Funciones de un organizador de eventos

La figura del organizador de eventos ha evolucionado desde el tradicional perfil de un planificador de fiestas y ceremonias hasta una persona capaz de potenciar la imagen de una empresa o gestionar eventos de cualquier magnitud. Por ello, sus tareas diarias son de lo más variadas. En este artículo te contamos en detalle cuáles son las funciones de un organizador de eventos, las cuales aprenderás a realizar con éxito gracias a nuestro curso de organización de eventos online. ¡Continúa leyendo!

Organización de eventos: una profesión polivalente

¿Todos los organizadores de eventos cumplen las mismas funciones? ¿Es lo mismo ser organizador de eventos y formar parte de una gran compañía que ser un asesor independiente o un trabajador autónomo? Como podrás imaginar, la respuesta es no. La profesión de organizador de eventos es muy versátil y polivalente, es decir, las personas que trabajan en este sector son capaces de realizar tareas muy variadas y ocuparse de áreas tan diversas como la económica, la social o la de Recursos Humanos. 

Por lo tanto y, en conclusión, podemos resumir sus objetivos diciendo que se ocupan de todos los frentes que puedan afectar a la organización de un evento de cualquier tipo.

El organizador de eventos se corresponde con un perfil muy creativo, organizador y con grandes dotes comunicativas. Saber trabajar en equipo también es muy importante.

Factores a tener en cuenta: ¿de qué dependen las funciones de un organizador de eventos?

Como hemos visto, no todos se ocupan de las mismas funciones -que analizaremos en profundidad en el siguiente apartado-. Por ello, es importante comprender qué factores influyen en las funciones de un organizador de eventos. ¡Vamos a verlas!

• Magnitud del evento: no todos los eventos son iguales, tampoco en cuanto a su magnitud. Con ello nos referimos tanto a su relevancia social –no es lo mismo una boda que un congreso de carácter político- como al número de personas que intervendrán tanto como público asistente como al número de personas implicadas en su organización y gestión.
• Trabajar como autónomo, miembro de una empresa o parte de un equipo: como podrás imaginar, si trabajas en colaboración con otros miembros de un grupo de trabajo más amplio, las funciones y tareas se repartirán, y también el peso de la responsabilidad del evento. Sin embargo, es posible que tengas menos margen de maniobra para expresar tu creatividad o tomar decisiones, especialmente si debes trabajar bajo el liderazgo de otras personas.
• Características del evento: las funciones de un organizador de bodas son algunas de las más variadas, ejerciendo en muchos casos prácticamente como un asesor y apoyo emocional de los futuros contrayentes. En el caso de los eventos corporativos, las funciones tienen un carácter más formal y estricto, y también por ello las funciones suelen estar más limitadas.
• Naturaleza y contexto del evento: seguro que ya sabes que existen muchos tipos de eventos diferentes, desde deportivos a familiares, pasando por corporativos, de moda, gastronómicos… En cada una de estas tipologías podrás encontrarte con funciones diferentes.
• Presupuesto para el evento: el dinero importa también en este ámbito. Quizá tus clientes demanden de ti una gestión del evento, pero prefieran encargarse de la responsabilidad de gestionar a los empleados por sí mismos para reducir costes. Si, por el contrario, cuentan con un amplio presupuesto, podrían demandar de ti funciones más numerosas.

Si deseas ejercer unas funciones de organizador de eventos muy concretas, siempre puedes optar por la especialización y centrarte en un área de trabajo.

Organizador de eventos: funciones del día a día

Organizar eventos de cualquier tipología va más allá de tener una idea y llevarla a cabo. Además de planificar y ejecutar, el organizador de eventos analiza, gestiona, controla y mide. Es el encargado de que el evento sea un éxito.

Lee con atención y descubre cuáles son las principales funciones de un organizador de eventos en su trabajo diario.

Analizar las necesidades del cliente

Hemos aprendido en el punto anterior que las necesidades de los clientes pueden variar notoriamente de unos a otros, y también que no todos los eventos requieren del organizador de eventos las mismas funciones. Antes de empezar a planificar el acto, ceremonia, reunión o competición, el organizador de eventos analiza el contexto de los mismos y reúne toda la información disponible, antes de proceder a la toma de decisiones.

En resumen, podemos decir que una de sus tareas principales es tener en cuenta todos los factores que influyen en un evento antes de dar el paso e iniciar la planificación y gestión de este.

Diseñar el evento

Una vez el organizador de eventos tiene toda la información sobre la mesa y conoce las necesidades del cliente, debe prepararse para encontrar el modo más efectivo, ágil y económico de satisfacerlas con éxito. Para ello debe utilizar su creatividad, pensamiento analítico y capacidad de organización, tomando decisiones fundamentales en diferentes áreas.

En este punto se incluye la toma de decisiones que afectan a numerosos elementos de un evento, como, por ejemplo:

• La localización
• La fecha
• El número de asistentes
• El número de participantes
• La decoración
• La temática
• La música
• El cáterin

Planificar recursos físicos y humanos

Tras la fase de diseño del evento, el organizador de eventos se encarga de otra función fundamental, la planificación y adquisición de los diferentes recursos, necesarios para que el evento llegue a buen puerto. Su cometido en este caso es el de seleccionar a los mejores proveedores, ponerse en contacto con ellos y llegar a acuerdos económicos que satisfagan a todas las partes implicadas, ¡especialmente a los clientes!

En este sentido, el organizador de eventos se encarga también con frecuencia de la elección de los recursos humanos del evento, eligiendo desde a azafatos/as hasta miembros del servicio de cáterin, acomodadores, e incluso el equipo de limpieza que entrará en acción al finalizar la jornada.

Gestionar y controlar el evento

Este perfil tan polivalente debe saber gestionar el evento antes y después, pero también durante la ejecución del mismo. Llegado el día de la celebración o acto, supervisará que todos los elementos fluyan y se encargará de solventar cualquier posible inconveniente. El organizador del evento tendrá que estar especializado en localizar cualquier posible amenaza y proponer remedios rápidos y eficaces.

Medir los resultados del evento

Concluido el evento, llega una de las funciones del organizador de eventos más importantes, y que sin duda marca la diferencia entre un servicio de gran calidad y uno que no la tiene: medir los resultados. Es imprescindible que este profesional analice si se han cumplido los objetivos establecidos inicialmente y detecte los elementos que han salido bien, así como los que no, proponiendo mejoras y posibles estrategias alternativas.

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