Recursos humanos 2.0: cómo gestionar la Intranet de una empresa

La Intranet es un potentísimo sistema de información interno para cualquier organización. Hoy veremos en qué consiste, cuáles son sus potencialidades y cómo debe gestionarse. ¡Fórmate ahora con un curso de gestión de proyectos!

¿Qué es una intranet?

Una intranet es una red interna que permite compartir recursos. Su nacimiento fue de la mano de la eclosión de internet y, por tanto, cuentan con una historia aproximada de dos décadas.

En sus inicios era un mero sistema de información que fue evolucionando hacia permitir transmitir y gestionar el conocimiento de manera interna en la organización. En una segunda fase, se agregaron utilidades y apareció el concepto de portal del empleado, donde se integraron aplicaciones para la gestión de los recursos humanos: visualizar la nómina, solicitar permisos y vacaciones, conocer la oferta formativa de la empresa, solicitarla e incluso hacer formación on line, etc. El tercer paso se dio con la irrupción del fenómeno 2.0. Con el apodo del 2.0 en la intranet corporativa se rompe la posición más estática del trabajador, dándole la posibilidad de interactuar y de ser más partícipe de la comunidad. Así, aparecen espacios de trabajo común y colaborativo en las intranets, siendo ya intranets en “la nube” en lugar de alojadas en servidores tradicionales, evolucionando hacia el concepto de intranet social.

¿Qué beneficios nos puede aportar?

Los beneficios de una intranet son múltiples. De hecho, son varios los estudios de ROI (retorno de la inversión) que se han realizado en los que se concluye que las intranets corporativas tienen retornos positivos significativos. Veamos algunos ejemplos:

• El primer beneficio a destacar es la mejora y optimización de la información en la empresa. Toda la información relevante para la ejecución de los trabajos de la organización deberá encontrarse en la intranet y, por tanto, no habrá pérdidas de tiempo con un archivo físico, buscando información entre carpetas del ordenador o pidiendo a un compañero dicha información. ¡Nos sorprenderíamos si calculáramos el tiempo de búsqueda de documentación que nos ahorra una intranet!
• Facilita la interacción y comunicación entre los distintos miembros de la empresa. No sólo a través de chats o fórums sino también de herramientas colaborativas para ir aportando información sobre la evolución de proyectos compartidos, entre otras ventajas. Y no sólo hace una comunicación más fluida entre trabajadores de un mismo equipo o de dos departamentos que se interrelacionan sino también entre trabajadores técnicos y directivos, con los socios e, incluso, con otros partners de la empresa que tengan acceso al a plataforma.
• Mejora la gestión del conocimiento y facilita los procesos de aprendizaje. Lo que se genera en la empresa, con la intranet, es más fácil que se quede en la misma y con acceso universal (o restringido si así se deseara) a dicho conocimiento, de manera ágil y eficaz.
• Como consecuencia de lo anterior, está claro que una intranet reduce los costes de información y conocimiento, por lo que implica mejoras claras en la productividad de la empresa.
• Facilita la introducción en la cultura corporativa de valores asociados con la colaboración, la cooperación y la transparencia. 
• Ayuda a mejorar la gestión de los recursos humanos a través de ese portal del empleado en el que el trabajador puede conocer desde su número de horas extras acumuladas, a sus días de permiso solicitados, su nómina o el estado de su solicitud de formación.
• Facilita la incorporación de sistemas de teletrabajo, al permitir fichar de manera virtual, conectarse remotamente a la oficina y, sobre todo, disponer de la información necesaria para desarrollar el trabajo sin necesidad de presencia en la sede de la empresa.
• Mejora el clima laboral: más información, más transparencia, más conocimiento respecto los objetivos de mi departamento, más interacción con compañeros, más trabajo en equipo… suelen redundar en positivo, en incrementos del compromiso y la motivación.

¿Cómo debemos gestionar la intranet? 

• Debe ser un instrumento atractivo, de fácil acceso, y con un buen esqueleto que permita cumplir su función central de mejora y optimización de la información y que permita “hacer fluir la información y la comunicación”.
• Hemos de conocer qué valora y qué necesita la empresa antes de diseñarla o redibujarla. Es básico saber qué le aportará valor a sus miembros es básico para orientar los contenidos de la intranet.
• Debe contemplar destinar espacios al trabajo colaborativo.
• Debe aportar pequeños espacios al ocio, a generar buen clima, a realizar actividades afterwork, etc.
• Ha de estar muy actualizada y, por ello, es necesaria la implicación en el proyecto de todas las áreas de la organización.
• También es conveniente que podamos entrar a un espacio personalizado desde donde podamos gestionar nuestro correo electrónico, agenda o documentación personal de recursos humanos, entre otros.
• Y, aunque parezca una obviedad, también es necesario darla a conocer entre la plantilla.

Hoy hemos visto la potencialidad de tener una Intranet en nuestra corporación. ¿Has trabajado alguna vez en alguna empresa con una Intranet? ¿Te acuerdas de cómo era y qué permitía o no hacer?

Curso relacionado: Gestión de Recursos Humanos 2.0