Consejos de gestión del tiempo para ser más productivos
03/10/2017

Consejos de gestión del tiempo para ser más productivos

Recursos Humanos

Una gestión del tiempo eficiente es un reto para la productividad profesional. Hoy veremos algunos consejos para conseguirlo. Aunque cada persona es diferente y cada uno de nosotros tiene una gestión del tiempo particular e individual, hoy veremos recomendaciones que suelen funcionar. Practícalas y escoge las que más se adapten a tu personalidad y ocupación.

La gestión del tiempo y la productividad en 15 pasos

1. Trabaja en cuáles son tus objetivos personales y profesionales. Sin hoja de ruta la gestión del tiempo es algo azaroso. Con objetivos claros, la gestión del tiempo podrá poner el foco en tus prioridades. Es un principal ladrón del tiempo la falta de claridad o la confusión de prioridades.

2. Analiza qué haces con el tiempo, es decir, tus hábitos. También qué pasa en tu entorno que puede tener influencia en él. Llevar, antes de iniciar un plan de mejora de gestión del tiempo, un diario con nuestros hábitos y a qué dedicamos cada franja horaria, por pesado que parezca, es una buena estrategia. Así, sabremos a qué dedicamos el tiempo y en qué momentos se nos fuga, cuáles son las causas de estas fugas, etc.

3. Una buena planificación de los objetivos, acciones y tareas diarias te será de mucha ayuda. Una vez tengas clara la planificación, ya podrás bajar al nivel de programación, es decir, decide cuándo se va a hacer la tarea “x” y asígnale los recursos necesarios.  Dentro de esta planificación y programación, sé suficientemente flexible para introducir cambios.

4. Ten presente la ley de Pareto. El 20 % de tus actividades es la que contribuye al 80 % de los resultados. Prioriza las acciones que dan más resultados, las que te llevan más eficientemente a conseguir tus objetivos.

5. Analiza cuál es la franja del día en que estás más lúcido y programa para ese rato las tareas más difíciles y tediosas, los temidos “elefantes”. Deja para ese período de tiempo las cosas más importantes, las que aportan más valor, las que contribuyen a conseguir tus objetivos.

6. En tu horario, contempla un tiempo para imprevistos, interrupciones y similares. Pensar que tu día irá como la seda de una actividad a otra sin contratiempos no es realista. 

7. La multitarea ha estado demasiado mitificada durante mucho tiempo. Se ha demostrado que la monotarea es mejor para nuestra productividad. Concentrarte en una actividad, terminarla y pasar a otra es un mejor esquema mental que hacer varias cosas al mismo tiempo.

8. Busca un equilibrio entre actividades estratégicas y tareas operativas. En definitiva, ni todo el tiempo a pensar, ni todo el tiempo a “hacer”. Así mismo, el equilibro también debe existir entre las actividades que delegas y las que haces tú mismo. Delega aquello en lo que no aportes valor y viceversa.

9. Cuando tengas que tomar una decisión, hazlo rápido. No significa que lo hagas sin información, sino que no demores la decisión. A menudo es más eficiente tomar una decisión sin toda la información que hacerlo en un momento posterior. Las oportunidades pueden esfumarse.

10. Un enemigo de la gestión del tiempo es la falta de asertividad laboral: aprende a decir que no…

11. Trabaja técnicas para mejorar la concentración. El tan de moda “mindfulness” es una técnica que puede ayudarte a fluir.

12. Corrige algunos malos hábitos como la impuntualidad, el desorden o el dejar inacabadas las actividades.

13. No aplaces las tareas que no te gusten. La famosa procrastinación sólo hará que tareas que eran importantes pero no urgentes, se conviertan en urgentes y provoquen una crisis en tu jornada. Además, si sólo reaccionas ante lo urgente, tu nivel de estrés empeorará y con él tu motivación y/o tu concentración.

14. Mantén a raya a los “famosos” ladrones del tiempo. Algunos ya los hemos ido mencionando en anteriores puntos. Presta atención a:

  • Tu nivel de interrupciones, tanto telefónicas como presenciales o de otro tipo. No sólo son negativas por el tiempo perdido sino porque, para retomar la concentración, de media se necesitarán 15 minutos más, por lo que es doble pérdida de tiempo.
  • El tiempo que inviertes en redes sociales, auténticas devoradoras de nuestra productividad.
  • Gestionar tu correo electrónico sin pensar que es una herramienta instantánea. Nadie nos pide que respondamos al segundo. Es más, interrumpir nuestra tarea por leer nuestro nuevo correo, nos boicoteará nuestra concentración… Cada tarea debe realizarse en un momento concreto (el que tú fijes), así que fíjate momentos para el e-mail.
  • Si has de convocar o asistir a reuniones, intenta que éstas tengan un objetivo claro, una convocatoria con temas a tratar y un buen cierre. Evita que duren más de una hora

15. Descansar es vital. El rendimiento marginal de una hora más de trabajo cuando ya has superado tu jornada es diminuto y tiene un coste de oportunidad, en relación a otras actividades vitales como las tareas domésticas, el ocio o pasar tiempo con tu familia y amigos, muy alto.

¿Cuáles crees que son los consejos que mejor te pueden venir?

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Licenciada en Ciencias Económicas y Empresariales por la Universitat Pompeu Fabra. Posgrado en Fiscalidad y Tributación. Dedicada al mundo de la asesoría externa, asesorando los emprendedores.

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