Tipos de eventos que puedes organizar para una empresa

La organización de eventos es una herramienta de comunicación muy útil para las empresas, ya que permiten: optimizar los beneficios y las ventas, captar o fidelizar clientes, presentar o publicitar un producto, servicio o empresa, crear una mejor experiencia de marca y generar cohesión entre los empleados y su integración en la empresa.

Para organizar un evento con éxito debemos tener muy claro cuál es el objetivo que perseguimos, qué mensaje queremos transmitir y a qué público objetivo nos dirigimos. Una vez lo tengamos claro, será el momento de escoger el tipo de evento que encaje mejor con nuestras necesidades.

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Tipos de eventos y propósitos que persiguen

• Congresos: son reuniones que se realizan de forma periódica (anualmente, cada dos años…) en que participan personas pertenecientes a un mismo organismo, a una misma profesión o con un interés en común por un tema en concreto. Los motivos que conducen a organizar un congreso deben ser: trasladar información, generalmente de novedades en el sector, y asegurarse de que la información llega al mismo tiempo y al grupo de personas a quien corresponde recibirla. También puede perseguir el objetivo de facilitar el debate y la implicación de los empleados de una empresa. La duración de un congreso oscila entre los dos y los cinco días.
• Seminarios: los seminarios son reuniones de carácter educativo en los cuales un grupo de expertos imparten conocimientos a los participantes a través de charlas instructivas para mejorar y ampliar su formación. La duración media de los seminarios es de dos días y los grupos que participan en ellos son reducidos (unas cincuenta personas máximo).
• Convenciones: es una reunión de empresas que tiene como objetivo estudiar la marcha de la misma, los objetivos, resultados, etc. A su vez, tiene un carácter integrador, ya que se pretende motivar y cohesionar al equipo de trabajadores para poder alcanzar los objetivos de forma conjunta.
• Conferencias: son actos cuya característica principal es la comparecencia pública de una o más personalidades para pronunciar un discurso sobre un tema específico y con un determinado interés para la sociedad en general o para un conjunto de personas de un sector concreto. Las conferencias admiten diferentes formatos y, en ocasiones, se convoca a la prensa para publicitar el acto.
• Jornadas: consisten en reuniones sobre un tema monográfico que interesa desarrollar entre todos los asistentes. Pueden tener una duración de hasta una semana. Los asistentes participan de forma activa, pues no reciben la información ya elaborada, sino que la buscan por sus propios medios en un ambiente de colaboración.
• Ferias y exposiciones: se trata de eventos de gran alcance en los que las empresas de un sector exponen sus productos en un tiempo y un espacio determinado para que los visitantes conozcan sus productos o servicios. Las empresas colocan sus stands, que se convierten en herramientas de marketing, para potenciar sus negocios y presentar sus novedades ante un público interesado en sus productos. Las ferias y exposiciones atraen a mucha gente y representan una importante fuente de ingresos para los expositores, los organizadores y la ciudad en la que se celebran.
• Lanzamiento de un producto: en un lanzamiento se presenta ante los medios y las personalidades asistentes un nuevo producto, una nueva empresa o una nueva organización, que va a salir al mercado. Para que el lanzamiento de un producto tenga éxito, es necesaria una investigación, una planificación y un equipo de comercialización habilidoso y experto. El nuevo producto debe satisfacer las necesidades del consumidor en cuanto a calidad, precio y función. Un producto que no transmita nuevas emociones, nuevos valores, nuevas ventajas y no sea capaz de generar un impacto en el consumidor, no será un lanzamiento de producto exitoso.
• Inauguraciones: las inauguraciones se convierten en un instrumento idóneo para mostrar los logros conseguidos, las nuevas instalaciones o los edificios de la empresa. El objetivo es que todo el público conozca lo que se va a inaugurar y lo que ello supone, tanto para la organización como para los consumidores, clientes, personal, etc. Por ello es básico la presencia de medios informativos y la difusión en las redes sociales.
• Workshops: los workshops o talleres son actividades interactivas entre quien imparte la materia y los que participan en ella. La duración habitual es de cómo máximo cuatro horas, y puede formar parte de otro tipo de evento más amplio. Se pueden organizar para formar a los empleados de la empresa, o para dar a conocer nuevos productos o servicios a los clientes.
• Eventos de ocio: Incluyen los eventos musicales, deportivos, culturales, gastronómicos. El objetivo es fomentar el aspecto lúdico del acto gracias a la diversión, y potenciar y consolidar los lazos entre los trabajadores, con los clientes, con los proveedores o con el público en general.

Una vez se ha decidido contemplar los eventos dentro de las estrategias de mercado de una empresa, es básico estudiar previamente a las audiencias, para poder entender y estructurar qué tipo de acto es el más adecuado a la hora de transmitir el mensaje que se quiere hacer llegar al público. Y para que un evento tenga el éxito esperado se debe abordar en términos de crear, generar y conectar, para que el concepto de la marca sea capaz de vincular de forma efectiva con el público. El nuevo enfoque de organización de actos en este 2017 gira en torno de crear eventos multidisciplinares, integrando experiencia, entretenimiento, tecnología y alcance.