a organizar un evento sin que haya una experiencia física?”. 

La realidad que estamos viviendo estos meses nos demuestra que los eventos online son perfectamente factibles y que tienen muchas ventajas. Si bien es verdad, que hay experiencias presenciales que no las podemos digitalizar. Es por ello que, a pesar de que ahora prácticamente todos los eventos son online, en el futuro podemos vislumbrar que iremos a modelos híbridos, buscando precisamente equilibrar lo mejor de los dos mundos: lo online con la experiencia presencial.

Tanto como si ya hemos organizado eventos online como si aun no lo hemos hecho, pero queremos tener claro cómo hacerlo, a continuación veremos cuáles son los principales pasos para organizar un evento virtual y que sea todo un éxito:

  • Objetivos y necesidades estratégicas: Hay ciertos pasos en la organización de los eventos que, no por ser online, tenemos que descuidar. El hecho de entender bien los objetivos que perseguimos con el evento, cuáles es el contexto estratégico, qué necesidades quiere cubrir, etc. son esenciales sea cual sea la modalidad del evento. 
  • Definir el formato: Este también es un paso que no tenemos que saltarnos y que marcará el éxito del evento. Que sea online no quiere decir que no tengamos que definir la estructura, duración, tono, nivel de participación, número de asistentes, notoriedad que debe tener el evento, etc. 

Por el hecho de realizar un evento online nos puede parecer que hay muchos elementos que podemos dejar a la improvisación, pero justamente esta es una falsa creencia, ya que nada más lejos de la realidad.

  • Selección de la plataforma: En este caso, podemos establecer un paralelismo entre la plataforma y el lugar físico en el que se realiza el evento. Del mismo modo que en los eventos físicos elegimos el sitio que mejor se adapta al tipo de evento que estamos realizando, haremos lo mismo con nuestro evento online. Para poder hacer una buena selección de la plataforma, claramente tendremos que haber definido muy bien el formato del evento.  
  • Organizar hasta el mínimo detalle: La planificación es la palabra clave de todos los eventos y, de nuevo, los eventos online no son una excepción. Tenemos que organizar todos los recursos necesarios, una planificación del calendario de tareas así como del evento en sí mismo y de las tareas necesarias para hacer un buen cierre del evento. 
  • Orientarnos a la audiencia: Esto siempre es clave, pero en un evento online es más importante todavía. Es un formato en el que aun no todo el mundo está familiarizado. Es por ello que tendremos que guiar a los usuarios que necesiten soporte técnico y operativo para que todo el mundo pueda disfrutar del evento. 
  • Foco en la tecnología: La selección de la plataforma es una de las decisiones tecnológicas más importantes en la organización de eventos online, pero no es la única. Asegurarnos que los materiales que hemos elaborado se visualizan bien y son accesibles, realizar pruebas para que no haya fallos técnicos, facilitar que los participantes y organizadores dominen bien la tecnología, etc. son algunos de los aspectos a trabajar. 
  • Realizar una buena comunicación y difusión: La promoción es un paso que sin duda ayuda a que un evento sea un éxito. Justamente los eventos online gracias a funcionalidades que muchas plataformas ya disponen, podemos hacer una comunicación muy eficiente y segmentada a través de canales digitales.  

Claramente, los eventos online tienen muchas ventajas que también es importante conocer. Una de las principales es que simplifica las operaciones logísticas. Justamente, no tenemos que confiarnos con este punto, ya que, si bien el evento será más fácil a nivel logístico, tiene que estar muy bien planificado y con un muy buen control de la tecnología. Otra gran ventaja es que facilita que el alcance geográfico se amplíe de forma muy notable. Prácticamente desaparecen los límites.  Finalmente, también observamos que los eventos online suelen ser más eficientes en costes. 

¿Has organizado algún evento online? ¿Qué crees que es más importante? 

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Máster en Marketing y Máster en Management con más de 7 años de experiencia en marketing y comunicación online y offline, publicidad y relaciones públicas en empresas multinacionales. Excelentes capacidades interpersonales, liderazgo, proactividad y entusiasmo.

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