Cómo gestionar correctamente los pagos y cobros de una empresa

En el post de hoya vamos a hablar de mecanismos que tiene la empresa a su disposición para gestionar todo aquello que tenga que ver con su tesorería.

¿Qué mecanismos de gestión de cobros y pagos tiene a su disposición una empresa?

Como conoceréis muchas veces resulta complicado controlar e intentar que todos los clientes paguen a su debido, si no hay una correcta gestión de los cobros y los pagos de una empresa no seremos capaces de tener beneficio al final del ejercicio contable. Para solucionar este problema, se han creado diferentes sistemas de control que a continuación os iremos explicando.

El factoring

Cuando hablamos de factoring nos estamos refiriendo a la opción que escogen algunas empresas para que una entidad financiera gestione las deudas de los clientes, y facilite el pago de las deudas que estos tienen con la empresa. Para este tipo de operaciones se suele establecer un plazo de cobro de unos 180 días, de manera que, la empresa al tener detrás la fuerza de una entidad financiera, acaba reduciendo los tiempos de cobro y pagos de las operaciones mercantiles. Es fundamental para cualquier sociedad disponer de dinero en efectivo, ya que mediante el flujo del mismo, puede realizar sus operaciones de diario. Una empresa con muchos créditos a corto y largo plazo, y sin dinero en efectivo no podrá hacer frente a sus deudas, mediante el método de factoring se ayudará a que no se sufra por problemas de liquidez.

El confirming

En el confirming, también se confía en la gestión de una entidad financiera, pero esta vez a diferencia del factoring, de lo que se encargará el banco de la efectiva realización de los pagos a nuestros proveedores. Es muy importante estar al día en los pagos, de manera que si nos retrasamos en los mismos, iremos acumulando la deuda a largo plazo, cosa que hará que la empresa se vaya descapitalizando. Precisamente para evitar este punto se ha creado una figura como la del confirming.

Seguro de crédito

Siguiendo con los mecanismos de gestión de cobros y pagos, tenemos el seguro de crédito, mediante el mismo las empresa pagan un importe mensual, para que en el caso que, en algún momento la empresa se quede sin solvencia por el impago de un deudor, se tenga una cobertura por las pérdidas, pero en ningún caso gestionan ellos mismos los cobros de los deudores como en factoring, simplemente se trata de una manera de no perder el dinero de un cliente moroso.

Departamento de gestión

Otra de las maneras de asegurarnos que la empresa controla sus ingresos y sus gastos, es crear en la misma o delegar en un experto, un departamento de cobros y pagos. Y os estaréis preguntando, ¿de qué se encarga un departamento de este tipo? Pues bien, entre sus funciones principales están las siguientes:

• Mediante el departamento de gestión de cobros y pagos, se hará un control y administración, tanto de los proveedores como de los clientes.
• Para ello, se gestionará el dinero de manera que en todo momento la empresa conocerá cual es la situación de su tesorería.
• El departamento de gestión de pagos, tendrá las funciones de control del dinero que se debe a los proveedores, los saldos en efectivo que la empresa tiene en las cuentas corrientes para saber a qué pagos puede hacer frente, de manera que la sociedad nunca tenga problemas de efectivo.
• A su vez, el departamento de cobros intenta que los deudores hagan frente a los pagos en el momento pertinente, para ello controla los vencimientos de las deudas, y, su reclamación en el caso de retraso por parte del cliente.
• La parte buena de ambos departamentos, tanto el de cobros como el de pagos, radica en que intenta negociar en las operaciones que implican un ingreso o un gasto. Muchas veces por la falta de este departamento las sociedades se ven con problemas de entrada de dinero, cosa que radica en la imposibilidad de realizar compras, y por lo tanto, en la imposibilidad de seguir con la actividad habitual de las mismas.

Uso de nuevas tecnologías

Por último, debemos hablar de las nuevas tecnologías, implementando programas de gestión de cobros y pagos, sabremos en qué estado de tesorería se encuentra la empresa en todo momento. Es muy importante hacer uso de las nuevas tecnologías, ya que nos ayudaran a tener una fotografía real del estado de efectivo de la empresa en todo momento.

Como veis, existen muchos mecanismo de control y gestión de cobros y pagos, ya que es un punto a controlar muy importante para las empresas. La gestión de su dinero depende su futuro en el mercado.

¿Conocías los diversos tipos de gestión de pagos y cobros que hemos nombrado? ¿Se os ocurre algún mecanismo más para explicarnos?

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