10 claves para mejorar la comunicación con los empleados

La comunicación, como mera acción de transmitir información, puede ser tanto interna como externa. Hoy nos centraremos en la comunicación interna, en la comunicación con los empleados.

Lo que no se comunica… no existe. Veíamos en un post anterior que para que nuestras organizaciones alcancen la excelencia, no sólo deben prestar servicios o vender productos de la más alta calidad sino que, además, deben tener la comunicación integrada en su core business como algo imprescindible y que les va a posicionar en positivo en el mercado. La comunicación, como mera acción de transmitir información, puede ser tanto interna como externa. No debemos descuidar ninguna de ellas, aunque hoy, como comentábamos antes, nos centraremos en la interna. 

La comunicación interna, bien sea formal, informal, horizontal, vertical, etc., juega un papel fundamental en la eficiencia de la organización. Podríamos decir que es el antioxidante de las corporaciones, que permite que los engranajes no se atasquen. Las mejores empresas apuestan por una comunicación interna bidireccional, eficaz, que fomente la escucha activa y el feedback continuo. De hecho, entre otros beneficios, podríamos destacar los siguientes:

• Permite dar a conocer a la plantilla la misión, visión y objetivos estratégicos de la empresa.
• Refuerza la motivación y el compromiso de los trabajadores/as.
• Fomenta la cultura corporativa, el espíritu del trabajo en equipo y, por supuesto, contribuye decisoriamente a tener un buen clima laboral.
• Impulsa el aprendizaje y la gestión del conocimiento en la organización.

10 consejos para mejorar la comunicación

Viendo entonces que la comunicación es clave para la buena marcha de la empresa, veremos a continuación 10 consejos para que sea un punto fuerte y no una debilidad en nuestra organización:

1. Debemos ser claros en las comunicaciones. Eso significa que hemos de utilizar un lenguaje simple y entendible por toda la plantilla. Y también implica que la información que se dé este bien organizada, ordenada y sea accesible.
2. Más allá de la claridad, la comunicación ha de ser permanente, continua y sistemática, lo cual significa que la comunicación es un área funcional organizada y procedimental. Todo esto apunta a la necesidad de contar con un plan estratégico y uno funcional de comunicación interna.
3. Es conveniente utilizar sistemas de comunicación ágiles. Sobre todo, en grandes corporaciones, la información debe circular rápidamente (para producir a tiempo, para llegar al cliente antes que la competencia, para adelantarnos a cambios en el entorno, etc.). Actualmente, la tecnología juega a nuestro favor en esta necesidad de agilidad e inmediatez.
4. La comunicación debe permitir que haya una retroalimentación, un feedback entre dirección y empleados. Las comunicaciones unidireccionales tradicionales han quedado obsoletas. La democratización de la comunicación es un hecho, actualmente, ineludible. Estos cambios han venido, por supuesto, de la mano de cambios en la forma de organización jerárquica de las empresas que han pasado de una forma más piramidal a una gestión mucho más horizontal.
5. Es preferible combinar comunicaciones on time y off time. Por ejemplo, no podemos comunicarnos en persona siempre haciendo reuniones a cada momento porque, lógicamente, haría muy ineficientes nuestros procesos. Tampoco, cada vez que un responsable de área decida algo debe ir a comunicarlo a su equipo en persona; evitar distracciones es un objetivo para mejorar el rendimiento. Pero tampoco debemos comunicarnos por e-mail continuamente, dando una cierta sensación de frialdad. Un equilibrio entre ambos tipos de comunicación sería lo ideal.
6. El canal o canales oficiales de comunicación deben de estar claros. Para empezar, deben ser pocos los canales, fragmentar mucho las vías de comunicación induce a olvidos y desórdenes innecesarios. Si el canal oficial es el email, las noticias importantes no deben de darse por otros sistemas como los actuales grupos de wasap laborales entre otros.
7. La comunicación debe versar de todo tipo de temas. No debe usarse para señalar comportamientos erróneos sino para todo tipo de usos: desde transmitir información hasta socializar logros alcanzados, lo cual siempre resulta muy motivador para las plantillas.
8. Debemos comunicarnos de manera coherente con el espíritu, valores y misión de la empresa. La comunicación debe estar alineada con la estrategia y la visión de la corporación.
9. En los tiempos actuales es muy importante que la comunicación se democratice como decíamos anteriormente y sea transparente. Por lo tanto, hay que hacer partícipes a los empleados, hacer bidireccional la comunicación y, además, no dejar de tratar ningún tema, por peliagudo que sea, sobre todo si es algo tan estratégico que puede afectar al futuro de la empresa.
10. La comunicación está estrechamente ligada con la gestión del factor humano de la organización. La coherencia con el resto de políticas de recursos humanos es fundamental.

Como veíamos, la comunicación no es algo aleatorio e improvisado, sino que exige rigor, sistematización y conocimiento. Si estás interesado/a en formarte al respecto, empieza por profundizar en recursos humanos y en comunicación corporativa.