Qué es SAP: guía completa 2024

Si trabajas en una empresa de cualquier ámbito, seguro que sabes qué es SAP: uno de los principales software ERP que las compañías utilizan para gestionar sus recursos y actividades diarias. ¿Quieres conocer en detalle este software? Entonces, ¡no puedes perderte este artículo!

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¿Qué es SAP y para qué sirve?

¿Te has preguntado alguna vez qué es SAP, un término muy utilizado en el entorno empresarial? El sistema SAP es un programa informático, concretamente un software ERP, Enterprise Resource Planning o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.

Su misión es que las empresas puedan administrar correctamente sus recursos, ya sean humanos, productivos, logísticos, materiales, financieros, de gestión de proyectos, de calidad, de mantenimiento o de dirección y administración general. ¡Y estas son solo algunas de sus utilidades!

Las siglas de este software responden a las iniciales de Systems, Applications, Products in Data Processing. Sus aplicaciones funcionan para prácticamente en todos los ámbitos de la administración y la gestión empresarial.

Cuando hablamos de este software lo entendemos como una tecnología o un programa que sirve para organizar todos los procesos que lleve a cabo una empresa, pero también para optimizar sus recursos. Permite recopilar grandes cantidades de datos, para luego procesarlos, y que sirvan de utilidad a los diferentes departamentos. ¿Por qué es líder en el mercado? Para explicarte su éxito debemos tener en cuenta dos puntos de vista:

• Como sistema informático: sirve para introducir información sobre las actividades de una empresa y para facilitar datos sobre estas actividades. Se basa en tablas donde se guardan estos regustros. De este modo, el sistema va analizando todo lo procesado y produce la información necesaria para tomar decisiones, así como para que puedan ser interpretados por los que los utilizan.
• Como compañía: SAP proporciona productos y servicios de software para solucionar problemas en las empresas que surgen del entorno competitivo mundial, desarrollos de estrategias de satisfacción al cliente, necesidades de innovación tecnológica, procesos de calidad y mejoras continuas o el cumplimiento de normativas.

Las características más destacables de SAP

Una de las características más destacadas de este sistema es que se compone de módulos. Esto facilita la actuación en un departamento en concreto de la empresa, como pueden ser SAP en logística, marketing, comercial, finanzas, mantenimiento, recursos humanos o producción, entre otros. Por lo tanto, ofrece soluciones hechas a la medida de cada compañía, atendiendo a sus necesidades concretas. ¡Profundizaremos en esta cuestión en el siguiente punto!

Además de esto, también se caracteriza por ofrecer datos a tiempo real, ofreciendo acceso a la formación desde diferentes departamentos y procesándola de manera mucho más precisa, lo que permite mejorar las gestiones de la entidad que utilice el software.

¿Qué tipo de soluciones ofrece SAP?

A SAP se le relaciona con los sistemas ERP (o, dicho de otro modo, Planificación de Recursos Empresariales), por tratarse de una herramienta de información que permite gestionar las diferentes acciones de una empresa, sobre todo las que tienen que ver con la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

De hecho, existen especializaciones capaces de adaptar las aplicaciones del SAP para todas estas acciones. Los principales módulos de SAP son:

• SAP Financial Accounting (FI): el módulo FI es el de finanzas y corresponde a todos los procesos que se refieren a la contabilidad. FI es la contabilidad oficial (balance y cuenta de resultados). Cualquier operación de los procesos de la empresa acaba teniendo un asiento contable en este módulo, en el que se gestionan cuentas de mayor y apuntes contables, se definen las sociedades y los planes de cuentas.
• SAP Controlling (CO): permite el análisis de la gestión interna de la empresa. Incorpora centros de coste, centros de beneficios, etc.
• SAP Human Capital Management (HCM o HR): es el módulo de Recursos Humanos (Human Resources). Gestiona el personal y las nóminas.
• SAP Customer Service (CS): a través de este módulo se administran todas las relaciones que podamos tener con los clientes.
• SAP Sales and Distribution (SD): este módulo engloba los procesos de ventas y de entregas relacionados con el envío cliente. Junto a MM sería el segundo módulo de logística.
• SAP Materials Management (MM): es el principal módulo de logística, se podría asociar con los procesos de entrada de materiales a la empresa y la gestión de stocks. Incluye la planificación, las compras, y la verificación de facturas de proveedor. El módulo de MM es esencial en todas las empresas que compran y distribuyen mercancías.
• SAP Production Planning (PP): es el módulo de Planificación de Producto. Es indispensable en plantas de fabricación. Incluye procesos de planificación internos de fabricación, es una planificación a medio y largo plazo (MRP). Genera las órdenes previsionales y órdenes de fabricación.
• SAP Plant Maintenance (PM): planifica y gestiona los procedimientos de mantenimiento programado destinados a prevenir averías de los sistemas críticos.

¿Es útil SAP para todas las empresas y sectores?

Lo cierto es que SAP es un software de gestión muy útil para cualquier tipo de empresa, independientemente del sector, así como de su tamaño, pudiendo amoldarse esta herramienta a pequeñas y medianas empresas, así como a grandes multinacionales. Teniendo esto bien claro, cabe destacar que la plataforma ofrece soluciones personalizadas para la industria en ámbitos como los siguientes:

• Gobierno.
• Alta tecnología.
• Educación superior e investigación.
• Fabricación industrial.
• Seguros.
• Ciencias de la vida y cuidado de la salud.
• Medios, deportes y entretenimiento.
• Minería.
• Petróleo, gas y energía.
• Servicios profesionales.
• Comercio minorista.
• Telecomunicaciones.
• Viajes y transporte.
• Servicios públicos.
• Distribución mayorista.
• Productos manufacturados.
• Aeroespacio y defensa.
• Agronegocios.
• Automotriz.
• Banca.
• Productos químicos.
• Productos de consumo.
• Construcción y bienes raíces.
• Defensa y seguridad.

Es un sistema que se utiliza en muchos sectores: la lista de industrias a las que SAP sirve es muy amplia, como has podido ver, y, desde su creación, ha ido creciendo desmesuradamente. Esta lista se aplica además tanto en el sector privado como en el público.

Ventajas y desventajas de SAP: cuáles son

Ahora que ya sabes qué es SAP, cuáles son sus módulos y para qué sirven, queremos resumir en este pequeño bloque sus principales ventajas y desventajas. ¡Toma nota!

• Ventajas:
  • Fácil de utilizar. Sin duda uno de los grandes pros de este programa es que no requiere de grandes destrezas para manejarlo, por lo que es una plataforma útil para cualquier trabajador/a de la plantilla, independientemente de su departamento. De todos modos, es importante destacar que será necesario ofrecer cierta formación al personal para que aprenda a utilizarla con eficiencia.
  • Adaptabilidad a las necesidades de la empresa. Como hemos visto con anterioridad, SAP se amolda perfectamente a las tareas que la entidad que lo utilice quiera gestionar a través de esta plataforma. Así pues, cada compañía podrá administrar a su manera las diferentes herramientas que ofrece este sistema.
  • Accesibilidad. No importa desde qué departamento estés accediendo, si trabajas en la compañía y tienes acceso a los datos que quieres consultar, podrás revisarlos al instante. Esto ofrece una conexión entre departamentos que es clave para mejorar la comunicación entre ellos.
• Inconvenientes:
  • Inversión. La instalación y puesta en funcionamiento de SAP requiere de un equipo preparado para albergar este sistema, así como de personal especialista en el software, lo que repercutirá en la economía de la empresa, que ha de dedicar parte de su presupuesto a incorporar esta herramienta.
  • Proceso de implementación. Además de una inversión monetaria, la entidad que lo utilice requerirá de tiempo para empezar a integrar sus diferentes departamentos en esta aplicación.

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