¿Cómo transformar digitalmente una empresa?

La incorporación de las nuevas tecnologías en los procesos de trabajo de los negocios es una tarea necesaria. Sin embargo, también es compleja, ya que implica modificar muchas rutinas interiorizadas durante años en el seno de la organización. El gran reto al que se enfrentan las instituciones es cómo transformar digitalmente una empresa de manera orgánica y sin que se limite a la simple compra de softwares y dispositivos electrónicos. Si quieres conocer el secreto, sigue leyendo, porque vamos a repasar los pasos con los que llevar a las entidades al siglo XXI.

Estos son los pasos a seguir para transformar una empresa digitalmente

Siempre se habla de la digitalización como un cambio acuciante que, de no llevarse a cabo, puede hacer que una organización se vuelva anticuada y poco rentable. Y, aunque hay parte de razón en ello, lo que se consigue muchas veces es alarmar a los negocios y empujarlos hacia acciones impulsivas, faltas de objetivos y poco exitosas.

Al plantearse cómo transformar digitalmente una empresa, lo primero que hay que tener en cuenta es que hace falta una hoja de ruta. No es necesario que todos los cambios se realicen de manera simultánea, sino que debe ser una transición progresiva, orientada a metas concretas y apoyada en especialistas.

La transformación debe realizarse poco a poco y siempre después de un estudio previo

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1. Radiografía empresarial

¿En qué punto se encuentra el negocio? Esa es la primera pregunta que las organizaciones deben hacerse al pensar cómo transformar digitalmente su empresa. Implica revisar las tecnologías de las que se dispone y el modo en el que se llevan a cabo los distintos procesos. De esta forma, será posible hacerse una idea de la inversión que se necesitará para el cambio, y se podrán determinar las actuaciones o departamentos en los que la digitalización es más sencilla.

2. Establecimiento de objetivos prioritarios

Los cambios “fáciles” en un área de trabajo pueden aplicarse para ir impulsando el cambio que se avecina y ayudar a que sea global. No obstante, lo mejor es definir las prioridades, o aquellas actuaciones que —tecnología de por medio—, podrían marcar la diferencia en el margen de beneficios.

Un buen modo de saberlo es analizando las actividades que suponen un coste más elevado. ¿La gestión del stock está dando problemas? ¿La empresa no tiene suficiente alcance? La respuesta a estas cuestiones determinará los primeros pasos de esta revolución tecnológica.

3. Contacto con los departamentos

Con la hoja de ruta preparada y los objetivos claros, será el momento de contactar con los trabajadores. La mayoría de los empleados suele presentar cierta resistencia al cambio, especialmente si llevan muchos años en el negocio realizando las tareas de la misma forma.

Para vencer este obstáculo, lo más recomendable es reunir a la plantilla y comunicarles el plan, tomando nota de su feedback y resolviendo sus preocupaciones. Un error común cuando se diseña cómo transformar digitalmente a una empresa es no tener en cuenta la importancia de la cultura corporativa: el cambio debe comenzar en la dirección, pero debe calar en todos y cada uno de los trabajadores.

4. Automatización de procesos manuales simples

Un mensaje automático de respuesta al cliente en una agencia de marketing, o un programa en el que los fotógrafos de un periódico puedan ver en tiempo real las imágenes que necesitan los periodistas. Ambos son ejemplos de una incorporación tecnológica simple, pero que puede ahorrar tiempo y, en consecuencia, costes.

En su plan de acción, las entidades también deben valorar en qué partes de su flujo pueden prescindir del papel. Los documentos digitalizados no solo se organizan mejor, sino que son clave para técnicas como el cloud computing, que es un servicio fundamental para el trabajo colaborativo.

5. Paso al e-commerce

Todos los pasos que hemos detallado hasta ahora funcionan a modo de antesala del primer “gran cambio”. Hablamos de la creación de una página web o plataforma de e-commerce, con su correspondiente plan de marketing y sus redes sociales.

Normalmente, se trata del punto de partida de los directivos cuando se plantean cómo transformar digitalmente una empresa. Aumenta el campo de acción de la entidad, que puede llegar a un mayor número de clientes y aumentar su brand awareness.

6. Transformación de los procesos logísticos

Empezar a vender online puede suponer un aumento de la producción. La cadena de suministro y la logística —hay diferencia entre ellas—, se verán probablemente abocadas a un cambio inevitable, en el que optimizar la estrategia de pedidos, el control del inventario y la distribución de los productos finales se volverá imprescindible.

Es decir, que será un buen momento para poner a prueba la importancia de la tecnología en la logística y los beneficios que supone. Por ejemplo, pueden introducirse cintas transportadoras o adquirir un software para administrar el inventario como Odoo.

7. Análisis de datos

Las herramientas de gestión de redes sociales, los programas informáticos de las fábricas o incluso los sensores para detectar fallos —si se aplican en los equipos—, darán lugar a una nueva fuente de información que conviene explotar. El big data puede ser un gran aliado en este punto, depurando y gestionándola a través de un buen CRM.

8. Trabajo en la nube

Al final del proceso, y una vez que los trabajadores ya estén familiarizados con las nuevas dinámicas, es posible plantear el salto a la nube. Facilita el acceso a los documentos desde cualquier dispositivo, y que los empleados puedan trabajar en conjunto sobre un mismo proyecto de un modo más fácil.

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