Cómo redactar la invitación a un evento formal o empresarial

La primera impresión es fundamental para despertar el interés del público. Por este motivo es tan importante la invitación a un evento formal. Ten en cuenta que, esta será tu forma de contacto inicial, una interacción que puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso de cualquier iniciativa. ¡En este blog te mostraremos las claves para la elaboración de este documento!

Ser atractiva, clara, profesional y transmitir toda la información del evento son algunas de las cualidades con las que debe contar una invitación. ¿Te gustaría asumir las funciones de un organizador de eventos y encargarte de la supervisión de este tipo de asuntos? ¡Prepárate con el Curso de Gestión y Organización de Eventos de Deusto formación! Al finalizar conseguirás una doble titulación que te abrirá las puertas a un mercado laboral en auge.

Ten esto en cuenta a la hora de redactar la invitación a un evento

La primera toma de contacto entre la organización de un acto empresarial (o cualquier otro tipo de encuentro) y las personas invitadas a este, es fundamental para causar una buena impresión y captar la atención del público convocado. ¿Quieres aprender a redactar una invitación formal a un evento? ¡Toma nota porque te damos los tips para conseguirlo!

¿Qué debe incluir el mensaje?

El mensaje que transmitas en la invitación formal a un evento será esencial para despertar el interés de quien la reciba. Aunque cada texto será diferente según el caso, atendiendo a las propias características del encuentro, queremos dejarte una pequeña guía con los puntos que deben figurar en este tipo de cartas. ¡Echa un vistazo!

1. Encabezado. En la parte superior de la carta debe encontrarse el nombre de la empresa o institución encargada de organizar la iniciativa, así como su logo.
2. Datos de la cita. Las cartas deben estar personalizadas y redactadas de forma atractiva, pero también tienen que contar con toda la información esencial acerca del evento. Unos datos que se recogerán de forma clara y concisa. Así pues, en el cuerpo de la invitación se dispondrán los siguientes detalles:
   • Nombre de la persona invitada.
   • Fecha y horario del encuentro.
   • Lugar en el que se celebrará.
   • Petición de confirmación de asistencia y fecha límite para hacerlo.
   • Descripción del acto.
   • Información de contacto para confirmaciones y otros comentarios.
3. Apartado final. Al finalizar la carta, incluye una pequeña despedida y un agradecimiento ante la posible asistencia de la persona.

Utiliza un lenguaje formal y una tipografía que ofrezca una lectura sencilla.

Formato de la carta

El formato en el que se envíe la invitación al evento formal también dice mucho de este. Veamos las diferentes opciones a tu disposición, así como las características de cada una de ellas:

• Impresa. Sus formas pueden ser diversas, desde una carta más seria, hasta un documento con un diseño atrevido e, incluso, con algún otro detalle añadido, como un producto facilitado por la entidad organizadora del acto. Este tipo de invitaciones suele utilizarse para encuentros con fines de tipo comercial, conferencias, reuniones sociales…
• Electrónica. La invitación digital también es un recurso muy utilizado en encuentros a los que va a asistir un gran número de personas, como pueden ser ferias, congresos, exposiciones, actos internos de una empresa… Este tipo de invitaciones formales a un evento suele contar con varios envíos: la carta inicial y los recordatorios.
• Manuscrita. Las cartas manuscritas son características de aquellos encuentros a los que asistirá una menor cantidad de personas, es decir, que son más exclusivos.

El formato seleccionado variará dependiendo de los objetivos del encuentro, así como de las características de su público.

La importancia de una buena invitación: clave en el evento

Como hemos mencionado con anterioridad, una invitación a un evento formal es una carta de presentación, un documento fundamental para causar una buena primera impresión. Configurar un diseño y texto óptimos es clave por muchos motivos, algunos de ellos son:

• Captar el interés y aumentar la participación. Una carta atractiva y redactada de forma concisa tendrá una mayor facilidad para captar la atención de la persona que la reciba y, de este modo, será la principal herramienta para convencerla de asistir al evento.
• Confirmar asistencia. Los convites permiten recibir las confirmaciones de aquellas personas que acudan al lugar de celebración del acto, lo que permite organizarlo con mayor eficiencia y precisión.
• Imagen positiva de la entidad. Recibir una invitación formal a un evento, hará que los usuarios y usuarias perciban a la empresa o entidad organizadora con mayor profesionalidad y confianza.
• Mayor compromiso con el usuario. La atención al cliente se encuentra también en los pequeños detalles. Por este motivo, una empresa que realice el envío de una carta destacará y se diferenciará de otras en el mercado.
• Algo para recordar. Los eventos empresariales pueden ser oportunidades únicas para tejer redes de contacto y crear nuevas iniciativas. Tener una invitación física te otorgará un excelente recuerdo de ello.

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