¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa?
09/04/2020

¿Cómo llevar un buen control de existencias en la empresa?

Gestión de Empresas

Hoy vamos a hablar de cómo llevar un buen control de las existencias o stock en nuestra empresa de manera que podamos conocer cuál es el nivel de producto del que disponemos, si faltan materias primas para la fabricación, etc. En definitiva, saber qué elementos forman parte de nuestro almacén, elemento fundamental para el buen funcionamiento de la sociedad.

1. Clasificar las existencias 

En primer lugar debemos hacer una clasificación de las existencias para entender qué lugar ocupan en el almacén y qué importancia tiene cada una de ellas:

  • Materias primas: son aquellas utilizadas para fabricar el producto de manera posterior. Es importante tenerlas controladas ya que son los materiales con los que vamos a trabajar.
     
  • Embalajes y envases: en todo almacén suele haber todo tipo de materiales necesarios para el transporte de los productos de manera eficiente, aunque parezca una cuestión baladí, hay que tenerlo en cuenta, ya que al fin y al cabo también ocupan espacio en nuestros almacenes.
     
  • Entre nuestras existencias tenemos también los materiales obsoletos, que son aquellos que ya no pueden venderse ni tampoco reutilizarse para la fabricación de un nuevo producto. Este tipo de productos pueden ocasionar grandes gastos a la empresa si se dejan en el almacén ocupando espacio.
     
  • Producto terminado: en el almacén también encontramos el producto listo para su entrega a los clientes. Es importante controlar aquellos productos que llevan tiempo terminados para que no queden obsoletos y podamos darles salida en un futuro.

2. Seleccionar el método de control de existencias

Una vez tenemos clasificados los productos que forman parte de nuestros almacenes, vamos a pasar a definir métodos de tenerlos perfectamente controlados. Las empresas deben llevar una correcta gestión de sus almacenes, ya que en caso contrario pueden ser una fuente de pérdida de dinero.

  • Codificación de los materiales: los materiales han de estar codificados introduciendo su código en un ordenador central. Así podremos conocer perfectamente de qué cantidad de producto disponemos en el almacén. Mediante la codificación podemos conocer de manera rápida el nombre del producto, el material del que está hecho, su peso, la referencia…. Esta clasificación es muy importante ya que además de tener los materiales ordenados juntos por tipos en almacén tendremos también una idea clara y precisa de todo aquello que forma parte del mismo.
  • Identificación por radio frecuencia: mediante los sistemas de radiofrecuencia podemos identificar y localizar todos los artículos que forman parte de nuestra cadena de suministro de manera rápida y eficaz. Esto es así porque mediante este sistema además de controlar los productos que disponemos en el almacén, también podemos controlar las materias primas que están por llegar de nuestros proveedores, los productos terminados que están viajando para llegar al consumidor final. Es decir, tenemos la capacidad de controlar toda la cadena de suministro de principio a fin dondequiera que está cada producto de la cadena de suministro. Gracias a este sistema, disminuyen de manera muy importante las pérdidas de productos, ya que controlamos toda la fase de producción desde el ordenador situado en nuestra empresa.

3. Definir los momentos clave en el stock de la empresa

Estos dos sistemas de control de existencias de las empresas son los más importantes y utilizados en lo que se refiere al control de las mercancías, pero es fundamental también para llevar un correcto control de las existencias. También es importante controlar el stock, hay básicamente tres momentos claves en el stock de una empresa:

  • Stock máximo: se trata de la cantidad mayor de existencias que una empresa puede tener. Es vital que una empresa no llegue a este punto ya que los costes pueden dispararse y suponer un problema. Este tipo de stock solo saldrá cuenta a empresas con gran volumen de negocios, que fabrican mucho producto pero también le dan salida al mismo rápidamente.
     
  • Stock mínimo o de seguridad: mediante este tipo de stock la empresa tiene las materias primas y el producto terminado justo para no romper el punto de stock. Es arriesgado trabajar con el stock mínimo ya que nos arriesgamos a no poder hacer frente a pedidos inesperados. Por eso, aunque nos ahorre costes de almacenaje, puede suponernos un gasto posteriormente.
     
  • Punto de pedido: cuando nos encontramos en esta situación debemos reaprovisionar el almacén teniendo en cuenta los tiempos que vamos a tardar entre la llegada de las materias primas y el proceso de fabricación. Sino controlamos este punto no satisfaremos los pedidos a tiempo.
    Ya hemos hablado de los tipos de materias que tenemos en el almacén, de las principales maneras de tenerlas identificadas, de los diferentes momentos del stock.

4. Elegir un sistema de clasificación

Una vez definidos los puntos anteriores y como punto final, deberemos elegir un sistema de clasificación.

  • Sistema ABC: mediante el mismo se clasifican las existencias por orden de relevancia en el almacén. Las existencias del tipo A son las más importantes y también las menos abundantes. Las del B y C son de menor valor pero son más numerosas. Con este método se consiguen tener todas las existencias definidas por su valor de mayor a menor.

control de existencias

 

 

 

 

 

  • Sistema PMP: mediante este sistema se crea un plan de producción. Se intenta saber cuánta cantidad de un producto se debe fabricar en función de los pedidos medios que hay en una empresa. Mediante este sistema se intenta prever a futuro cuál será la necesidad de producción de la empresa para intentar optimizar al máximo el proceso de producción.
     
  • Sistema Just in time: mediante este sistema se intenta optimizar al máximo la producción de manera que se fabrica solamente el producto necesario para cada pedido. Es un sistema arriesgado que sólo suele funcionar en la fabricación de vehículos ya que si surge un pedido inesperado no se le podrá hacer frente a tiempo.

Hemos hecho un repaso por distintos puntos clave a tener en cuenta para llevar un buen control de las existencias en nuestra empresa. Como podéis observar es una cuestión de vital importancia, debiendo las empresas hacer sus mejores esfuerzos para no perder dinero en costes de fabricación, producción, almacenaje y distribución innecesarios.

Llegados a este punto, ¿creéis que las nuevas tecnologías pueden ayudar a controlar las existencias de las empresas?

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Diplomado en ciencias empresariales, estudios empresariales por la Universidad de Barcelona. Especializado en funciones de control y gestión financiera y contable.

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