6 pasos para organizar un evento corporativo de éxito
04/05/2018

6 pasos para organizar un evento corporativo de éxito

Marketing Digital

Qué objetivos podemos conseguir con un evento corporativo

El primer paso para conseguir organizar un evento de empresa exitosos tenemos que definir cuáles son los principales objetivos. Tener claro qué queremos conseguir es el primer paso para tomar las decisiones acertadas y así organizar el evento en el formato más adecuado.

Por ejemplo, si el principal objetivo es comercial, podemos organizar diferentes tipos de eventos enfocándonos a nuestros clientes, ya sean clientes finales o bien distribuidores si nuestro modelo de negocio de B2B. A nivel de eventos enfocados a clientes podemos organizar lanzamientos de producto ya sean formales o bien informales como un formato fiesta, presentaciones itinerantes tipo road show cuando es importante abarcar una zona geográfica amplia, seminarios o conferencias cuando lo que queremos primar es la formación y el conocimiento, etc.

Si en cambio, nuestro principal objetivo son los empleados de nuestra empresa, los tipos de eventos que organizaremos serán por ejemplo motivacionales, de fomento del trabajo en equipo, jornadas de puertas abiertas para que la plantilla pueda compartir un día festivo con sus familiares o por ejemplo jornadas enfocadas a mejorar la formación y la comunicación entre los equipos.

También podemos perseguir otros objetivos como fomentar las relaciones públicas con la prensa, organizar reuniones con accionistas, celebrar fechas o aniversarios señalados de la compañía, entregar premios, inauguraciones, entre otros muchos objetivos que nos podemos plantear. ¡Creatividad al poder!

Objetivo definido, ¿cómo seguimos para organizar un evento corporativo?

Ya tenemos claro cuál es el objetivo de nuestro evento así como nuestro target, ahora vamos a ver cuáles son los siguientes pasos.

El segundo paso, es elegir la fecha y el momento del día. Este aspecto puede parecer trivial pero puede marcar la diferencia entre un gran evento o, por el contrario, un evento poco exitoso. Si se trata de un evento profesional, será importante ver que no coincida con otros compromisos profesionales como ferias importantes del sector o fechas críticas en las que los invitados no puedan ausentarse de su puesto de trabajo. Ocurre lo mismo a nivel de eventos no-profesionales, tendremos que ver que no coincida por ejemplo con acontecimientos deportivos que generen muchísimo interés, ya que ello haría que se redujera la asistencia a nuestro evento.

El tercer paso será elegir el lugar correcto. En esta elección intervendrán factores muy variados como el hecho de que el local o emplazamiento sea acorde con la imagen que queremos transmitir, que nos permita organizar el formato de evento que tenemos en mente, que sea atractivo para conseguir afluencia de asistentes y, lógicamente, que esté disponible en la fecha que hemos elegido. Este último elemento es muy obvio pero en muchas ocasiones es el primer factor determinante que ya nos ayuda a hacer una primera selección de emplazamientos.

El cuarto paso es la planificación y gestión del presupuesto. Es fundamental partir de un presupuesto inicial para poder ir controlando los costes y saber que estamos alineados con el objetivo que nos habíamos marcado. También es importante que esté bien detallado por partidas ya que ello no permitirá ajustar y controlar más el detalle. También facilitará a la hora de solicitar diferentes presupuestos a varios proveedores para poder elegir la mejor opción.

El quinto paso es la planificación. Orquestar bien la coordinación entre proveedores, los horarios, prever opciones alternativas por si algo no sale como previsto, definir muy bien el rol de todos los participantes, controlar la asitencia son aspectos esenciales para asegurar que el evento será un éxito.

Finalmente, el sexto paso para organizar un evento corporativo es la comunicación y promoción. La estrategia de comunicación dependerá en gran medida del tipo de evento y del público objetivo. Podemos establecer una plan de comunicación online aprovechando toda la potencialidad de la tecnología y las herramientas de comunicación digital como campañas de e-mail marketing, creación de una página web para el evento, viralización a través de las redes sociales, etc. Más allá de estas herramientas digitales también lo podemos combinar con acciones offline como el envío de folletos, invitaciones por correo postal, llamadas telefónicas, etc.

El hecho de realizar todos los pasos que hemos mencionado, asegurando y revisando cada uno de ellos, así como una buena planificación y seguimiento pre, durante y post-evento nos asegurará un evento corporativo de éxito.         

¿Has organizado algún evento corporativo? ¿Añadirías algún punto a la lista de pasos?

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Máster en Marketing y Máster en Management con más de 7 años de experiencia en marketing y comunicación online y offline, publicidad y relaciones públicas en empresas multinacionales. Excelentes capacidades interpersonales, liderazgo, proactividad y entusiasmo.

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