¿Qué hace un gestor de proyectos? ¡Sus funciones!

Hacer que las empresas alcancen sus metas de forma eficiente requiere de una figura clave en la gestión de proyectos. Una persona que se encargue de liderar y coordinar al equipo, asegurando que la iniciativa llegue a puerto en tiempo y forma. ¡Estas son las funciones de un gestor de proyectos! Conoce a fondo este perfil y adquiere las competencias necesarias para desempeñarte como tal con nuestro Curso de Gestión de Proyectos.

¿Cuáles son las funciones de un gestor de proyectos?

Para que una iniciativa salga bien necesita de una buena planificación, una tarea que recae en el/la gestor/a de proyectos. Este profesional se encarga de administrar los recursos y supervisar los procesos desde el inicio del proyecto hasta que este se culmina, asegurándose en todo momento de cumplir con los plazos establecidos para ofrecer los mejores resultados. ¿Qué hace un gestor de proyectos para que esto sea posible? ¡Toma nota de sus funciones!

Planificar el proyecto

La función principal del gestor de proyectos es establecer una hoja de ruta para la ejecución de la iniciativa. Atendiendo al presupuesto asignado para el proyecto, así como a los plazos estipulados para su desarrollo, el/la gestor/a debe encargarse de definir un plan de acción en el que se tengan en cuenta los objetivos, los hitos y las posibles incidencias.

El gestor planifica las fases del proyecto, identificando las acciones y recursos necesarios y elaborando un cronograma a seguir.

Definir los roles

Además de establecer un plan de acción, ¿qué hace un gestor de proyectos? Este profesional también se encarga de organizar al equipo que va a trabajar en la iniciativa. Atendiendo a las competencias de cada especialista, así como a sus puntos fuertes, el/la gestor asignará las tareas a ejecutar para sacar el proyecto adelante.

Supervisar y coordinar

Ya está todo planificado, es el momento de pasar a la acción. Los miembros del equipo ya pueden ponerse manos a la obra con sus tareas. En esta fase de ejecución, las funciones de un gestor de proyectos se centran en la supervisión del equipo. Así pues, este experto realizará tareas de seguimiento para comprobar en qué punto están los procesos y de qué manera avanza el trabajo.

Atendiendo al desarrollo del proyecto, el gestor podrá realizar los ajustes que crea necesarios para que este siga avanzando a buen ritmo. Además, también se encargará de resolver cualquier duda que pueda tener el equipo, así como solucionar incidencias que puedan atascar alguna de las tareas.

Asegurar una comunicación fluida y constante entre todos los miembros del equipo es fundamental para avanzar con eficiencia.

Evaluar los resultados

Una vez se finaliza el proyecto, el gestor se encarga de:

• Comunicar al equipo de trabajo los resultados y presentárselo al cliente.
• Analizar el proyecto con perspectiva, midiendo los resultados del mismo para establecer estrategias de futuro que sean cada vez más eficientes y ágiles. Identificar los puntos fuertes, así como aquellos en los que se puede mejorar, es fundamental para establecer los métodos de trabajo que van a seguirse en las próximas iniciativas.

¿Cómo es el día a día de un gestor de proyectos?

Tienes claras las funciones del gestor de proyectos, pero no terminas de visualizar la manera en la que se desarrolla su actividad diaria. En las siguientes líneas vamos a describirte algunas de las tareas más comunes en un día de trabajo. ¡Toma nota!

• Acude a reuniones con cliente para mostrarle en qué fase de desarrollo se encuentra el proyecto y para solucionar cualquier duda o posible incidencia.
• Responde a correos electrónicos y llamadas relacionadas con el proyecto con el objetivo de mantener al cliente y al equipo de trabajo informados acerca de la situación del mismo y de los siguientes pasos a dar, así como para solventar cualquier cuestión.
• Se reúne con las personas del equipo que trabaja en el proyecto para ofrecer directrices, responder a cuestiones, desatascar tareas bloqueadas y valorar el ritmo al que avanza el proyecto.
• Elabora documentos que recojan datos del avance del proyecto con el fin de utilizarlos para observar cuáles son los puntos fuertes y cuáles los débiles para hacer un seguimiento de la estrategia, así como para redefinirla si es necesario y adaptar los recursos y presupuestos atendiendo a las necesidades que vayan surgiendo.

¿Por qué es importante el gestor de proyectos?

Ahora que ya sabes con detalle qué hace un gestor de proyectos, ya te habrás hecho una ligera idea del porqué es tan importante esta figura. Aun así, queremos remarcar los beneficios que aporta contar con este profesional en la plantilla:

• Permite optimizar recursos. Disponer de alguien centrado en administrar el presupuesto y los recursos disponibles para realizar el trabajo, permitirá mantener bajo control el coste del proyecto, reduciendo al máximo la posibilidad de que haya gastos innecesarios.
• Ayuda a cumplir plazos. El/la gestor/a planifica las fases del proyecto y permite, de este modo, optimizar los tiempos al máximo, siendo consciente de si se produce cualquier retraso y ofreciendo soluciones para cumplir con los plazos.
• Facilita la coordinación del equipo. Mantiene a la plantilla informada acerca de las novedades que se produzcan y favorece el trabajo en equipo.

¿Qué habilidades tiene un buen gestor de proyectos?

Cumplir con las funciones de gestor de proyectos será mucho más sencillo si cuentas con ciertas aptitudes clave para el puesto. ¿Te identificas con las cualidades de la siguiente lista? Si es así, tienes la materia necesaria para encargarte de la dirección de cualquier iniciativa. ¡Vamos allá!

• Capacidad de observación y atención al detalle.
• Destrezas organizativas.
• Liderazgo.
• Capacidad de trabajo en equipo.
• Pensamiento crítico.
• Dotes comunicativas y sociales.
• Empatía.
• Resiliencia.
• Flexibilidad.
• Capacidad de negociación.

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