Estos son los requisitos que debe cumplir la factura electrónica

Hace unas semanas vimos en unos posts previos («¿Has oído hablar de la factura electrónica?» y «Cómo hacer una factura electrónica») que una factura electrónica era un documento contable y tributario generado, enviado y recibido por medios electrónicos y telemáticos y que tenía plena validez jurídica y fiscal.

Veíamos cómo la factura electrónica sustituía a la clásica en papel y que tenía múltiples ventajas, asociadas con la seguridad, con la disponibilidad, con la integración del sistema contable y fiscal y que, además, suponía un ahorro claro en costes administrativos respecto a los procesos de facturación tradicionales. Veíamos también los pasos para realizar una factura: el consentimiento del receptor, los programas o plataformas a utilizar y los pasos para registrarte y empezar a utilizarlos, entre otros. En este post ahondaremos en los requisitos que debe cumplir una factura electrónica.

Requisitos generales de la factura electrónica

Una factura electrónica, a pesar de sus especiales características sobre el canal de envío y recepción de la misma, no deja de ser una factura y, por tanto, ha de cumplir una serie de requisitos comunes a las facturas tradicionales. Sin entrar en algunas especificidades, los requisitos generales serían los siguientes. La factura electrónica ha de contener:

• Número y, en su caso, serie de la factura. La numeración, dentro de cada serie, será correlativa.
• Fecha de expedición
• Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
• NIF del emisor y, muy frecuentemente, también del receptor.
• Domicilio del emisor y del receptor
• Descripción de las operaciones (base imponible). Deberá consignarse el precio unitario de las operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluida en dicho precio unitario.
• Tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.
• Cuota tributaria, que deberá consignarse por separado.
• Fecha prestación del servicio (si es distinta a expedición).
• En el caso de que la operación esté exenta del IVA, una referencia a qué artículo regula esta exención.

Además, debe garantizarse:

• La legibilidad de la factura. Esta legibilidad, en el caso de la modalidad electrónica, la facilita el programa informático que la crea o recibe.
• La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado). Tanto en este caso como en el de la autenticidad, son varios los medios que lo permiten, aunque los más usados serían la firma electrónica que requiere del certificado electrónicamente el intercambio electrónico de datos EDI.

Requisitos para el receptor

• Contar con el software adecuado para visualizar y validar la factura. Recordemos que la factura electrónica puede tener varios formatos (pdf, xml, html, jpeg, etc.) aunque los formatos más habituales son el pdf y el xml. Para visualizar una factura en xml se recomienda contar con una plantilla de transformación que nos la permita visualizarla de manera más amigable.
• Garantizar la legibilidad de la factura en su formato electrónico original. Así mismo, no puede el receptor modificar la factura recibida para garantizar la integridad de la misma.
• Almacenar las facturas recibidas digitalmente.

Requisitos para el emisor

• El emisor necesita el consentimiento del receptor para poder utilizar la vía de la factura electrónica. Entre ambos, deberán consensuar el formato y el medio de envío.
• Garantizar la autenticidad del origen (identidad) y la integridad de las facturas: esto es posible gracias a las firmas electrónicas que se generan con los certificados electrónicos admitidos.
• Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.

Otros aspectos a tener en cuenta 

La facturación telemática no tiene por qué aplicarse a toda nuestra clientela. Puedes combinar papel y factura electrónica en un mismo ejercicio para el mismo cliente incluso. Por ejemplo, dada la normativa actual que obliga a facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas cuando el importe sea superior a 5.000 euros, puede darse el caso de una pyme que facture a su ayuntamiento de manera electrónica y, al resto de sus clientes, de manera tradicional. No obstante, la tendencia debería ser a integrar todo el sistema de manera electrónica por las múltiples ventajas que ya fuimos viendo en posts anteriores.

Sobre la posibilidad de ceder la facturación a un tercero, en el caso de la facturación electrónica estamos ante los mismos condicionantes que con la tradicional. Se puede ceder todo o parte del proceso a un tercero, aunque los últimos responsables antes la autoridad legal son los obligados tributarios, o sea, los profesionales o empresarios obligados a expedirlas y a recibirlas. La Agencia Tributaria tiene un apartado con preguntas frecuentes sobre la facturación electrónica que os animamos a consultar en el siguiente link.

¿Te parece fácil o difícil implantar la factura electrónica en la empresa para la que trabajas? ¿En tu caso tendría más inconvenientes que ventajas?