Jefe de protocolo: conoce el rol de este profesional

¿Te apasiona el mundo del protocolo? Si quieres trabajar en la planificación de eventos en una empresa, el puesto que más se ajusta a tu perfil es el del jefe de protocolo. En el artículo de hoy te explicamos qué hace en la dirección de la organización.

Un jefe de protocolo debe desarrollar unas funciones muy concretas en el día a día de la empresa; no solo en las comidas, reuniones con clientes y celebraciones. Si quieres aprender a elaborar todos los planos, independientemente de la naturaleza de cada acto, necesitas una formación especializada.

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La importancia del jefe de protocolo: qué hace una empresa

El protocolo y la etiqueta son más importantes que nunca en los tiempos del boom del marketing y el comercio, sabes que no es una cosa decimonónica. ¿Verdad?

El jefe de protocolo es un profesional que tiene una visión especializada que le permite hacer guardar todas las normas de etiqueta en las actividades y tareas de una empresa o institución.

Las empresas necesitas un jefe de protocolo para garantizar transmitir la imagen corporativa que desean. Las funciones de este profesional están orientadas a unificar la imagen de la empresa y sus empleados/as.

El jefe de protocolo se encarga de organizar y planificar actos y eventos, pero también es el responsable de que la empresa desarrolla una comunicación corporativa eficaz.

Las principales funciones del jefe de protocolo para darle a la empresa la importancia que merece ante los clientes, la sociedad y su target objetivo son las siguientes:

• Es el responsable de las cuentas
• Organiza las ceremonias
• Gestiona la comunicación corporativa
• Fija unas normas de protocolo
• Planifica eventos
• Asesora en los actos institucionales
• Organiza congresos y reuniones

A continuación vamos a desarrollar la importancia de algunas de las funciones con más peso en su trabajo. ¡Atento/a!

Diseño de eventos

Hay que ser una persona creativa para diseñar eventos, pero no es menos importante poseer otras das cualidades: orden y talento.

Para elaborar el diseño de un evento se necesita:

• Dotes de planificación: un informe detallado de todo lo necesario punto por punto
• Conocer su propia naturaleza: diseñar el evento en función de su naturaleza, es decir, de su categoría. No es lo mismo diseñar un evento interno, como una comida de Navidad de los empleados, que un acto público convocando a los medios de comunicación en una situación de crisis.
• Lugar: es importante conocer y dominar los entresijos del emplazamiento dónde se realiza el evento.
• Asistentes: es fundamental tener una estimación, lo más exacta posible, del número de asistentes, así como del tipo de público.
• Empresa: por último, se tiene en cuenta el tipo de sociedad, si es privada o pública, si es una pequeña empresa de ámbito local o una gran multinacional, etc.

Presupuestos de los gastos

Ceremonias, eventos, reuniones, comidas, cenas… todo lo relacionado con el protocolo suma gastos en las arcas de la empresa. Sin embargo, puede buscar publicidad y patrocinadores que realicen inversiones, recuperando así parte de la inversión.

Es importante cuadrar las cuentas, especificando en qué se gasta cada euro de la sociedad: equipos de sonido, bebidas, alquiler del local… ¡Todo cuenta a la hora de elaborar un presupuesto de los gastos en protocolo!

Organización de eventos de empresa

Esta es una de las tareas más conocidas del jefe de protocolo, que lidera la organización de los actos de las empresas y/o instituciones.

Como persona con responsabilidad, debe asignar a cada empleado/a las tareas que debe desempeñar antes, durante y después del evento. Además, tiene que trasmitir claramente al personal la prioridad de sus asignaciones.

Para esta labor es indispensable que el jefe de protocolo tenga una comunicación efectiva, siendo capaz de liderar todas las áreas y personas involucradas en el evento: azafatas, auxiliares, personal de seguridad, etc.

Plan de publicidad y marketing

La preparación y planificación es imprescindible en los tiempos de la publicidad masiva y el marketing digital. El jefe de protocolo tiene que saber elegir los métodos más efectivos para que la difusión de los eventos y campañas sean exitosas.

Asesoramiento al personal

Una dimensión importante de su labor consiste en el asesoramiento del personal y la asistencia a los auxiliares de protocolo en la organización de los actos empresariales y/o institucionales.

El jefe de protocolo debe supervisar que todos cumplan las normas, disipaciones y pautas fijadas en actos y eventos.  Esto cobra especial relevancia en ceremonias con carácter institucional. 

En la asesoría se incluyen diferentes categorías que influyen en la proyección pública: imagen, etiqueta, consejos y comunicación.

Relación con la prensa

La empresa tiene que tener buena prensa si quiere proyectar una imagen corporativa de calidad. Por esta razón, interesa que el jefe de protocolo se encargue de difundir los eventos, actos, campañas, etc. en periódicos, radios, televisiones y medios digitales.

Aquí es muy importante el papel de la prensa, por lo que la empresa debe dedicar un área del protocolo a la prensa, garantizando así una comunicación fluida con los medios.

En caso de no asistir la prensa a un evento de la empresa o institución, el jefe de protocolo debe asegurar que le lleguen todos los recursos informativos precisos: fotos, vídeos, nota de prensa, discursos de los asistentes, etc.

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Si te apasiona el mundo empresarial y/o institucional, todo lo relacionado con la etiqueta y el saber estar, entonces es necesaria una formación que garantice que tú sabes estar.

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