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¿Qué es un sistema contable y para qué sirve?

Curso Superior de Contabilidad Financiera
¿Qué es un sistema contable y para qué sirve?

Escrito por Alicia Pardo Crego

Aprender sobre contabilidad es todo un acierto, debido a la utilidad que tienen estos conocimientos en el día a día. Si estás interesado en conocer más en profundidad los conceptos, ¡continúa leyendo y dudes en seguir formándote con un buen Curso de Contabilidad Financiera!

El sistema contable: definiendo el concepto

Un sistema contable permite recabar toda la información financiera de una empresa. Gracias a ello, es posible entender su situación económica de manera rápida y eficaz. Mediante este tipo de estructuras, se crean unas pautas a seguir para controlar todas las operaciones de la compañía y, a su vez, clasificarlas. Así pues, como idea principal, debéis retener que se utiliza para llevar las cuentas de una organización.

Contabilidad y sistemas contables: su relación

La contabilidad es una herramienta que les permite a las empresas registrar y controlar de forma exhaustiva las operaciones que se realizan diariamente. La principal característica de esta estructura es que traslada los movimientos que se hagan a lo largo de las jornadas en dinero, de manera que, tan solo mirando las notas contables, se puede conocer la cuantía económica que entra y sale de la sociedad. Un ejercicio que permite a estos profesionales analizar dónde puede haber pérdidas.

Administrar las operaciones de una empresa es sencillo si se cuenta con un equipo contable de calidad, que ofrezca datos comprensibles para analizar el potencial y las debilidades de un negocio

A su vez, un sistema de información contable está formado por aquellos métodos y procedimientos que van a seguirse para controlar las actividades que acabamos de describir, para que, posteriormente, los superiores jerárquicos puedan usar la información en su toma de decisiones. Dentro de los modelos de sistemas contables encontramos dos grandes grupos:

  • Contabilidad financiera externa: información a la que pueden acceder tanto las personas que forman la empresa, como las que no, desde accionistas hasta proveedores que están interesados en la solvencia de una compañía para saber a quién van a vender sus productos o servicios.
  • Contabilidad de costos: hace referencia a la relación entre los costes y los beneficios que tiene la empresa mediante las diferentes operaciones realizadas. A priori, puede parecer que estamos ante la misma situación que cuando hablamos de la contabilidad financiera externa, pero la principal diferencia reside en que en este caso se trata de una operación interna que permite medir la rentabilidad de la compañía y orientar la estrategia económica.

Estructura de un sistema contable: elementos comunes

Normalmente, todo sistema contable sigue unas pautas que permiten que cualquier persona de la empresa pueda entender sus datos. Con estas normas se pretende facilitar al máximo la recopilación de elementos, disponiéndolos de forma clara y concisa para que cualquier especialista pueda comprender la situación financiera de la compañía. Así pues, por lo general, en un sistema contable encontramos los siguientes elementos:

  • Actividad financiera: registro de las acciones diarias de la empresa.
  • Orden de la información: es muy importante establecer un criterio para gestionar los datos. Pensad que si no se sigue un orden coherente será imposible clasificar todos los movimientos contables. Es por eso, que existe la figura del libro diario, donde cada jornada se apuntan las entradas de dinero, mercancías o materias primas para después ordenarlo todo en el libro mayor. Estos son los pasos a seguir para conocer a final de año cuál ha sido el balance de la empresa. Además, es fundamental crear un sistema de numeración de las facturas que permitirán: conocer si están o no sujetas a IVA, si son clientes de dudoso cobro o anticipos a cuenta de productos que vamos a tener que pagar más tarde, por poner algunos ejemplos. Se trate de la operación que se trate, los sistemas contables la ordenan y le asignan un valor monetario. Debe existir, además, un resumen sencillo de toda la información para que se entienda y se pueda trabajar con ella.

Para qué sirve el sistema contable: sus características

sistema contable

Además de la estructura de la que hemos hablado con anterioridad, los sistemas de contabilidad deben tener una serie de características básicas para que estén bien formulados:

  • Comprensibles. Los sistemas contables deben ser comprensibles, como hemos ido reiterando, no solopara contables expertos, sino para cualquier persona de la empresa que necesite apoyarse en ellos para cualquier proyecto que quiera emprender.
  • Útiles. Interrelacionado con el punto anterior, nos encontramos con la necesidad de que estos sistemas sean eficientes. Como ya sabréis ahora, es fundamental que mediante los mismos conozcamos de forma rápida y eficaz la situación de la empresa.
  • Fiables. Es esencial que los datos con los que se elaboran los sistemas contables sean fiables y contengan información veraz para que los responsables de las empresas puedan tomar decisiones con fundamento, sin miedo a estar trabajando con datos falsos.

Ventajas y desventajas del sistema contable

Para acabar con este blog es importante hacer una breve referencia a las ventajas y a los inconvenientes que puede tener para las sociedades llevar la contabilidad mediante los sistemas que hemos explicado en estas líneas.

Ventajas

  • Los sistemas contables son muy relevantes para que las empresas gestionen sus ingresos y gastos. Además, a través de estos tendrán más ordenada la actividad diaria de la entidad y destaparán inmediatamente cualquier tipo de anomalía que pueda producirse.
  • Al tener controladas las pérdidas y ganancias mediante los sistemas contables, se gestionarán mejor los recursos,efectuando inversiones más inteligentes y colocando a la empresa en una buena posición en el mercado.​

Desventajas

  • El inconveniente más destacado es el tiempo que la empresa debe invertir para administrar esta información de forma ordenada y rigurosa. ¡No es tarea sencilla!

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