Qué hace un project manager en su día a día

Hay puestos que requieren una gran capacidad de atención, y sin duda el de gestor de proyectos es uno. Al fin y al cabo, planifica, controla y evalúa los procesos de trabajo de cara a unos objetivos, lo que supone un gran abanico de actividades. Si quieres saber lo que hace un project manager en su rutina cotidiana, en este artículo te lo contamos detalladamente. Recuerda que en Deusto Formación impartimos un Curso de Gestión de Proyectos para que aprendas a desempeñar tú mismo estas funciones. ¡Descúbrelas!

¿Qué hace un project manager?: funciones del gestor de proyectos

La planificación, el desarrollo y la valoración de cualquier tarea pasa por las manos del gestor de proyectos. Elabora cómo va a ejecutarse un trabajo, pero también quién va a realizar cada parte y cuánto tiempo y recursos deben estar disponibles para trasladarlo exitosamente del papel a la realidad. 

Durante todo el proceso, una de las cosas más importantes que hace un project manager es comunicarse con todos los agentes implicados. Mantiene al tanto de la evolución del proyecto tanto a la plantilla como a los clientes y a los patrocinadores, con el fin de que se complementen y avancen sin tropiezos.

Al actuar como un puente entre tantos actores, este profesional debe asumir una larga lista de tareas. A continuación, vamos a repasar las principales para que conozcas más a fondo su puesto de trabajo. ¡Apunta!

Diseño del proyecto

Lo primero que hace un project manager al afrontar un encargo es ayudar a sentar las bases del mismo. Esto implica reunirse con los clientes para diseñar con ellos el proyecto y cotejar con los departamentos de la empresa qué peticiones son ejecutables y en cuáles hay que presentar una alternativa.

Fijación de los objetivos

Para saber si una acción ha tenido éxito, lo primordial es establecer unos objetivos. Eso es lo que hace el project manager con los procesos que planifica, determinando las metas que se quieren conseguir y los KPIs (Key Performance Indicators), conocidos también como indicadores de rendimiento.

Planificación de las acciones

Los trabajos, especialmente si son complejos, necesitan un cronograma detallado para mantenerse bajo control. Crearlo entra dentro de lo que hace un project manager, que identifica y prioriza las acciones, actividades y recursos; y lleva a cabo las modificaciones pertinentes si es necesario.

Seguimiento de la ejecución

Un buen project manager supervisa todo el proyecto desde que este se pone en marcha. Además, es el encargado de tomar decisiones cuando surge algún imprevisto que inevitablemente modifica la hoja de ruta. 

Resolución de incidencias

Ni el proceso más planificado se libra de los problemas. Un simple cambio de parecer por parte del cliente o una baja en la plantilla pueden desbaratar el plan de acción y obligar a reorientarlo. 

Pero lo que hace un project manager va más allá de eso. Es proactivo, se adelanta a las posibles crisis que puedan surgir y, en ocasiones, elabora planes B antes de que se detecte una incidencia.

Coordinación de recursos

Cada trabajador necesita saber qué tiene que hacer para que el engranaje de un proyecto siga girando. El project manager define y designa estos cometidos y los coordina con las de los demás departamentos para que avancen de forma sincronizada.

Evaluación del proyecto

La última de las tareas que hace un project manager tiene que ver con los resultados. Cuando finaliza el proyecto, valora las estadísticas, las métricas y los indicadores de la iniciativa, y presenta la ejecución del trabajo a los clientes.

Además, lo analiza a fondo, sacando conclusiones que transmite a dirección. Este paso es imprescindible para que la empresa pueda aprender de sí misma y para impedir que caiga en los mismos errores en el futuro.

Así es el día a día de un project manager

Hemos detallado las principales funciones del gestor de proyectos. Pero muchas de ellas tienen su momento en la hoja de ruta, es decir, no son tareas diarias. 

Sin embargo, hay una serie de acciones que este especialista debe realizar siempre. ¡Veamos cómo se desarrolla una jornada habitual de trabajo!

1. Revisión

Lo que hace un project manager al llegar a su puesto es reunir los datos de los que dispone. Revisa la información y los avisos que le entregan las distintas partes para saber siempre en qué punto se encuentra el proyecto.

2. Control de objetivos y tareas

Un encargo puede dar un vuelco en tan solo unas horas. Tras ponerse al tanto de las últimas novedades, el especialista en gestión debe comprobar que el plan avanza según lo previsto y que las metas se cumplirán dentro del timing fijado. 

En el caso de que no sea así, tiene que introducir los cambios pertinentes para reconducir el proyecto. También debe revisar el uso que se está haciendo de los recursos, con el fin de no sobrepasar los costes.

3. Negociación con las partes

Con los clientes, con los patrocinadores e incluso con otros departamentos. Parte de lo que hace un project manager en su día a día es negociar con los agentes implicados en el proceso para generar consenso y solucionar problemas.

4. Gestión del equipo humano

El gestor de proyectos no solo está al mando de un flujo de trabajo. También lidera a un equipo de personas, por lo que debe dedicar una parte de su jornada a informarles y a comprobar que tienen todo lo que necesitan.

5. Supervisión de la calidad

El tiempo restante de la jornada se centra en la calidad de las actuaciones que se están haciendo. El project manager verifica que se respetan los protocolos de trabajo y las peticiones del cliente para evitar problemas en el futuro.

¡Aprende lo que hace un project manager!

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