Cómo estructurar la parametrización del ciclo de compras en Sap

Como bien ya hemos explicado en posts anteriores el ciclo de compras en SAP se gestiona a través del módulo de Gestión de Mercancías y Aprovisionamiento de SAP, conocido como MM que corresponde a las siglas de Materials Management, e incluye toda incluye la gestión de los bienes y servicios y por tanto la operativa de la compañía en la que se implementa este ERP.

Es importante destacar que el estándar de SAP ya viene con unas configuraciones previas realizadas sobre las funciones y objetos utilizados en el área de compras, pero siempre son necesarias tareas de customizing para ajustarlo a las necesidades de cada empresa. Estos ajustes serán realizados por el equipo de consultores de la empresa.

Estas tareas de customizing son parametrizaciones adicionales que se realizarán en el ciclo de compras de nuestro sistema una vez ya lo hayamos adquirido, su finalidad es ajustar el sistema a las necesidades de la empresa. Antes de realizar estas parametrizaciones deberemos estructurar el proceso de parametrización y lo haremos mediante bloques u objetos habiendo un total de cuatro bloques que serán los siguientes: 

– Estructuras organizativas

– Documentos

– Datos maestros de materiales

– Datos maestros de proveedores

Objetos del ciclo de compras a parametrizar:

Estructuraremos la parametrización por objetos y elementos, empezando por los objetos que sería el nivel superior y continuando por los elementos, que serían el nivel inferior, siendo este el nivel máximo de detalle.

A continuación veremos los diferentes elementos a parametrizar dentro de cada bloque u objeto que tiene presencia en el ciclo de compras SAP.

Estructuras organizativas: para la creación de estructuras organizativas en SAP haremos uso de unas transacciones específicas que permitirán la definición de cada uno de sus componentes o elementos de acuerdo a unos objetivos estratégicos.

Los elementos de la estructura organizativa de compras que deberemos parametrizar son:

– Mandante: es una agrupación o combinación de unidades legales, organizativas, empresariales y administrativas y que persiguen un objetivo común. Una sociedad en SAP puede ser un grupo de empresas.

– Sociedades: representa una unidad de contabilidad independiente dentro de un mandante. Cada sociedad tiene su propio balance y su propia cuenta de pérdidas y ganancias. Puede ser una sucursal de una empresa en una zona geográfica.

– Organizaciones de Compras: son unidades de organización responsables del aprovisionamiento de materiales y servicios para uno o más centros y de la negociación de precios y condiciones de compras con el proveedor. 

– Grupos de Compras: las organizaciones de compras se divide a su vez en grupos de compras, que son responsables de las actividades de compra diarias. Un grupo de compras puede actuar para varias organizaciones de compras.

– Centros: en SAP un centro es una unidad operacional de una sociedad y debe estar asignado a una o más organizaciones de compras. Además, un centro siempre debe estar asociado a una sociedad.

– Almacenes: los centros a su vez se dividen en almacenes pudiendo tener uno o más almacenes dentro de un centro. Generalmente un almacén físico se define con un número de Centro y Almacén único. El número de almacén se utiliza para gestionar varios edificios de almacene individuales que, juntos, forman todo un complejo de almacenes. Abarca los aspectos físicos y organizativos de un complejo de almacenes como un concepto único.

– Documentos: deberemos parametrizar los diferentes documentos que intervienen en el ciclo de compras. El documento de compras es el instrumento utilizado por el departamento de compras para el aprovisionamiento de materiales y servicios.

Los documentos que intervienen en el ciclo de compras y deberemos parametrizar serán:

– Peticiones de oferta: transmite una necesidad definida en una solicitud de material o servicio a proveedores potenciales.

– Oferta: es el documento previo a la ejecución del pedido y contiene los precios y condiciones del proveedor y constituye la base de la selección de proveedor.

– Pedido: es el documento generado por la entidad compradora mediante el cual se  solicita u ordena al proveedor, ya sea interno o externo, el suministro de ciertos materiales o la prestación de ciertos servicios/trabajos, formalizando una operación de compras.

– Pedido abierto: el pedido abierto es un compromiso vinculante para obtener cierto material o servicio de un proveedor durante un período de tiempo.

– Plan de entregas: es otro tipo de acuerdo de compra a largo plazo. Los planes de entrega permiten la creación de entregas en los que se especifican cantidades de compra, fechas de entrega y horas precisas de entrega, durante un período predefinido

– Datos maestros: los datos maestros también deberán parametrizarse determinando qué campo se incluirán en las transacciones que los gestionan y el comportamiento de estos de cara a que se determine el flujo de trabajo que el usuario llevará a cabo en su tratamiento. 

Deberemos parametrizar los siguientes datos maestros:

– Datos maestros de materiales

– Datos maestros de proveedores

¿Podrías estructurar la parametrización del ciclo de compras de tu compañía indicando a los consultores los elementos a parametrizar y sus variantes?

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