Departamento de compras: qué funciones tiene

La administración de las materias primas tiene un alto impacto en la rentabilidad de los negocios. De ella depende el mantenimiento de su producción, el margen de beneficios que consiga e incluso la satisfacción de sus clientes. El departamento de compras tiene funciones muy específicas para alcanzar cada uno de estos objetivos, y es probablemente el que más mejoras y atención recibe por parte de los empresarios. Si quieres conocerlo más de cerca, atiende, porque vamos a detallar todas sus responsabilidades. ¡Toma nota!

¿A qué se dedica el departamento de compras de una empresa?

De las funciones de un departamento de compras, la principal es sin duda abastecer a las empresas con los materiales, los productos o los servicios que requiere para sacar adelante su trabajo. Sin embargo, si solo se limitase a eso, el negocio restringiría mucho sus posibilidades de crecimiento.

El departamento de compras garantiza que los negocios tengan todos los suministros que necesitan

Los profesionales de esta sección empresarial deben buscar siempre la mejor calidad-precio en sus adquisiciones y comunicarse constantemente con otros departamentos —sobre todo con el financiero y la directiva—. En esencia, deben conocer a fondo los procesos empresariales, un objetivo que puedes alcanzar con nuestro Curso de Compras y Logística 4.0.

Con este plan de estudios, aprenderás a adquirir las materias primas de la manera más óptima y a aplicar las nuevas tecnologías a las principales operaciones de negocio. Nuestro cuadro docente especializado en industria te guiará para conseguir acuerdos ventajosos con los proveedores y convertirte en un activo de valor para la compañía en la que quieras emplearte. ¡Veamos las tareas que llevarás a cabo!

Comprar materias primas

La más fundamental de las funciones del departamento de compras es la adquisición de materiales primas. Básicamente, se trata de garantizar que la empresa cuenta con un flujo estable de productos y servicios, que le permita cumplir con los niveles de fabricación que se haya fijado.

Comparar costes

Cuanto mayor sea la diferencia entre el precio al que se adquiere una materia prima y aquel al que se vende el producto final, mayor será el margen de beneficios. Por eso, los encargados de la compra buscan siempre reducir el gasto, vigilando que no se desatiendan los estándares de calidad.

Gestionar el inventario

Para calcular correctamente qué hay que comprar y en qué cantidades, antes hay que saber qué es lo que se tiene. ¿Cómo? Llevando un minucioso control del inventario y realizando previsiones sobre los recursos que necesitará la empresa en función de los pedidos que reciba.

Sufrir roturas de stock —no tener la cantidad necesaria de un material ante una petición de compra— supone una pérdida de dinero evitable si se gestionan las existencias del almacén. En el marco de la industria 4.0, han surgido softwares como Alegra que permiten hacer predicciones fiables y simplificar la tarea.

Comprobar la calidad

El precio de las materias primas debe ser bajo, pero su calidad no. El cliente tiene que recibir un producto que cumpla con sus expectativas, para lo que es clave el departamento de compras. De sus funciones destaca la evaluación de los componentes y su seguridad. Con este examen, se evita que el proveedor no llegue al nivel acordado en cuanto a las características de los recursos.

Administrar los documentos de compra

Facturas, contratos, comunicaciones… El departamento de compras trabaja rodeado de documentos que debe tener controlados.

Resultan especialmente importantes para otras secciones de la empresa, como la financiera, que necesita saber en qué se invierten los fondos de la compañía.

Asegurar la entrega de materiales

Entre las funciones del departamento de compras está la relación con los proveedores. Y no solo hablamos de encontrarlos y cerrar las ventas, sino de garantizar que son negocios serios que cumplen con lo prometido.

Los flujos de producción son una cadena de trabajo que se resiente si los suministros no llegan en fecha. La responsabilidad de esta sección empresarial es garantizarlos o buscar otro proveedor si no respeta las cláusulas contractuales.

Dar luz verde a los pagos

Los proveedores deben recibir las cuantías que piden por sus suministros. El departamento de compras se encarga de aprobar estas transferencias y de dar la voz de alarma si los materiales dejan de recibirse o presentan desperfectos.

Contribuir a la mejora de los procesos

Los responsables del suministro están en contacto con una gran cantidad de empresas, que pueden emplear herramientas o métodos de trabajo más competitivos. Eso es lo que convierte al departamento de compras en una fuente inagotable de ideas para mejorar la empresa en la que desarrollan su actividad.

Al mismo tiempo que optimizan el negocio, también pueden evitar los riesgos. Son unos de los que más conocen los peligros a los que está sometida la empresa, y deben establecer un protocolo de actuación por si se materializan.

La importancia del correcto funcionamiento del departamento de compras

Una empresa no puede prosperar si las funciones de su departamento de compras no se desarrollan como corresponde. Es el punto neurálgico del negocio, sin el que el resto de áreas se verán perjudicadas inevitablemente.

Disponer de uno no solo supondrá ventajas económicas —menos costes— sino que permitirá que la compañía trabaje con un mayor grado de organización y tranquilidad, y que pueda responder mejor ante los imprevistos. En definitiva, si estos profesionales son clave es por los muchos beneficios que proporcionan, entre los que encontramos los siguientes:

• Procesos más eficientes.
• Relaciones estables con los proveedores.
• Reducción de retrasos y de fallos en la producción.
• Mayor control sobre el gasto del presupuesto.

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Contar con suministros de calidad y con proveedores de confianza es una ventaja competitiva de gran valor para una empresa. Lo mismo que disponer de expertos que sepan bien qué es la gestión de stocks y cómo digitalizar las operaciones de aprovisionamiento.

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