Cómo funciona el ciclo de compras en SAP

Para muchas empresas, la gestión de las compras implica procesos de aprovisionamiento manual que generan aún más procesos y costes de compra. Los datos generados en estos procesos no están integrados y esto produce una falta de datos que limita la visibilidad de las actividades de compra a la empresa, afectando así a la toma de decisiones.

Por ello, cada vez son más las compañías que quieren automatizar sus procesos y que optan por integrar el ciclo de compras en SAP. Formarte con un curso de SAP a distancia te permitirá ayudarlas en esta tarea y mejorar sus flujos aprovechando el módulo. ¡Descubre con nosotros todas sus características!

Conoce las funcionalidades SAP

Una de las funcionalidades más útiles que ofrece SAP es la gestión del ciclo de compras a través de las herramientas que dispone el sistema.

El ciclo de compras en SAP se gestiona a través de las funcionalidades del módulo MM que es uno de los módulos más extensos. Consta de una serie de procesos en los que se van generando documentos que están enlazados entre ellos y que pueden ser generados por usuarios de diferentes departamentos. Cada uno de estos procesos  son los que permiten gestionar la operativa de compras de las empresas de forma integrada.

Para ejecutar cada uno de los procesos del ciclo de compras se realizará mediante  una o varias transacciones del módulo MM. Mediante estas transacciones podemos determinar posibles fuentes de aprovisionamiento para servicios y materiales específicos, la compra de estos materiales o servicios, un posterior seguimiento de los pedidos desde que salen de proveedor, fijar requerimientos específicos por proveedor o material, peticiones de cuotas, precios y condiciones, órdenes de compra y confirmación de los proveedores entre más funcionalidades.

Aunque la para la gestión de compras se utilizan las funcionalidades del módulo MM de SAP, este módulo está integrado con otros módulos de SAP con los que existen conexiones directas y con los que hay un intercambio de información.

Veamos a continuación cuáles son las etapas que componen el ciclo de compras.

Etapas del ciclo de compras de SAP

El ciclo de compras en SAP consiste en una serie de procesos que satisfacen una necesidad de compra material o de servicios de la compañía y que involucra una secuencia actividades que empiezan por la Solicitud de Compra en base a nuestras necesidades, un proceso de licitación para elegir al proveedor más ventajoso,  el Pedido de Compras, donde confirma al proveedor elegido para la compra de los materiales y las condiciones de compra y entrega, la Recepción de Mercancías, quedocumenta cuándo recibimos los materiales, hasta la Verificación de Facturas del Proveedor.

• Determinación de necesidades: supone un requerimiento de materiales para su compra. Este requerimiento que compra puede venir generado automáticamente por otro módulo de Sap a través del proceso de planificación MRP en el caso que sea un componente de la producción necesario para la fabricación de un producto terminado o, puede ser una solicitud de compra que proviene de una determinación manual de las necesidades de adquisición. Toda determinación de necesidades generará una solicitud de pedido o purchase requisition. La solicitud de pedido puede generarse manualmente a través de la transacción MB51.
• Petición de ofertas: un mismo material puede ser servido por diferentes proveedores, para seleccionar el proveedor más óptimo realizaremos una solicitud de oferta a varios proveedores y posteriormente registraremos en sistema las cotizaciones recibidas en sistema.
• Selección del proveedor: una vez recibidas las ofertas de los diferentes proveedores y registradas, SAP permite realizar un cuadro comparativo de precios de las diferentes ofertas para seleccionar al proveedor que más nos interese. Esta comparación de precios se realiza con la transacción ME49 y la asignación del proveedor a través de ME57.
• Pedido de compras: El pedido de compras es el documento con el que confirmamos al proveedor que aceptamos su oferta, por tanto es el contrato de compra. En él se incluyen datos como nombre y código de proveedor, cantidad, precio, fecha, dirección y condiciones de entrega, quién paga el transporte, etc. Se crea con la transacción ME21N en la que tenemos la opción de crear diferentes tipos de pedidos de compra (compra a proveedor, pedido de traslado, etc.). Hay la opción de crear el pedido a partir de la oferta recibida más ventajosa y arrastrar los datos de la oferta.
• Recepción de mercancías:. una vez recibido el material en almacén debemos recepcionarlo con un movimiento de entrada o con el número de albarán. Esta acción, a diferencia de las acciones anteriores que son desarrolladas por el quipo de compras, es completada en los almacenes de la compañía a través  de la transacción MIGO.
• Verificación de factura: el último paso del ciclo de compras se trata de la verificación de factura de proveedor. Para ello haremos una entrada de la factura en SAP a través de la transacción MIRO. El sistema mismo se encargará de comprobar que lo que nos han facturado coincida con los precios determinados en el pedido de compras y con las cantidades físicamente determinadas en la recepción de mercancías.

Con la verificación de la factura de proveedor se finaliza el ciclo de compras que continuará en el módulo FI con la generación de un documento contable de obligación de pago al proveedor. El pago a través de SAP FI se realizará en base al  documento generado en MM.

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